Executive.ru предложил вам для решения кейс участника Сообщества Александра Кудряшова «Кто отвечает за презентацию?».
В кейсе описывалась следующая проблема:
Непосредственный начальник (НН), директор департамента крупной компании, получил указание от большого босса (ББ), члена совета директоров компании, срочное задание ― подготовить бизнес-презентацию по новой теме, для нового проекта, под новую идею, которая родилась в голове ББ.
НН, уяснив задание, поручил подготовку презентации своем эксперту (СЭ), молодому, растущему и перспективному сотруднику подразделения. НН остался доволен работой и показал эту презентацию ББ, который также принял ее и дал добро доложить вопрос на совете директоров.
НН захотел подстраховаться, еще улучшить материал ― и попросил внешнего эксперта (ВЭ) посмотреть презентацию и доработать ее, довести до блеска. ВЭ по своему вкусу переделал материалы СЭ и создал фактически новый вариант презентации. НН показал СЭ вариант, полученный от ВЭ, просмотрев который СЭ потерял дар речи, с трудом высказал, что она, эта презентация, никуда не годится.
Выступление на совете директоров и сам докладчик смотрелись откровенно слабо. Особенно недоумевал ББ, который предварительно успел пролоббировать свою идею с влиятельными членами совета и ожидал на совещании солидного обоснования этого проекта, в чем был уверен, просмотрев первую презентацию, показанную ему НН, где было все ясно и понятно. А замысел ББ, первоначально привлекавший своей новизной и прорывным потенциалом, на этом заседании не получил одобрения совета, решили еще раз рассмотреть этот вопрос позднее.
Почему доклад на совете директоров оказался провальным и кто первый за это в ответе?
Кто из действующих лиц — ББ, НН, СЭ, ВЭ ― и какие ошибки сделал?
Как надо было действовать указанным лицам, чтобы исключить (минимизировать) возможности подобных провалов?
Мы попросили участников Сообщества предложить свое решение этой проблемы. Сегодня мы представляем наиболее интересные решения этого кейса. Автор лучшего варианта получит приз ― подборку бизнес-книг на интересующую тему.
Наиболее интересные размышления, по мнению автора кейса, прислала Анна Сапрыкина.
Поздравляем победителя!
Комментарии автора кейса Александра Кудряшова к решениям:
Решение, которое предложила Анна Сапрыкина, на мой взгляд, получает преимущество, в том числе за счет предложенных в нем рекомендаций, как следует практически готовить подобные презентации для большого начальства.
Решение победителя кейса Анны Сапрыкиной:
Самая важная проблема в представлении новых идей ― отсутствие знаний, умений, опыта и, как следствие, взаимное недоверие у участников проекта, неумение представить главную идею проекта кратко четко и лаконично и при этом донести максимум идеи. Следствием этого, конечно же, может быть полный провал идеи.
В провале презентации, представленной в кейсе, я бы назвала виновными всех четырех участников процесса.
1. НН ― допустил ряд ошибок при подготовке презентации, а именно: для того чтобы получить качественный материал, он должен был изначально собрать участников процесса (СЭ и ВЭ), распределить роли и назначить ответственных за содержательную и оформительскую часть, причем дать четкие указания по вопросу ответственностей.
2. В сложившейся ситуации СЭ должен был до конца оберегать созданную им презентацию и приложить максимум усилий по ее сохранению и донесению до СД именно в «первозданном» виде. Увидев, что презентация сильно пострадала от внесенных ВЭ изменений, он, конечно же, должен был настоять на том, чтобы НН вернулся к «первозданному» варианту и доложил именно его.
3. ВЭ, судя по тексту кейса, не вник в суть содержания презентации, а замечания СЭ принял либо не в серьез, либо у него были какие-то другие мотивы (допускаю такой вариант событий).
4. ББ должен был дать четкие указания по поводу того, что на СД должен быть представлен вариант презентации предварительно согласованный и утвержденный им.
Из кейса видно, что представленные проблемы можно было бы избежать при более грамотном подходе к подготовке и представлению проекта.
Профессиональные бизнес-презентации требуют тщательного планирования, детальной подготовки, репетиции с учетом требований (в данном случае СД). Для грамотного представления презентации необходимо выполнить четыре этапа последовательных действий, применить правило «Четырех П»:
- Планирование (анализ идеи, оценка, выбор концепции представления)
- Подготовка (создание структуры представления для донесения основной идеи проекта)
- Практика (обязательное проведение репетиции, причем с участием всех вовлеченных в подготовку участников, с обсуждением недостатков представления, конечно же)
- Проведение (непосредственно само представление, нацеленное на результат ― донесения идеи до СД)
И конечно же, нельзя забывать о двух главных законах подготовки презентации:
1. Час проведения профессиональной презентации требует 10 часов подготовки
2. Правильно сформулированная цель презентации обеспечивает 80% успеха
Само собой разумеется, никогда нельзя передавать готовый для презентации материал на переработку внешнему сотруднику, пусть даже и эксперту, не вовлеченному в проект, ― это первый шаг к провалу (на мой взгляд).
Думаю, каждый участник кейса уже сделал свои выводы.
Источник изображения в анонсе: pixabay.com
