Последние несколько лет сформировали новый, довольной интересный мир, в котором работа перестала быть клише: «дом-офис-дом». Пандемия стала драйвером развития новых технологий, позволяющих отправить на удаленку целые компании, состоящие из тысяч сотрудников. При этом большинство российских предпринимателей в моменты спада опасности для здоровья разрешают сотрудникам самостоятельно выбрать удобный график, в 2022 году такой подход принято называть «гибридным». В сегодняшней колонке я хочу рассказать о ключевых инструментах, которые можно использовать для выстраивания слаженной работы вне зависимости от присутствия сотрудника в офисе.
В большинстве случаев речь будет идти не о дополнительном встраивании IT-решений для контроля реализации процессов компаний, а об использовании механизмов, которые уже довольно широко используются на рынке и производятся разными игроками. Наша компания также занимается разработкой подобных инструментов, поэтому мы решили объединить наш опыт в одном материале.
1. Чек-листы
Первый и самый простой метод – введение чек-листов по процессам. Лучше автоматизированных, но это не принципиальная позиция. Такой инструмент позволит создать подробную классификацию задач и разбивку сложного процесса на более мелкие пункты. Чаще всего к каждому «шагу» можно добавить инструкцию по выполнению поставленной цели, что позволит выполнять любое действие с прогнозируемым результатом. Также такой «виджет» позволит определить общие правила расстановки сотрудников на проекты, а благодаря удобному софту даже сложный процесс можно будет видеть в процессе реализации.
Как лучше делать?
Для введения автоматизированных чек-листов лучше опираться на существующие регламенты работы, с которыми ознакомлены все сотрудники. Для любой крупной задачи может быть создан чек-лист, который лучше всего создавать на основе 10-20 позиций. Если рабочая группа понимает, что такое количество не позволит выполнить поставленную задачу – то проще изначально разбить задачу на несколько крупных подзадач.
Такой подход довольно легко визуализируется, документ можно сформировать онлайн, а также распечатать. При этом крайне важно, чтобы любой сотрудник имел свободный доступ к чек-листам, а также своевременно уведомлялся при их обновлении.
Пример такого процесса — выполнение задачи разработчиками: есть список задач, есть правила назначения сотрудников, оценки, смены статуса, отчетов по задаче, закрытия документов. На выполнении этого процесса завязаны, в частности, расчет заработной платы разработчика и бонусов менеджерам, что мотивирует не отступать от правил и выполнять поставленные задачи в срок.
На мой взгляд, такой прозрачный бизнес-процесс мотивирует сотрудников ответственно подходить к выполнению задач. Помимо использования данного инструмента можно также дополнительно работать с выстраиванием системы лид-контроля, со стороны руководителей или более опытных сотрудников, которые могли бы отслеживать сроки и качество выполнения цели.
2. Микроконвейеры
Другим способом упрощения жизни компании с гибридным графиком может стать интеграция микроконвейера. Он позволяет решать технически сложные задачи с помощью однотипных операций и узкоквалифицированных кадров. То есть сотрудникам предлагается на выбор взять любую простую задачу из списка, который предоставлен руководителем.
Например, графическим дизайнерам необходимо отрисовать сто аватарок для оформления сайта конференции. Лид загружает в систему все необходимые исходники, а сотрудники могут выбрать любые для создания графического образа, а после окончания взять новые и так до завершения поставленной цели.
Каждый этап конвейера обособлен и выполняется одним человеком. При удаленном размещении сотрудников необходимо отладить процесс передачи данных и результатов с одного этапа конвейера на другой. Например, в случае разработки программного обеспечения (ПО) необходима общая база данных: репозиторий для кода, ERP-система и так далее. Чем более однотипное производство, тем меньшее количество конвейеров необходимо, и они более детально прорабатываются. Конвейеры можно описывать регламентом и применять к реализации ранее описанные чек-листы.
В итоге интеграции микроконвейера в процесс — вся работа становится автоматизированной, процесс разбит на поочередные задачи, и можно видеть, сколько человек задействовано, на каком моменте сейчас проект, какие статусы, на каких этапах есть проблемы, что нужно оптимизировать или улучшить
Применительно к нашей сфере мы разбиваем процесс создания проекта на этапы: разные люди общаются с заказчиком, рисуют дизайн, делают аналитику, разрабатывают фронт и бэк, тестируют. Все эти действия производятся не одновременно, а в некотором порядке, что позволяет аналитику, например, или дизайнеру закончив один проект, перейти к другому, пока остальные участники берут эстафету.
3. Геоконтроль
Это специализированные программы или дополнения к программам, которые передают координаты людей. Данный инструмент лучше всего использовать в процессах, где фактическое местоположение сотрудника критически важно для выполнения задачи. Например, если это касается обслуживания конкретного объекта или доставки груза. Для определения местоположения используются возможности смартфона и специализированные мобильные приложения. Также можно использовать возможности фотографий с геометкой.
Мы разрабатывали такие системы, например, для отслеживания доставки пиццы, где после заказа можно было следить на карте за курьером. Для этой цели курьеры имели с собой GPS трекеры.
Еще пример — приложение для технического обслуживания лифтов. Помимо чек-листа необходимо было убедиться, что техник действительно был на объекте, для этого он должен был в специальном приложении сделать фото до и после выполнения работы, чтобы время и геопозиция привязывались автоматически к фото.
Такой подход может сэкономить время пребывания на точке, так как фотография или геотрек автоматически загружаются в систему отчета. Также это позволяет составлять оптимальные маршруты, выстраивать загрузку сотрудников, исходя из их физической возможности по времени съездить и отработать определенное число заказов.
Победит интеграция
Удаленные процессы в первую очередь ставят вопрос о передачи данных и результатов деятельности с этапа на этап. В случае производства физических товаров — это логистическая задача. В случае производства ПО — это задача управления данными. На рынке существует множество готовых решений, прежде всего это ERP и CRM-системы. Важно, чтобы каждый процесс был завязан на конкретную систему, и можно было однозначно определить, где искать те или иные данные.
Например, если часть задач ставится голосом, часть пишут в мессенджерах, и есть еще несколько каналов, то отследить кто-когда и что должен делать практически невозможно. Решение — единая система для фиксации и контроля всех задач. Это может быть Jira или любая другая система, как, например, ERP (система планирования ресурсов предприятия). Важно, чтобы она была только одна для конкретного вида процесса.
При этом допускается иметь несколько систем для разных процессов: задачи ведем в ERP, клиентов ведем в CRM и так далее.
Также важно сохранять историю взаимодействия сотрудников, особенно удаленных. Для этого необходимо регламентировать какие каналы взаимодействия в каких случаях применимы. Все коммуникации должны быть привязаны к конкретным этапам и процессам каждого проекта. Общий, не проектный чат, можно использовать только для уведомлений, никакие важные данные хранить в нем недопустимо.
При этом важно отметить, что интеграция может быть со всем с чем угодно: с программой 1С, с системами финансового и складского учета, с различными маркетинговыми активностями, со средствами коммуникаций — почта, мессенджеры или с чем-то еще. Если все интегрировано, то все можно делать автоматически буквально одной кнопкой. Еще одно решение вопроса — это создание «виртуального рабочего места сотрудника», где он ведет все переговоры с клиентом, например, через какой-то мессенджер, а менеджеры или лиды имеют к данной коммуникации все доступы для отслеживания тех или иных процессов. То есть в реальном времени можно проводить, например, аналитику общения с клиентом, или автоматизировать выгрузку дат выполнения подрядчиком заказа в каждом конкретном случае, просто имея доступ к информации.
При помощи интеграции хотя бы одного инструмента, описанного выше, можно как минимум значительно сократить объем сложных совещаний и распределений обязанностей внутри команды, а как максимум автоматизировать любые сложные процессы, которые в итоге дают не только сохранение ресурсов, но и рост прибыли. Не бойтесь нововведений, они делают нашу жизнь проще.
Читайте также: