Представьте, что вам поступила задача составить и подписать три договора за день. Вы начинаете готовить тексты, согласовываете формулировки, сроки и стоимость с юристами, финансистами, снабженцами и исполнителями. В итоге тратите на задачу практически весь рабочий день. Но если бы вы до этого нашли возможность стандартизировать форму договора и алгоритм его подготовки, сэкономили бы много времени при выполнении как этой, так и других аналогичных задач.
Я – руководитель с двадцатилетним стажем. Когда-то мой рабочий стол был завален бумагами, мне порой приходилось готовиться к совещанию, составлять планы и одновременно решать задачи по телефону. С таким подходом я постоянно находился в цейтноте. Когда работа стала занимать всю неделю, включая субботу и половину воскресенья, я понял: надо что-то делать.
Система, которой я хочу поделиться, сформирована на основе моего опыта защиты своего времени. Она состоит из четырех шагов, которые помогают занятому человеку экономить как минимум восемь часов в неделю. Это четыреста часов в год – время, которое можно потратить с пользой или в удовольствие.
1. Отказ от лишнего
Все процессы можно условно поделить на две категории: полезные и бесполезные. Бесполезные процессы не добавляют ценности вашим клиентам, не приносят пользы и удовольствия вам. Они никому не нужны. От них нужно отказываться.
Задавайте себе вопрос: от чего я могу отказаться? Делайте это каждое утро. Анализируйте свой график: какие мероприятия можно исключить из расписания, какие действия можно перестать делать? Я отказался от просмотра и чтения новостей, когда понял, что о важных событиях я узнаю в любом случае. Когда в Петербурге сменился губернатор, в течение сорока минут после случившегося мне об этом сообщили десять человек.
Отказаться надо и от лишних контактов. Мой личный фильтр: или с человеком должно быть приятно общаться, или он должен приносить тебе пользу. Звучит жестко, но такой подход экономит кучу времени и нервов. Можно отказаться от перфекционизма, непрактичных вещей и действий, от задач, которые можно перепоручить специалисту, вопросов, которые можно не решать, от проблем, которые можно отложить на неопределенный срок, наконец, от попыток изменить то, на что вы не можете повлиять.
2. Расстановка приоритетов
По этой теме написано много книг, но крайне сложно выбрать, по каким принципам надо расставить приоритеты именно вам. Я пользовался разными системами, от матрицы Эйзенхауэра до метода Кови, но ни одна из них не смогла качественно повысить мою эффективность.
«Есть всего две категории дел, на которые нужно обращать внимание. Первая – задачи, за невыполнение которых тебя убьют, вторая – только побьют». Такой совет дал мне однажды мой руководитель, когда я обратился к нему с проблемой «ничего-неуспевания».
Я стал делить задачи по этому принципу, и моя эффективность возросла. Со временем я усовершенствовал систему, разделив категорию «убьют» надвое. Всего получилось три категории: А, В и С. Они отличаются последствиями их неисполнения.
А – задачи стратегические, основополагающие, глобальные, которые приводят к большим сдвигам в работе и изменениям в жизни. Их решение может закрыть целый блок задач из других категорий и существенно упростить жизнь. Выполняя их, мы в перспективе экономим свое время. Не выполняя, наказываем сами себя. Жизнь наказывает жестоко.
Многие, к примеру, хотят выучить английский язык, чтобы потом работать в крупной международной компании и получать хорошие деньги. Но такие люди часто загружены по 12 часов в день и не могут выделить время на обучение. Выучить английский – задача из категории А. Если не овладеть языком, кардинально изменить карьеру не получится.
В – оперативные задачи, которые требуют немедленного исполнения: подписать акт или договор на разовую услугу, подготовиться к совещанию. Они важны и влияют на результат. Таких задач больше, мы тратим на их решение много времени. Их нужно систематизировать, чтобы быть эффективными. Завалив эти задачи, можно столкнуться с суровым наказанием от руководства.
Еще один пример: к руководителю обратился менеджер с вопросом о повышении зарплаты. Решить вопрос – задача категории В. Это важная оперативная задача: менеджер может уйти, а это ценный сотрудник, к тому же его знания, выйдя за пределы компании, могут нанести ей прямой ущерб. Но создать эффективную систему мотивации персонала – из категории А. Решив задачу А, вы перестанете тратить время на разбор каждого конкретного случая о повышении зарплаты (серия задач В).
С – вопросы, которые не требуют немедленного исполнения или не имеют для нас стратегического значения. Например, подготовить презентацию к докладу. Она полезна, но можно выступить и без нее, на результат это сильно не повлияет. Руководитель будет недоволен, но и только.
Матрица расстановки приоритетов системы «400 часов»
Хотя задач категории В много и их следует решать своевременно, обязательно надо бронировать время для задач А, и потом защищать это время, не позволяя себе заниматься чем-то другим.
3. Планирование
Важно научиться находить время на выполнение задач категории А, группировать и систематизировать задачи В. Рекомендую совмещать электронное и бумажное планирование. Я использую Google Календарь и MS Outlook для регистрации встреч и назначения совещаний, а все поступающие задачи фиксирую в ежедневнике Logbook, который разработал для структурирования и упрощения процесса планирования. Левая страница Logbook предназначена для стикеров, оперативных и хаотичных записей. На правой странице ежедневника – блок для распределения задач по приоритетам А, В, С. На крайнем правом поле можно фиксировать имена людей, с которыми требуется связаться:
Неслучайно для задач категории А отведено всего три строчки – их не должно быть много. Под блоком задач рекомендую записывать дела, которые нужно будет распределить по ABC будущих периодов. Это значительно упрощает дальнейшее планирование.
4. Защита своего времени
Этот шаг – один из самых важных. Наше время отнимают начальники, родственники, друзья, коллеги. Мы учимся защищать свое время, когда говорим «нет» чужим задачам, выполняем дела на сто процентов и исключаем прерывания.
Руководителям свойственно нагружать сотрудников. Простой отказ работника выполнить задачу явно повлечет за собой как минимум недовольство начальника. Учитесь отказывать конструктивно и аргументированно. Например, скажите «нет» и одновременно озвучьте реальные сроки выполнения задачи вместо того, чтобы наваливать на себя невыполнимый груз. И не забудьте привести аргументы, почему этот вопрос нельзя решить в установленные сроки.
Непоследовательное выполнение важных задач также сильно расходует время. Если у вас на день запланированы три совещания и пять важных звонков, лучше все звонки выполнить в одно время, без прерываний. То же самое касается выполнения задач. Любое дело, сделанное на 99%, не должно считаться выполненным. Когда вы к нему вернетесь, чтобы закончить, потратите много времени на повторное погружение в задачу.
Эти четыре шага – бесконечный цикл непрерывного самосовершенствования. Система «400 часов» работает по спирали. Поэтому после выполнения четвертого шага рекомендую вернуться к первому и продолжить работу над личной эффективностью. Всегда можно найти, от чего отказаться.
Сэкономленные полчаса-час в день, которые вы потратите на действительно важное для себя дело, могут в перспективе принести ощутимый результат.