В наши дни практически невозможно работать эффективнее конкурентов без автоматизации, и это касается не только крупного бизнеса, но и небольших предприятий. На примерах кейсов автоматизации, которые находятся в открытых источниках, очень часто можно увидеть впечатляющие результаты. Однако выбор IT-решения – комплексный вопрос и зависит от ряда факторов, таких как: цели и задачи бизнеса, сфера деятельности, выбранная стратегия развития, способы повышения эффективности. Рассмотрим подробнее основные моменты, которые помогут сделать проект автоматизации полезным для любого руководителя.
3 признака того, что бизнесу нужна автоматизация
Некоторые руководители гонятся за автоматизацией ради самой автоматизации и платят за IT-решения только потому, что так делает конкурент. Первыми же триггерами для старта модернизации вашей компании должны стать следующие моменты:
- зашкаливающий объем ручного труда с постоянным увеличением количества excel-файлов на ваших компьютерах;
- трудности с оперативным сбором данных для принятия управленческих решений;
- необходимость в повышении конкурентоспособности на рынке в условиях постоянной нехватки времени.
Если что-то из перечисленного становится для вас головной болью, то изменения действительно назрели.
Определить цель и приоритетные сферы
Для начала необходимо определиться с тем, чего вы хотите достичь. Существует множество специфичных целей, которые привязаны к отраслям. Реализация одних позволит повысить стабильность процессов, других – снизить риски утечки информации. Но какая бы ни была цель автоматизации вашего бизнеса, важно, чтобы она была измеримой, конкретной, достижимой, осязаемой и полезной. Вот примеры некоторых из реальных целей, которые можно встретить в технических заданиях:
- Сокращение количества ошибок персонала на 10 %.
- Увеличение производительности распределительного центра, пропускной способности склада и, соответственно, производительности труда в 2 раза.
- Уменьшение времени на обслуживание одного клиента до 2 минут.
Сформируйте минимально необходимые критерии успешной реализации проекта. Ведь без учета оценки проделанной работы вы не сможете понять, насколько близко вы подошли к цели, и стоило ли оно того. Постарайтесь учесть не только количественные, но и качественные показатели.
Важным шагом на пути создания успешного проекта автоматизации является определение приоритетных сфер. Выделяются универсальные группы бизнес-процессов, которые можно найти практически в любой компании:
- планирование ресурсов;
- управление продажами;
- информационная безопасность;
- управление документооборотом;
- управление контентом;
- системы учета рабочего времени.
Примечательно, что почти все из этих направлений можно «закрыть» с помощью универсальных решений от отечественного производителя программного обеспечения – Фирмы «1С», а именно: «1С:Управление холдингом», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Документооборот», «1С: Корпорация», «1С:Комплексная автоматизация 8». Данные продукты тем более актуальны, что в условиях санкционных ограничений российского рынка западными странами и приостановки деятельности многих IT-гигантов позволяют крупному и среднему бизнесу в России на высочайшем уровне решать задачи по автоматизации бизнеса.
Способы внедрения автоматизации бизнеса
1. Самостоятельная разработка проекта
Данный подход можно использовать если у вас есть:
- развитая IT-инфраструктура;
- опыт внедрения и активного использования бизнес-приложений на своем предприятии;
- вы хотите поменять старый софт на его новое поколение.
Для того чтобы понять, каких эффектов вы ждете от IT-системы в рамках этого подхода, потребуется:
- составление структурированного иерархического списка со всеми IT-задачами, которые уже стоят перед вашим бизнесом, и планируются в ближайшем будущем (для среднего бизнеса это от 100 до 200 задач).
- построение целевой IT-архитектуры. Это не просто список софта, способного реализовывать указанные задачи, но и понимание границ, пустот, перекрытий и схемы взаимодействия этих программных продуктов между собой.
Отметим, что реализация проекта на основе такого подхода может занять несколько лет.
2. Реализация пилотного проекта на 3-6 месяцев с опытной компанией по автоматизации
Мы рекомендуем его, если:
- у вас нет своей IT-инфраструктуры;
- для вас ИТ-проект – это «купить и поставить программу»;
- вы не видите в этом особой роли для бизнеса.
Этот вариант позволит проработать возможные ошибки, которые будут не столь критичны для бизнеса при таком масштабе проекта. У вашей компании появится опыт, который она сможет использовать.
3. Обратиться за консультацией к профессионалам
Мы рекомендуем его, если:
- вы ищете что-то совсем «маленькое», с чего можно начать, чтобы не тратить много времени;
- вы совсем не понимаете, с какой стороны подойти к автоматизации, и вам не хочется тратить время и силы на самостоятельный поиск решений;
- вы многое уже сами «нагуглили» и хотите перепроверить, совпадает ли ваше мнение с мнением экспертов;
- у вас есть желание что-то изменить, и возникает много вопросов, а экспертами в автоматизации вы себя не считаете.
Мы, как игроки рынка автоматизации знаем, что вне зависимости от масштабов проекта и специфики организации, внедрение, автоматизация и цифровизация — это всегда ответственные и трудоемкие задачи, которые стоит доверять только квалифицированным специалистам.
Как выбрать партнера для автоматизации предприятия
При выборе компании-интегратора обязательно учитывайте следующие параметры:
- количество и уровень предоставляемых услуг;
- опыт работы на рынке, портфель клиентов и рекомендации;
- профессионализм и вежливость технических специалистов и операторов службы поддержки;
- гарантии исполнения обязательств, замена специалистов в случае их вынужденного отсутствия.
«1С-Архитектор бизнеса» имеет большой практический опыт и владеет отлаженной методологией внедрения продуктов «1С»: от анализа задач до сопровождения системы. Мы поможем вам существенно сократить время на поиск решения, запуск и освоение программ, избежать ошибок в работе и повысить эффективность всех бизнес-процессов. Будучи заинтересованными не только в продаже своих услуг, но и в развитии рынка и собственной отраслевой экспертизы, мы всегда готовы оперативно дать ответы на сформировавшиеся вопросы в удобном для вас формате общения.
Заключение
Обозначив цели автоматизации, не стоит забывать про выбор руководителя проекта и проектной группы. Важно учесть, что вне зависимости от внедряемой IT-системы, ключевое влияние на успех проекта будет оказывать именно компетентность руководителей проекта с соответствующей отраслевой экспертизой (производство, финансы, логистика и так далее).
Автоматизация бизнеса ради самой автоматизации не принесет вам пользы, ведь это длительный процесс, и чем масштабнее ваш бизнес, тем больше времени потребуется потратить для внедрения IT-решения. Даже если вы владелец небольшой торговой точки, мгновенно все наладить не получится. Но как правило, результаты последовательно проведенной автоматизации бизнес-процессов окупают расходы на нее уже в течение первых месяцев.
Внедрение современных информационных систем часто связано с высоким уровнем рисков организационного и технологического характера. Помните, что бороться с рисками бессмысленно, ими надо управлять.
Партнерский материал