Самый успешный бизнес-корабль может пойти ко дну, если команда работает неслаженно, а времени на принятие важных решений катастрофически не хватает. Может быть, пора посадить свою команду на тайм-диету и попытаться сбросить лишний вес? Может, пора научиться готовить рабочие блюда правильно?
Эксперты сервиса управления делами «ЛидерТаск» поделились пятью полезными рецептами для этого случая.
Рецепт первый: берем только полезные продукты
Начнем без предисловий, сразу огорошим тех, кто считает, что делает все правильно. Половина дел, которые вы выполняете, совершенно никому не нужна. Ну хорошо, может быть у кого-то не половина, а всего 10% – но ведь от них тоже можно избавиться!
Давайте готовить по-новому.
Итак, берем только «полезные продукты», а вернее, задачи, которые действительно нужно выполнить для успешной работы вашего предприятия.
Начните планирование своего дня с самых важных целей – не переусердствуйте, запишите их ровно столько, сколько реально можно сделать.
Каждую цель разбейте на этапы: так будет проще ее достигнуть. Можно еще и каждый этап разбить по пунктам, тогда вообще будет легко их выполнять. Обязательно отмечайте галочкой выполненный пункт – так будет сразу видно, что уже закрыто.
Не стоит оставаться на рабочей кухне одному и брать все на себя. Для этого существует команда, с которой можно горы свернуть. В таск-менеджерах имеется прекрасная возможность работать над одной задачей всем вместе в одно и то же время.
К примеру, в программе ЛидерТаск очень удобный интерфейс мультиплатформенного таск-менеджера. Он доступен на iOS, Android, WearOS, AppleWatch, SmartWatch, в виде расширений для Google Chrome и FirefoxEdit your caption text here.
Рецепт второй: готовим строго по рецептуре
Понятное дело, что без свеклы и капусты борщ не сваришь, поэтому важно определиться сразу – какие цели и задачи основные, а какие можно отложить?
Для каждого рабочего «блюда» все ингредиенты должны храниться в одном месте: программа ЛидерТаск позволяет прикреплять несколько файлов к одной задаче. Это:
- удобно – все необходимое всегда под рукой;
- экономит время – не нужно искать тот единственный документ, который где-то затерялся в компьютере.
Если провести аналогию с кухней, вам не придется бегать за картошкой на балкон, за луком в кладовку, за томатной пастой в холодильник, если вы достанете сразу все продукты для готовки и положите их на стол.
Рецепт третий: поэтапный
Как на кухне рачительная хозяйка умеет быстро приготовить обед, а неумеха будет возиться полдня, так и в бизнесе: опытный руководитель должен организовать свою работу с максимальным коэффициентом полезного действия.
Есть задачи, которые длительны по времени, например, переговоры с компаньонами.
Их нужно выполнять в первую очередь. Ведь пока человек на том конце деловой связи будет изучать ваше письмо или анализировать звонок, советоваться со своими сотрудниками и затем принимать решение, времени уйдет достаточно. А за этот период вы можете заняться другими делами.
Важный момент: все деловые переговоры лучше всего вести в первой половине дня. Это даст возможность вашему компаньону внимательно изучить предложение и чаще гарантирует положительный ответ.
Отправляя свои предложения после 16:00, сразу настройтесь что их:
- забудут, и вам придется снова о них напоминать;
- отложат «на завтра», и вам снова придется о них напоминать;
- выбросят в корзину, так как они вызывают внутреннее раздражение, что важная информация поступает так поздно.
Более сложные задачи всегда лучше всего планировать на первую половину дня, а мелочь, без которой тоже никак, лучше отложить на вторую часть рабочего времени.
Рецепт четвертый: соблюдаем график готовки
Каждое блюдо требует своей термической обработки – ни больше, не меньше. Каждая задача решается за определенный промежуток времени. Составляйте четкий график: на эту цель мы тратим полчаса, а на эту – три с половиной.
Если вы не укладываетесь в сроки, проанализируйте, почему так произошло.
Вариантов два:
- вы неверно определили дедлайн;
- вы занимались в это время еще чем-то.
В первом случае составление подробного графика и его анализ помогут понять, сколько времени действительно необходимо для той или иной работы. И если ваш подчиненный будет уверять, что на составление коммерческого предложения ему нужно три дня – смело его увольняйте. Потому что вы сами один раз это сделали и четко понимаете – эту задачу можно выполнить за час (два, четыре, восемь – в зависимости от профиля вашей деятельности).
Не бойтесь использовать программы, которые помогут вам экономить время. Опыт успешных организаций демонстрирует, что они давно пользуются успешными методологиями экономии времени (Jira, Google, Uber и другими).
Программа ЛидерТаск позволит вам использовать различные методики управления временем. Для удобства в программе предусмотрены самые разнообразные инструменты — выделение цветом, возможность определить статус задачи, повторы, установка меток, прикрепление документов и другие.
Чтобы выполненная работа не исчезла в тот самый момент, когда все уже почти сделано, не забывайте периодически делать бэкапы. Обидно будет, если весь труд пойдет насмарку из-за того, что время не сохранились и произошел чисто технический сбой.
ЛидерТаск предоставляет возможность делать бэкапы всего в три клика – тоже существенная экономия времени.
Рецепт пятый: не забывайте о специях и чашечке кофе
Если все время делать серьезные и важные дела, то может быстро наступить моральное и умственное истощение. Человеку трудно в течение всего рабочего дня стопроцентно отдаваться важным задачам. Иначе наступает профессиональное выгорание -–это когда на работу уже смотреть не хочется.
Поэтому очень важно в своем распорядке дня предусмотреть расслабляющие моменты. После серьезных задач выполнить какую-то автоматическую работу, например, просмотр почты (за чашечкой кофе) или чтение новостей (это будут специи в ваш рецепт вкусного рабочего дня, ведь всегда можно из опыта других почерпнуть что-то «вкусненькое», что придаст вашей деятельности особый аромат и пикантность).
Прочитали? Изучили? Мы этот борщ сто раз варили, могут сказать некоторые.
А вы попробуйте на сто первый сделать по этим рецептам. Уверены четко: получится вкусно, а времени уйдет намного меньше, чем всегда. Будете потом еще удивляться, почему так раньше не делали?
Ну, а если нужна более эффективная помощь для вашей команды – попробуйте бесплатный тест-драйв программы ЛидерТаск!
А полную версию ЛидерТаск можно установить со скидкой по промокоду E-XECUTIVE.
Партнерский материал