Умеете ли вы говорить по телефону?

У продавцов существует поговорка: «Торговца ноги кормят». В их среде считается аксиомой, что «живой» разговор с клиентом намного эффективнее, чем телефонный. А как часто вы замечали, что недопонимаете собеседника на другом конце провода, не улавливаете, чего же он на самом деле хочет? Так что же не так с телефонным общением? Почему в наш высокотехнологичный век телефон все никак не может заменить нам живой контакт? Или может, но мы просто не умеем этого делать?

Так как мы все с раннего детства регулярно пользуемся телефонами, у нас не возникает сомнения в том, что мы умеем это делать. Но умение нажимать кнопки не дает гарантии эффективного телефонного общения. Это как умение забивать гвозди: кто-то виртуозно пользуется молотком, а кто-то постоянно лупит себя по пальцам. Но если забивать гвозди можно научиться, то обучаться умению говорить по телефону просто никому не приходит в голову. И многие люди всю жизнь, общаясь по телефону, лупят себя молотком по пальцам, не замечая этого. Я имею в виду, что они не понимают собеседника и остаются непонятыми в процессе телефонного общения. И не обращают на это внимания. Так что же такого особенного и сложного в общении по телефону?

Что «не так» с телефонным общением?

Согласно многочисленным исследованиям, информация, которую мы получаем в процессе общения, состоит из трех частей:

1) текста (смысла сказанного),

2) контекста (интонаций, темпа речи и выбора лексики),

3) невербального общения (мимики, жестов, поз, одежды, аксессуаров).

Посмотрите, какой процент в общем объеме информации составляет каждая из трех частей. Вы видите, что телефон отрезает у нас 70% всей информации, которую мы могли бы получить или передать в процессе «живого» общения! Более половины того, что собеседники могли бы донести друг до друга, теряется в процессе телефонного общения. Неудивительно, что у собеседников возникают недопонимание и искажение смысла. Впрочем, часто люди подсознательно чувствуют, что общение идет как-то не так, и поэтому многие ненавидят решать важные вопросы по телефону.

Плюсы телефонного общения

Плохую новость о телефонном общении я вам уже сообщила. Но есть и хорошая. Все имеет свои минусы и плюсы.

Вспомните комедийные сюжеты про секс по телефону. Когда в трубке звучит сексуальный завораживающий голос «Я лежу на роскошной кровати в черном нижнем белье…», а потом нам показывают уродливую пенсионерку в домашнем халате, которая при этом еще и ужин внукам готовит. Как видите, лишенные визуального контакта, мы начинаем пририсовывать некий образ, созвучный, по нашему мнению, голосу в трубке. Следовательно, по телефону мы можем казаться и сильно хуже, и намного лучше, чем есть на самом деле. Следовательно, телефон может быть эффективным инструментом делового общения и даже продаж, как ни крамольно это звучит! Просто надо осознать, что телефон – это совсем другой вид общения, имеющий свои законы, свою специфику.

Как научиться говорить по телефону? Надо учиться общаться заново. У каждого из нас должно быть два режима общения, как у электрического термоса: «кипячение» и «подогрев». И надо не забывать переключать тумблер в голове в зависимости от формы общения.

Специфика «текста» телефонного общения

Так как информация по телефону передается в сильно усеченной форме и поэтому тяжело воспринимается, необходимо максимально облегчать ее восприятие. Для этого:

  • Тщательно готовьтесь к телефонному разговору, четко определяйте для себя цели звонка.
  • Используйте модель «лес-деревья-лес». То есть сначала мы излагаем общую идею того, что хотим сказать (описываем лес в целом), затем излагаем подробную информацию (описываем каждое дерево леса в отдельности), а в завершении опять резюмируем переданную информацию (опять описываем лес).
  • Используйте укороченные фразы и предложения.
  • Не торопитесь, говорите медленнее.
  • Используйте инструменты активного слушания, в частности, уточняйте, понял ли вас собеседник после каждого блока информации.
  • Не пытайтесь делать второе дело одновременно с разговором по телефону. Это – гарантия недопонимания и потери информации с обеих сторон.

Специфика «контекста» телефонного общения

  • Разговаривая по телефону, сидите прямо, чтобы голос не сдавливался. Сдавленный голос создает негативный образ говорящего.
  • Первые 30 секунд телефонного разговора играют ключевую роль в формировании контекста общения. При этом, они начинают считаться с первого длинного звонка в трубке, еще до того, как вы ответили на звонок. Поэтому старайтесь поднимать трубку как можно быстрее. А самое губительное – это когда в трубке вместо приветствия стоит тишина или слышен отдаленный смех и разговоры. Это приводит в бешенство любого звонящего.
  • Отвечайте на звонок с улыбкой. Научными исследованиями доказано, что она передается по телефону, как и другие выражения лица. Если вы скорчили рожу, собеседник это почувствует!
  • Говорите спокойно и нейтрально, ведь вы не можете передать сопутствующую эмоции жестикуляцию. В результате, эмоция может сильно исказиться.
  • Для регуляции «климата» телефонного общения используйте техники малого разговора.
  • «Фильтруйте базар», то есть тщательно подбирайте слова, избегайте жаргонной лексики.
  • Используйте инструменты активного слушания, чтобы показать свою заинтересованность и внимание к собеседнику.
  • Переспрашивайте собеседника не только о том, что он понял, но и о том, что он чувствует в отношении переданной вами информации. Ведь телефон может искажать не только смысл, но и эмоциональную составляющую переданной информации.
  • Избегайте фоновых помех и шумов. Посторонние звуки очень раздражают собеседника потому, что затрудняют и без того трудную работу по восприятию усеченной информации.

Важные мелочи телефонного общения

  • Если вам неудобно отвечать на входящий звонок, лучше перезвонить позже, чем говорить в раздраженном состоянии и/или спешке. Если вы не можете честно признаться, что заняты, сошлитесь на плохую связь. Скажите, что перезвоните, как только попадете в зону устойчивого приема сигнала.
  • Обязательно представляйтесь, когда звоните даже знакомому человеку. Не у всех людей идеальный слух, многим трудно связать голос с лицом.
  • Если вам звонит человек со знакомым голосом, который не представился, можете, опять же, сослаться на плохую связь, и тогда вам будет удобно спросить, кто звонит.
  • Повторяйте цифры, имена и названия, чтобы убедиться, что вы их правильно расслышали.
  • Не забывайте, что когда вы берете трубку офисного телефона, вы становитесь главным лицом вашей организации. Ведь звонящий по делу звонит не Иванову или Петрову, а компании, и слышит голос не Иванова или Петрова, а организации. Такова психология людей. И ваш голос мгновенно формирует у него в подсознании образ всей организации. Так создайте достойный образ своей компании, отвечая на телефонный звонок!
  • Если вам надо обсудить важный вопрос по телефону, заранее договоритесь о времени звонка по электронной почте.
  • Делая или принимая важный телефонный звонок, заранее заготовьте ручку и бумагу. Слова «Подождите, сейчас найду на чем записать» сильно повредят ваш имидж достойного делового партнера.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 25 ноября 2012 года в рубрике «Творчество без купюр»

Расскажите коллегам:
Комментарии
Участники дискуссии: Сергей Норкин, Олег Кашуба
Адм. директор, Москва

Еще раз порадовался автору - устойчивость интересов и контекста есть хорошая привычка...

IT-менеджер, Москва

Ирина.
Постые и понятные советы. Спасибо.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.