Новые технологии в сфере дистанционного управления и коммуникаций, а также развитие сетевых структур ставят перед нами актуальные и подчас неожиданные вопросы. Зачем людям выходить из дома, и в том числе, на работу? Так ли необходимо личное и непосредственное присутствие... пилота в самолете? И чем тогда пилот отличается от клерка в бухгалтерии? Нужны ли столы, стулья и, наконец, сами офисы в бизнес-центрах, также как и магазины с красочными витринами? Попробуем разобраться.
Начнем с главного – экономики. Насколько оправданы затраты на присутствие персонала в офисе, к которому мы так привыкли? Очевидно, что с развитием телекоммуникаций и удаленного доступа к корпоративным базам данных и управления ими, нет смысла в содержании дорогих рабочих мест, а экономия на постоянных затратах является ощутимой в любом случае. Оптимизация рабочего (офисного) пространства – это не дань моде. Зачастую многоэтажные офисы в центрах мегаполисов – это просто гигантские суммы в договорах аренды, не говоря о стоимости выкупа помещений.
Каковы пределы вывода сотрудников из офиса? Нужно ли какое-то минимальное число (ядро) сотрудников организации, которые обязательно должны присутствовать в офисе лично?
Чтобы ответить на эти вопросы, нам необходимо определиться с максимальным кругом сотрудников, которые могут работать «из дома». Так, например, программисты, бухгалтера, кадровики, IT-поддержка, юристы могут работать посредством удаленно, потому что являются скорее вспомогательным персоналом, на основе результатов работы которых принимаются управленческие решения. Одновременно для фирмы они являются продавцами планомерно поставляемых услуг: текущая отчетность, учет сотрудников в информационной базе, поддержка клиентов или внутренних сотрудников по вопросам работы программного обеспечения, администрирование платежей компании.
Потребители этой ежедневной продукции – главы функций, которые сильнее вовлечены в процессы принятия ежедневных решений и управления эффективностью операций. Вследствие этого они имеют более разнообразные и разнонаправленные коммуникации и с большим количеством субъектов, как внутри организации, так и вовне. И можно предположить, что данная категория персонала сложнее поддается выводу из реального офиса. Однако управляющие сотрудники чаще покидают офис для участия в переговорах, конференциях и различных деловых мероприятиях. Поэтому разъездной характер их деятельности также подразумевает удаленную работу, хотя и немного другого характера.
Таким образом, практически все сотрудники могут качественно выполнять свои функции независимо от того, где стоят их столы и стулья. Хотя это, конечно, не говорит, что фирма может обойтись без офиса вообще.
Следующий архиважный вопрос – контроль работы сотрудников, которые работают удаленно. Как мы отметили выше, удаленная работа для организации на первых этапах очень напоминает модель внутреннего аутсорсинга. Иными словами, продукт удаленной работы должен кто-то принимать так же, как акты о выполнении работ сторонним подрядчиком.
В традиционной офисной модели контролем за работой сотрудников занимаются несколько подразделений. Служба безопасности следит за исполнением внешних и внутренних правил. Отдел управления персоналом проверяет присутствие сотрудника на рабочем месте. Непосредственный руководитель принимает сделанную работу. Служба контроллинга фиксирует, выполнены ли плановые показатели за определенный период. Таким образом, в модели, когда значительная часть сотрудников выводится из офиса, отмирает контрольная функция безопасности и персонала, а остается лишь контроль сотрудника со стороны непосредственного начальника и подсчет соответствия его работы статистическим показателям результативности.
Всегда находятся противники вывода сотрудников из офиса: мол, вдруг работник дома «курит бамбук» или работает параллельно на другие фирмы. Да, все эти доводы имеют место быть. Но не гарантии, что и в офисе работник не имитирует бурную деятельность и не подрабатывает на конкурента.
Все критики вывода сотрудников из офиса упирают на то, что за ними придется усилить контроль, и это отнимет много ресурсов. Однако такой подход сам по себе неэффективен. Почему? Отвечу: усиление текущего контроля над сотрудниками приведет лишь к тому, что мы всего лишь будем обладать информацией о работе, которая конкретными людьми выполнена недостаточно эффективно и качественно. Само это знание нам не дает ничего, кроме результата работы сотрудника, который можно соотнести с затратами на его содержание, чтобы подсчитать эффективность работы всей фирмы и сделать вывод о том, что в фирме есть резервы для роста производительности труда. Это в лучшем случае! На практике даже тотальная слежка за сотрудниками в офисе, которая может стоить несоизмеримо дорого, дает информацию, ценность которой довольно сомнительна: семь из десяти человека сидят в социальных сетях, опаздывают на работу больше, чем на три минуты в среднем каждые три дня в неделю, и, наконец, что один сотрудник два раза за месяц заходил на запрещенный сайт. Вы издеваетесь?
Разработка объективных и измеримых показателей эффективности работы как офисного, так и «домашнего» персонала – вот единственный ответ на критику вывода персонала из офиса! Но большинство организаций не идет на внедрение таких систем контроллинга и предпочитает ручное ежедневное управление. Это касается отнюдь не только морально устаревших госорганизаций типа различных провинциальных ФГУПов или захолустных фабрик с госучастием, которые до сих пор считают на счетах. На внедрение системной оценки ключевых показателей эффективности не идут даже передовые высокотехнологичные международные корпорации, представленные в России. Причина в том, что при внедрении объективной оценки текущей работы исключается важность человеческого фактора в принятии управленческих решений. Менеджеры становятся ненужными собственникам!
Таким образом, распространение использования удаленной работы сотрудников организаций чаще сталкивается не с технологической условностью, а с неприятием со стороны человеческого фактора корпоративной техноструктуры. И, тем не менее, будущее уже наступило независимо от чьей-то воли и логика обстоятельств заставляет нас готовиться к удалению рабочих мест из офисов. В будущем нас ждет сначала частичное вынесение персонала за скобки организаций в традиционном их представлении, а затем и полное преобразование портрета моделей управления.