Автоматизация – это тренд, о котором не говорит только ленивый предприниматель. Однако до сих пор не всем понятно, зачем она нужна компании, выпускающей не гаджеты, а более простые товары. Мы производим спортивную форму для команд в разных видах спорта, и точно знаем: без автоматизации мы не смогли бы выйти на федеральный уровень и работать с такими клиентами как «Академия хоккея АК Барс» и ФК «Рубин». Но перед тем как оцифровать и отладить процессы, мы не раз ошибались, работая в ручном режиме, и потеряли сотни тысяч, почти миллион рублей. Расскажу, какие проблемы решила автоматизация и как мы ее внедряли.
Битва за качество: контроль на каждом этапе
Однажды за 500 тыс. рублей мы купили опыт, который подтолкнул нас к запуску собственного цеха, а затем и к автоматизации.
До 2015 года мы продавали промотекстиль, который заказывали у подрядчиков. Когда пришел первый крупный заказ на партию футболок, мы поручили производство компании, с которой не раз работали. Ребята предложили хорошую цену, но, как оказалось, просчитались – за такие деньги можно было сшить только женские топики, а клиент ждал одежду для взрослых мужчин. В итоге мы за свой счет переделали 6500 футболок. Теперь я знаю, что это была не катастрофа, а урок: так мы поняли, что пора запускать свое производство и проверять работу на каждом этапе.
В 2015 году мы сняли помещение и открыли собственный цех по изготовлению спортивной формы. Это высокотехнологичный продукт: для пошива мы используем специальные ткани, которые дышат и служат долго, разрабатываем логотипы, выполняем печать. Наш цикл состоит из десятка шагов – на каждом может возникнуть ошибка, которая будет стоить денег.
Сначала так и происходило: мы то и дело исправляли недочеты, возникающие из-за «глухого телефона». То клиент попросил изменить номер на форме, а менеджер забыл это сделать до печати, то перепутали цвета, а то и вовсе не отдали заказ в производство. Скоро стало понятно: пора автоматизировать процессы.
Первый блин вышел комом. Мы создали онлайн-таблицу с данными о заказах для дизайнеров и печатников и обязали менеджеров заносить туда информацию из CRM-системы, в которой они работали. Однако туда попадали только основные моменты. Кроме того, человеческий фактор никто не отменял: порой сотрудники по-прежнему путали размеры, сроки и цвета. Мы все еще упускали важные нюансы, а значит, теряли деньги.
Готовая CRM-система для ведения клиентов нам не подходила: ни одна из программ не учитывала производственные процессы. Тогда мы решили создать свою ERP-платформу. Мы поставили программисту задачу, чтобы она включала в себя CRM, собирала данные о каждом процессе, обеспечивала непрерывность цепочки и снижала роль человеческого фактора. Все это должно было привести к повышению качества изделий. Так и случилось, но пришлось серьезно подумать. Создавая ERP-платформу, мы разбили все процессы на этапы и ввели три точки контроля качества.
Первая – проверка макета на соответствие заявке. Перед тем как заключить договор с клиентом, менеджер отдела продаж вносит в программу все детали заказа – тип ткани и вид изделия, количество, размеры и цену. Когда сотрудник согласовывает макет и отдает его в печать, отдел технического контроля сверяет файлы с данными заявки, следит за правильностью расположения лекал и оптимизирует расход ткани. Без этих действий система не пропустит заказ на следующие стадии: нанесение рисунка, раскрой и пошив.
Вторая точка контроля – этап сборки заказа. Здесь ОТК проверяет комплектность изделий и качество печати перед пошивом.
Третья точка – этап проверки готовых изделий и упаковки на складе перед отправкой заказчику.
Но и такая трехступенчатая система контроля – не панацея от ошибок: сотрудники ОТК могут случайно пропустить какую-то партию. Чтобы минимизировать этот риск, мы ввели штрихкоды для бланков заказов и поставили сканеры в контрольных точках. Если с партией все в порядке, проверяющий просто сканирует документ, и программа сама ставит галочку в нужной графе. Это и психологический прием: человеку сложнее не выполнить работу, если он тут же отчитывается за нее. После внедрения этой системы мы улучшили качество формы и значительно сократили потери от переделки заказов.
Соблюдение сроков: ERP следит за тобой
Четкое исполнение сроков – важное конкурентное преимущество. При этом автоматизация контроля за их соблюдением – одна из самых сложных задач при оцифровке процессов. Однако методом проб и ошибок все же создали систему, которая помогает делать заказы вовремя.
Мы подсчитали не только среднее время производства каждого изделия, но и время, которое уходит на каждую операцию – например, разработку макета, печать или раскрой. Эти данные мы внесли в нашу ERP-платформу. Теперь, когда менеджер создает новый заказ и указывает его параметры, программа сама рассчитывает сроки. Причем она выдает не только дату готовности формы, но и время прохождения каждого этапа (здесь помогают те самые сканеры в цехах). Так мы можем держать клиента в курсе событий, а это повышает доверие. Программа не только помнит все сроки лучше, чем самый ответственный руководитель, она еще и контролирует их соблюдение, оповещая о приближении дедлайна.
Единственная брешь в этой системе – периодическое появление срочных заказов (мы всегда идем навстречу постоянным клиентам). Мы дорабатываем ERP-платформу так, чтобы автоматизировать и этот участок. Кое-что уже удалось сделать: мы внедрили буквенные категории клиентов, которые говорят о сумме заказа, и цифровые, которые сообщают о срочности и приоритетности. Эти коды подсказывают менеджерам, в какой очередности выполнять задачи и совершать звонки.
Оптимизация труда: каждый отвечает за свой участок
Доверие – это важная ценность, но в бизнесе важна отчетность. Однажды устные договоренности уже привели нас к убыткам: когда мы только запустили свое производство, третий партнер потратил предоплату от крупного клиента на личные нужды. В итоге он просто вышел из фирмы, а мы делали заказ за свои деньги.
С тех пор мы за контроль и четкое распределение обязанностей. Такой подход помогает не только снизить риски, но и облегчить труд людей: после внедрения ERP-системы наши сотрудники отвечают только за свои участки работы, не отвлекаясь на другие моменты. Каждый специалист заходит в программу под личным аккаунтом и видит лишь те данные, которые ему нужны. К примеру, к дизайнерам заказ поступает только после оплаты и появления в программе всех данных, необходимых для создания макета. Когда рисунок согласован, задача исчезает из списка дел сотрудника. Весь цикл видят только руководители производства и отдела продаж, задача которых – помогать системе контролировать процесс.
Кстати, чтобы войти в программу, необязательно сидеть в офисе. Наша ERP-система – это облачный сервис, доступный с любого компьютера или смартфона.
Еще одна важная функция автоматизации – предотвращение неэффективного использования материалов и воровства (к сожалению, на старте нам пришлось пройти и через это). Наша платформа ведет учет всех операций и расхода тканей.
Одного учета мало, для повышения эффективности производства нужно вкладываться в его автоматизацию. В 2018 году мы купили лазерный раскройный комплекс, и объем выпуска изделий вырос на 60% при сокращении штата и фонда оплаты труда. До этого у нас было 5-6 раскройщиков, которые работали на пределе по графику 5/2. Теперь на участке занято два сотрудника, которые кроят вручную, и два оператора станка, и рабочий график – 2/2. Кстати, оператора найти проще, чем профессионального раскройщика, и зарплата у него ниже.
Благодаря автоматизации мы повысили эффективность каждого специалиста, внедрив свою систему мотивации: часть зарплаты сотрудников зависит от их выработки. Операции делятся на простые, которые приносят меньше денег, и сложные. К примеру, швея может выбрать, выполнять ли ей много легких задач или повышать квалификацию и браться за трудные.
Мы получили серьезные выгоды от автоматизации – от снижения доли брака до сокращения ФОТ. Однако мы продолжаем совершенствовать нашу авторскую ERP-систему. Одна из задач – оптимизация ее архитектуры, чтобы повысить скорость работы, уменьшить «вес» платформы и сделать ее пригодной для будущих обновлений. Вторая важная задача – подключение к ERP-системе склада, чтобы программа сама генерировала предложение по закупке ткани, исходя из параметров заказа.
Мы верим, что через несколько лет сможем автоматизировать все бизнес-процессы, и безупречно четкая работа поможет нашей компании стать лидером рынка спортивной формы.