Мы все должны признать себя виновными в пристрастии к электронной почте. Она сделала нас беспокойными, нервными и несчастными. Тем не менее электронная почта является наиболее распространенной формой общения в каждой отрасли, компании и стране.
Слишком много писем
Только в 2017 году общее количество отправляемых и получаемых служебных писем в день составляло 269 млрд, а в ближайшие три года прогнозируется рост их числа до 319,6 млрд. На чтение писем и ответы на них мы каждый день тратим около 2,6 часов, что составляет 27 дней электронной почты в год.
С помощью ежедневной цифровой переписки мы задаем вопросы и отвечаем на них, торгуемся с клиентами, управляем проектами и даже кризисами. Входящая и исходящая корреспонденция может внушать нам ощущение вовлеченности в социальные процессы, но, чем больше времени мы на нее тратим, тем реже ходим на личные встречи. Электронная почта была создана для того, чтобы мы сблизились и стали более продуктивными; однако наша зависимость от нее сделала нас изолированными и нездоровыми.
«Это самый затасканный, неправильно используемый и неэффективный способ общения, – говорит Стефани Бикслер, исполнительный директор отдела технологий, стратегического планирования и цифровых стратегий компании Scholastic. – Это влияет на меня. Огромное количество времени уходит на то, чтобы просто отсортировать, отделить важное от неважного. Мне с трудом удается сделать то, что запланировано, и я ухожу с работы неудовлетворенной».
Просто исключить электронную почту из нашей жизни невозможно, но мы можем внести изменения в свое поведение, чтобы работа стала более функциональной и продуктивной.
Электронный бунт
Работники всего мира восстают против проникновения потоков электронных писем в их личную жизнь, и правительства и компании вынуждены реагировать. Например, во Франции министерство труда признало «право на недоступность» – приняло закон, который позволяет сотрудникам отключаться от почты в нерабочее время. Немецкий Daimler создал программу под названием Mail on Holiday, которая автоматически удаляет входящие письма, когда сотрудники находятся в отпуске. В Америке компания Thrive Global, основанная Ариадной Хаффингтон, использует аналогичную программу по удалению электронных писем во время отпуска.
В глобальном исследовании, которое проводит Future Workplace и Virgin Pulse, мы спросили более 2000 менеджеров и сотрудников, от какой технологии они больше всего зависят при общении. Почти половина назвали электронную корреспонденцию (лишь 15% выбрали короткие сообщения (SMS), и 12% – различные другие мессенджеры).
Более трети респондентов заявили, что полагаются на электронную почту вместо личного общения со своими коллегами. Они признают, что в результате такого поведения чувствуют себя одинокими и отделенными от остальных, несмотря на потребность в социальных связях. А более трети утверждают, что более длительные личные контакты позволят сэкономить время от входящих и выходящих электронных писем. Отдельное исследование показало, что одна встреча лицом к лицу эквивалентна 34 письмам по электронной почте. Один-единственный разговор может устранить разочарование от долгой и утомительной электронной переписки.
Это только иллюзии
Электронная почта создает иллюзию высокой продуктивности, потому что мы можем работать многозадачно и жать на кнопку «ответить всем»; однако она втягивает нас в непрерывный цикл, в котором ничего не возможно довести до конца. Исследователи из Калифорнийского университета в Ирвине провели эксперимент: на пять рабочих дней подряд они отключили группу из 13 сотрудников одной организации от электронной почты. Результат показал, что, когда работники вообще прекратили использовать электронную почту, они стали более сосредоточенными, а стресс уменьшился.
Работники сравнивают использование электронной почты с «обоюдоострым мечом», описывая то, как это средство коммуникации позволяет работать удаленно, обретать свободу и гибкость, но достигается все это ценой нашего личного пространства. Дэн Кламм, директор Нильсена по отношениям с выпускниками, обычно получает письма от своих коллег, живущих в других часовых поясах, в течение всей ночи – с 10 часов вечера до 5 часов утра.
«Когда я впервые начал работать, я отвечал на эти письма сразу, как только они приходили», – говорит Кламм. – Но потом я понял, что мне нужно установить для себя четкие границы, иначе я буду работать круглосуточно!» Некоторые из его границ включают в себя наличие отдельного телефона для рабочих звонков, отказ отвечать на электронную почту по ночам и режим «не беспокоить» на телефоне между 20:00 и 8 часами утра.
Как установить границу для e-mail
Как и 80% людей, я грешен тем, что проверяю электронный ящик сразу после пробуждения. Вместо того чтобы сосредоточиться на моих важных делах, я в итоге уделяю внимание другим людям и отвечаю на их просьбы. Другие работники строже очерчивают границы своей электронной почты и громче сообщают о них.
«Я никогда утром не проверяю почту первым делом. Она настроила бы меня на «реактивный» режим на весь день, осознаю ли я это или нет», – говорит Карли Чарльсон, старший менеджер по связям с общественностью в Best Buy.
Вы должны установить свои собственные границы и управлять электронной почтой таким способом, который вам лучше всего подходит. Если вы всегда «на связи», действительно ли вы полностью «на связи»? Чрезмерное и неправильное использование электронной почты сделало нас несчастными, менее производительными и более нервными. В настоящее время вся культура нашей работы основана на электронной почте; но по мере широкого распространения новых технологий сотрудничества более важной для нас станет способность выбирать, когда какую из этих технологий использовать. Пришло время использовать электронную почту, чтобы сближаться друг с другом, но также установить границы между работой и личной жизнью, чтобы этот сервис не взял над нами верх.
В своей новой книге «Назад к человеку: Как великие лидеры создают связь в эпоху изоляции» (Back to Human: How Great Leaders Create Connection in the Age of Isolation) Дэн Шаубель один из ведущих специалистов США по созданию блогов и брендов, автор книги «Как создать мощный брэнд для достижения успеха в карьере» задает вопрос, необходимо ли остановить лавину электронной почты.
Книга Дэна Шаубеля «Назад к человеку: Как великие лидеры создают связь в эпоху изоляции» приводит результаты нового глобального исследования современной проблемы: как общение по электронной почте отвлекает работников от важных личных бесед, которые создают здоровую, более привлекательную и продуктивную культуру. Книга уже поступила в продажу.
Источник: Дэн Шаубель, по материалам fastcompany.com. Перевела с английского Елена Леонтьева.
Фото: unspash.com