Очень часто, обучая руководителей групп, отделов, видел то, что проводя рабочие совещания, сначала работникам дается хороший энергетический посыл, произносится мотивационная речь, хвалят, а затем переходят к разбору рутин, обсуждению цифр каждого сотрудника или целых отделов, Далее, менеджер решает рассказать о том, что планируются нововведения, сколько всего еще предстоит сделать.
У работников уже не осталось запала от начала речи, они уже не очень рады, так как начальник прошелся по всем их показателям, а тут еще и обновления какие-то. В итоге, команда расходится и ни чего не меняется после собрания. Добивается ли руководитель свой цели?
Я проанализировал большое количество митингов и встреч, собрал основные типы, разделил их по целям. Составил краткие подсказки, которые уже помогают руководителям добиваться больше и грамотнее работать с командами.
Четко поставленная цель собрания приводит к запланированному результату. Исходя из этого, важно правильно определять, для чего мы собираем сотрудников, чего мы хотим добиться.
Гайд по совещаниям:
- Стратегические или совещания видения! Общие цели, миссия, приобщение к великому. Сотрудники получают от вас заряд энергии, они вдохновлены и понимают куда «идут».
- Настроечные или системные. Вы даете сотруднику понимание его места в общей системе организации, какой он «винтик» общего механизма. Кто и за что отвечают, как взаимодействуют отделы. Таким образом, в дальнейшем вы исключите дублирование функций, обращения в «не тот» отдел, кросдепартаментный хаос.
- Оперативные. Здесь важно давать четкие короткие задачи на час, день, неделю. Эти совещания короткие, без обсуждений и дискуссий. Минимум затраченного времени, что воспринимается сотрудниками как эффективная встреча, а не «просиживание штанов».
- Обучающие. Цель данных собраний дать новые знания, отработать «западающие» навыки. Очень часто данный вид совещаний пытаются совместить с моментом, когда руководитель ругает подчиненных и сначала устраивает «разнос», а затем говорит: «А теперь я вас научу!». Сотрудники уже не готовы воспринимать знания. Эффект минимален. Поэтому выделяйте обучающие собрания в отдельные встречи.
- Итоговые или хвалебные. «Все молодцы, так держать, все вперед!» — вот основной посыл данных собраний. Здесь мы подводим итоги, выделяем лидеров прошедшего периода. Максимум энергии и заряд для работы в первые дни следующего месяца, в те дни, когда из практики продавцы максимально расслабляются, «отходя» от высокого ритма работы в конце прошлого месяца.
- Спонтанные, незапланированные. К сожалению, такие собрания не получится исключить совсем, при этом необходимо стремиться к их минимизации. Цель подобных собраний: дать новые вводные, сообщить информацию, которая появилась только сейчас. Совет: оцените, так ли необходима данная встреча сейчас, или ее можно провести в обычном режиме. Так вы сократите периоды, когда сотрудников отвлекли от основной встречи, и они вновь вынуждены собираться с мыслями, настраиваться и разгоняться для работы.
Логика совещаний
При планировании своей недели/месяца/года, задайте себе вопрос: «Какова цель совещания?» Фокусируйтесь на ней и будет четкий результат. В запланированное время и с соблюдением тайминга. Такими совещаниями легче управлять. В одной из компаний, где я работал, сотрудники настолько привыкли к распорядку совещаний, что заранее радовались, когда знали, что сегодня их будут хвалить и шли с большим энтузиазмом.
Баланс и регулярность совещаний. Все совещания из указанных выше нужны. Тогда у сотрудников будет и рутинное понимание, и великие миссии будут учтены, и к ним люди будут стремиться.
Я работал в крупном медиахолдинге, управлял несколькими колл-центрами, и в компании были приняты совещания, где рассматривали только недельные KPI: сколько звонков, средние длительности звонков, время разговоров. Других совещаний не проводилось совсем. Получалось, что мои же подчиненные сами прекрасно видели свои показатели, отчетность была доступна всем, были мониторы с ежедневными показателями, а при этом, изменений, планирования как такового и не проводилось. Люди не понимали, что впереди, куда мы движемся! После того, как я добавил совещания видения, ко мне подошла одна из сотрудниц и поблагодарила, сказав, что у нее появились цель и понимание своего будущего в компании!
Проведение только одного типа совещаний может привести к ряду «перекосов»: сотрудники много мечтают, мало делают по факту, сотрудники зарылись в рутине и не видят «светлого будущего».
Подготовка
В любом совещании важна подготовка. Стоит расписать цели конкретно, что можно и нужно обсуждать на данных совещаниях. Как часто вы сталкивались с тем, что не можете найти файл, говорите «сейчас, где-то это было», щелкаете одну папку за другой в поисках нужной таблицы? Это тратит время, а самое главное, сбивает фокус слушателей. Вместо того, чтобы осознать важность вашей информации, вместо того, чтобы зарядиться и бежать продавать, они смотрят на вас и думают: «Одна трата времени».
Выводы:
- Свои материалы готовим заранее.
- Пишем повестку.
- Если необходимо изучить какой-то объем данных, высылаем его заранее с просьбой ознакомиться. Сколько раз я лично участвовал во встречах, где нам давали вначале отчеты на сорока страницах и параллельно начинали их зачитывать. Было абсолютно непродуктивно!
Далее идет непосредственно совещание. Здесь можно и нужно выделить несколько ключевых этапов.
Начало/разогрев совещания – некий драйв, что-то необычное, разогрев, переключение от рабочей рутины. В таком случае вы получите «заряженный персонал», это поможет им отвлечься от рутины и текучки, переключиться на тот материал, который вы приготовили.
- Тут может быть и онлайн-опрос, с целью в реальном времени показать разброс мнений собравшихся, которые вы потом «подвяжите» в своей презентации (рекомендую ресурс mentimeter.com). Плюсы: интерактивность и необычность инструмента увлекает участников. Может быть и какая-то «игра».
- Прием «три цифры» — заранее готовите три-пять цифр на слайде и задаете вопрос: «Как вы считаете, что это за цифры?». Затем даете собравшимся правильный ответ, заодно рассказываете, почему эти цифры важны. Пример: 47 — это 47% — прирост количества онлайн-заявок за последний месяц в вашем отделе.
- Тимбилдинг. Каждый пишет одну позицию, показатель, поведение, которые понравились в другом участнике собрания. Затем это зачитывается прилюдно. Может быть как анонимно, так и нет, в зависимости от уровня сплоченности коллектива.
- Загадка или out of the box thinking, головоломка. Лично я их очень люблю, и куда больше включался, когда их делали мои руководители на протяжение всей карьеры.
Организация совещаний
Переход к основной части. Озвучили повестку, вернули «фокус» работников в рабочее русло.
Основная часть. Проходим все вопросы повестки. Составляем четкий план действий и ответственные назначены. Здесь можно использовать структуру SMART или КЕДР.
Хвалебная! Хвалим. Таким образом, закрепляем желательное поведение. Показываем, что именно этого мы хотели, стимулируем дальнейшее участие. На тему похвалы и позитивной реакции есть очень интересная и полезная книга Кена Бланшара «Киты: выше и лучше!».
Назначаем точки контроля и помощников.
При проведении совещания спикер должен вести процесс, управлять групповой динамикой, поэтому:
- Выделяем «секретаря», того, кто зафиксирует все договоренности в почте или CRM.
- Хронометраж. Отдельный человек, если участников много. Фокус и помощь спикеру, вовлечение данного участника. Данный человек периодически показывает, сколько времени осталось.
- Поддержка спикера — человек, который может поддержать как эмоционально, так и с «технической» стороны. Душно, жарко, люди стали «выпадать» — пауза, добавка энергии! Дает сигналы — ушли от темы, эмоции и пр.
- Техническая и организационная поддержка, такая как раздача ручек, листов и пр. Организовано и проговорено заранее, ведущий собрания не отвлекается на эти моменты.
- Организатор совещания — нужен, если спикеров много.
Так как цель совещаний — это выработка следующих шагов, то каждый должен заранее подготовиться и выслать результаты проделанной работы. Местом сбора информации может быть группа в скайпе или на корпоративном портале, отдельная ветка в электронной переписке.
Правила «игры»
Правила участия в совещаниях — это важный элемент организации, при этом многие им пренебрегают. Недооценивают значения или боятся вводить. Итог — расхлябанность и потеря времени. Для того, чтобы привить дисциплину совещаний, необходимо один раз четко проговорить эти правила, и в дальнейшем требовать их соблюдения от каждого члена команды.
Итак, что необходимо соблюдать:
- Приход вовремя. Опоздавшего можно один раз не пустить — негативная реакция. Тем, кто пришел вовремя сделать что-то приятное (пицца или сувенир) — позитивная реакция.
- Исключены телефоны. Собирать телефоны до встречи — организационная мера. Тех, кто достал телефон, попросить выйти и не заходить до конца — дисциплинарная реакция. Объясните, что данные собрания — это момент отдыха от ежеминутных рутин — мотивация позитивная.
- Приносим блокноты. Необходимо для того, чтобы фиксировать все самые важные аспекты собраний. Не ожидаем, когда протокол появится на корпоративном портале.
- Говорим по одному. Важное правило, все его понимают и мало кто соблюдает. Тут можно использовать предмет, который будет олицетворять право говорить или использовать авторитет спикера для передачи слова. Следование этому правилу позволит лучше управлять беседой.
- Говорим по заданной теме. Таким образом, исключим все возможные отвлечения на вопросы, не занесенные в повестку.
Детракторы или мешающие «персонажи» в момент совещания:
Агрессор — постоянно вклинивается с эмоциональными высказываниями и критикой любого предложения. Несколько стратегий работы с таким типом. Тут важно не уйти в обсуждение и не вестись на провокацию, быстро возвращаться к теме совещания.
Работа с ним может идти через встречный вопрос: «На чем основывается ваше мнение?», «Что заставляет вас так считать?», «Кто вам это сказал?», «Зевс Зевсович, как бы вы ответили на моем месте?», «С какой целью вы задаете этот вопрос именно сейчас?», «Зевс Зевсович, о чем вы хотите меня спросить на самом деле?» — этими фразами мы проверяем на «истинность» его комментарии.
Быстрый возврат к теме: «Неплохой вопрос, мы сможем его обсудить, когда закончим с повесткой совещаний», «Логичный вопрос, при этом, на него лучше ответит такой-то из такого-то отдела»
Пассивный игрок — не слушает, своим видом показывает, что ему неинтересно.
Работа с ним: «Зевс Зевсович, что ты думаешь по этому поводу?», «Посмотрите, пожалуйста, на эти раздаточные материалы». Кладем от него чуть в стороне, чтобы ему пришлось поменять позу, в которой сидит.
«Отвлекатор» — отвлекает остальных посторонними вопросами.
Работа с ним: «Зевс Зевсович, напоминаю, что повестка следующая, лимит времени ограничен», «Зевс Зевсович, мы можем с тобой после обсудить все твои вопросы», «Зевс Зевсович, прошу тебя прекратить посторонние вопросы, чтобы я сегодня не задерживал коллег сверх необходимого из-за твоего поведения».
Эффективная презентация
Для того, чтобы успешно провести совещание так же необходимо подкрепить свои слова визуальными образами, цифрами и пр. Самое лучшее и привычное — это презентация в PowerPoint. При этом рекомендую соблюдать следующие рекомендации:
- Нетиповой шаблон. Типовые уже «замылили» глаз и смотрятся непрезентабельно.
- Красивый первый слайд, привлекающий внимание.
- Сочетание цветов — не более трех на слайде.
- Минимализм. В ином случае вы перегружаете слайд и воспринимается не вся информация.
- Фото не из Google. Стандартными картинками уже никого не удивить.
- Шрифты — Гельветика — модно/современно.
- Разбиваем слайды на самые простые составляющие.
- Больше «воздуха». Не загромождаем слайд.
- Иконки для визуализации в одном стиле.
- Одно фото на один слайд.
Для того, чтобы легче следовать указанным выше рекомендациям, рекомендую использовать надстройку к PowerPoint — Islide. Много необычных шаблонов, фото, иконок даже в бесплатном режиме.
Подводя итог данной статье, хочу сказать, что для эффективной коммуникации вам необходимо готовиться заранее, четко понимать цель, уметь и управлять коллегами, и делать совещания яркими и доходчивыми. Желаю удачи в освоении новых приемов.
Фото: Pixabay.com
Читайте также: