Когда в компании все идет благополучно, легко и просто говорить, что сотрудники — наш капитал. Делать-то особо ничего не нужно: зарплата выплачивается вовремя, премия начисляется, тренинги проводятся, мотивация действует.
Когда наступают тяжелые времена, просто слов недостаточно. И вот мы уже начинаем терять ключевых лояльных сотрудников, которые в количестве 20% от всего персонала выполняют 80% всех задач компании. И если не провести ряд спасательных мер, то можно быстро пойти ко дну.
Вот эти меры:
- Сдерживать данные сотрудникам обещания или совсем их не давать.
- Больше доверять тем сотрудникам, которые решают проблемы клиентов и приносят компании деньги — подразделения продаж и обслуживания.
- Не мешать работать своим сотрудникам. А это значит — не вмешиваться в рабочие процессы по пустякам и не контролировать постоянно действия и слова своих подчиненных.
- Убрать двойные стандарты, а также «любимчиков» и «козлов отпущения».
- Вместе с ключевыми сотрудниками разрабатывать план по выходу из критической ситуации. Четко ставить цели по SMART.
- Больше поддерживать и подбадривать сотрудников — и нематериально в том числе. И кошке доброе слово приятно!
- Усилить HR именно как тот орган, который создает и поддерживает в компании благоприятную атмосферу, а не является источником сплетен и негатива.
- Провести честный внутренний аудит ресурсов, бизнес-процессов и статей расхода. Он позволит выявить подразделения с «жирком» и понять, какие процедуры и бизнес-процессы съедают время и человеческие ресурсы.
Предлагаю в этой статье разобраться с расходами компании, которые можно временно или даже на постоянной основе сократить.
Что касается персонала: если он адекватный, профессиональный и в коллективе каждый сидит на своем месте (если штат раздут и много «лишних» людей — это уже другая история), то без сокращения штата вполне можно обойтись. Если копнуть поглубже, вы увидите, что есть много неодушевленных статей бюджета, которые можно частично и даже полностью сократить, оставив в живых свой прекрасный персонал.
Итак, начнем наш аудит.
Канцелярия
Что часто отъедает большую часть вашего бюджета, но не лежит на поверхности? Да, это канцелярские товары. Вы скажете, что все эти ручки, папки, рамки, маркеры — неотъемлемая часть рабочего процесса. Безусловно, но не все так просто. Советую провести хорошую ревизию заказов ваших сотрудников. Частично сократить расходы тут точно можно. Да и сотрудники станут бережливее относиться к своим рабочим инструментам. В компаниях частенько живут сотрудники с синдромом Плюшкина. Они как хомяки любят запасать на черный день: кто шариковые ручки, кто — коробки с бумагой для принтеров. Их срочно нужно раскулачивать!
Внешние тренинги, семинары
Если есть возможность без них обойтись, смело отказывайтесь! Сейчас много литературы по всем направлениям можно найти в Интернете на специальных сайтах — было бы желание! Если без тренингов все-таки никак не обойтись (нужно оттачивать навыки продаж и постоянно улучшать обслуживание), растите своих тренеров.
Мы в своей компании поступили именно так, благо у нашей сотрудницы тренерство значилось в списке ее интересов. Наша компания стала для нее площадкой, где она реализовала свою давнюю мечту создавать и вести тренинги для развития сотрудников. Мы достигли сразу нескольких целей: замотивировали коллегу, проложили ей путь для развития и профессионального роста, не оставили без знаний и навыков свой нуждающийся в них персонал и получили хорошие результаты после года активного проведения тренингов. И денег сэкономили прилично, так как внешние тренинги сейчас дороги, хотя порой они не выполняют поставленных задач.
Командировки
Периодически можно заменять на аудио- и видео-конференции. Один раз закупили оборудование (можно и без закупки — просто через Skype), настроили его и пользуйтесь! Мы по скайпу проводим обучение, семинары, встречи с сотрудниками, которые трудятся в других наших регионах.
Рекламные материалы
Дешевле печатать самим, чем заказывать в типографиях большим тиражами. Так вам проще следить за трендами и быть гибче к изменениям. Также это хороший инструмент для развития сотрудников, ведь можно им поручить самостоятельно создавать и напечатать на цветном принтере красочные листовки. Это мы тоже успешно в своей компании внедряем.
Нужно ввести временный мораторий на прием новых сотрудников, перераспределяя работу среди текущего персонала за счет оптимизации бизнес-процессов, внутренних процедур и инструкций, развития систем самообслуживании для ваших клиентов и т. п. Но с этим перераспределением нужно обращаться осторожно, чтобы не перегрузить сотрудников и не добиться тем самым их выгорания и последующего оттока.
Нематериальная мотивация
Или условно материальной — это когда нематериальная мотивация подкреплена небольшими денежными вложениями вместо повышения заработной платы сотрудникам.
К слову: нематериальную мотивацию важно развивать на любом этапе становления компании, в любом ее состоянии, даже самом стабильном и процветающем, т. к. это очень хороший инструмент для развития сотрудников и повышения их интереса и лояльности к своей компании.
На примере тех компаний, где работала я: это тематические дни (мандариновая пятница), кофе-брейки с сотрудниками, конкурсы (лучший сотрудник месяца, лучший фотоколлаж сотрудников отдела, самый нарядный кабинет к празднику и т. д.) с подарками; интервью, статьи, отзывы сотрудников, о сотрудниках, с сотрудниками на корпоративном портале или в корпоративной газете/журнале. Известность и слава мало кого оставляет равнодушным, поэтому этим пренебрегать не стоит.
Реклама, акции
Сейчас социальные сети приобрели такой размах, что их уже нередко и крупные компании используют для проведения рекламных и иных акций, для PR-кампаний, для включения и работы сарафанного радио и т. д. Советую обратить внимание на данный канал продвижения своих продуктов и услуг.
Да, этим нужно скрупулезно заниматься. Да, на это направление нужно выделять самых грамотных и самых увлеченных Интернетом и социальными сетями сотрудников. Но попробовать стоит, т. к. за этим будущее! И затраты на рекламу благодаря развитию данного направления будут уверенно сокращаться.
Именно все эти семь пунктов позволят вам сократить ваши затраты, не сокращая при этом самое главное и самое ценное, что есть у вашей компании — грамотных, профессиональных и лояльных к компании сотрудников!
И еще вашему вниманию предлагаю семь негативных последствий, с которыми часто сталкивается компания, которая пошла по пути сокращения персонала (подтверждается моим богатым жизненным и профессиональным опытом):
- Снижение качества обслуживания клиентов, абонентов, пользователей, заказчиков.
- Срыв сроков проектов, заказов из-за того, что просто стало некому работать.
- Потеря клиентской базы (отток клиентов).
- Снижение доходов несмотря на то, что затраты на персонал снижены.
- Ухудшение репутации компании в глазах клиентов.
- Ухудшение репутации компании в глазах сокращенных работников.
- Ухудшение репутации компании на рынке работодателей.