Среди крупнейших бизнес-приложений у CRM самый высокий процент провалов, связанный с ошибками в процессе внедрения. Порядка 30-50% всех этих систем не достигают поставленных целей или не работают совсем. Вроде бы, и деньги выделены немалые, и разработчик найден профессиональный, с портфолио хороших проектов – а ожидания от внедрения CRM не оправдались. Более того, отдел продаж стал работать хуже, ведь менеджерам теперь приходится тратить время на внесение в систему информации о клиентах и сделках. Подобные данные – сигнал о необходимости исследования проблем внедрения CRM и причин провалов, а также минимизации ущерба.
Давайте рассмотрим наиболее распространенные причины сбоев при внедрении CRM и превентивные меры, которые помогут исправить эти ошибки. Кто виноват и что делать?
1. Компания не готова к внедрению
Если автоматизировать бардак – получится автоматизированный бардак. Для того, чтобы начать автоматизировать процессы продаж, маркетинга, логистики, подбора кадров, они должны быть четко определены, формализованы, разбиты на стадии с ответственными и сроками на каждом этапе. Только в этом случае после их автоматизации можно получить эффект.
Что это за эффект? Например, вы сможете обнаруживать узкие места или сбои, контролировать нарушение сроков и находить виноватых.
Очень часто проблемы в бизнесе связаны с неправильной организацией продаж. Например, некомпетентные сотрудники, неудачная мотивация, неправильный алгоритм продаж, рассогласования на стыке маркетинга и продаж, недостаточно инструментов для контроля, нет должностных инструкций и системы обучения. В общем, если не отработаны бизнес-процессы, проблема не только в автоматизации.
Что делать? Пригласить эксперта по построению продаж, которые проведут аудит продаж, выявят проблемы, выдадут перечень рекомендаций и, при необходимости, помогут реализовать их.
2. Не сформулированы требования к системе
Если все задачи, которые планируется решить с помощью CRM только в вашей голове, если вы плохо понимаете, какую практическую пользу должно принести внедрение, то вендор должен сам угадать, какие ваши проблемы и как решать. И часто он не попадает в точку, потому что не знает специфики вашего бизнеса. В итоге вы разочарованы. Как этого избежать?
Перед любым внедрением CRM, даже на первый взгляд с вполне тривиальными задачами, мы рекомендуем первым шагом выполнить предпроектное обследование. От его грамотного проведения зависит 80% успеха проекта.
Предпроектное обследование помогает заказчику ответить на вопросы:
- Какие проблемы, связанные с продажами, можно решить с помощью автоматизации?
- Каков будет эффект от автоматизации? Какие выгоды я получу?
- Как должна выглядеть идеальная CRM, которая повысит эффективность внутренних ресурсов, обеспечит прозрачность процессов, сделает продажи контролируемыми на каждом уровне?
- Сколько будет стоить внедрение?
- Можно ли разделить внедрение на этапы? Какова должна быть их последовательность?
В результате предпроектного обследования заказчик получает:
- Документ с описанием бизнес-процессов системы продаж и связанных с ними службах, информацию о сложностях и рисках.
- Предложения по оптимизации существующих бизнес-процессов за счет использования практического экспертного опыта бизнес-консультантов вендора.
- Требования к CRM-системе, полностью учитывающей все уникальные особенности бизнеса заказчика, и решающей задачи, связанные с увеличением эффективности продаж и маркетинга.
- Детальные требования к интеграции CRM-системы с информационными системами, используемыми заказчиком.
- Обоснованный бюджет внедрения, рекомендуемую последовательность работ, рекомендации по снижению стоимости проекта.
3. Главный критерий – цена внедрения
Опишу структуру стоимости любого проекта, предполагающего хотя бы небольшие доработки.
- Предпроектное обследование. Оно обычно занимает от одного до пяти дней, если речь идет об автоматизации продаж и маркетинга и может доходить до трех недель, если заказчик планирует комплексную автоматизацию, охватывающую отношения с подрядчиками, документооборот, найм сотрудников, логистику, управление финансовой отчетностью и так далее.
- Стоимость лицензий.
- Базовые настройки под специфику заказчика. Если вы не делаете это сами по инструкциям, то необходима настройка пользователей, прав, перенос данных, настройка видимости / невидимости полей в карточках.
- Доработки под специфику заказчика: новые бизнес-процессы, интеграции.
- Обучение: иногда только пользователей, иногда и администратора, если заказчик будет осуществлять какие-то настройки самостоятельно.
- Техническая поддержка, в состав которой входит, как правило, обновление версий и ответы на вопросы пользователей.
Если ваш проект предполагает кастомизацию, обязательно до внедрения уточняйте у разработчика, на каких условиях он будет переносить вашу кастомизацию на новую версию. Насколько я знаю, многие вендоры берут за это деньги и немалые.
Если вы покупаете SaaS-версию, обязательно уточняйте объем данных, который вы можете держать на серверах поставщика.
Если вы приобретаете систему с конструктором бизнес-процессов, не забудьте поинтересоваться, а есть ли обучение. Освоить самостоятельно любой конструктор процессов довольно сложно, он требует определенной квалификации. По статистике 90% компаний, приобретающих конструктор бизнес-процессов, потом его не используют. Так стоит ли платить деньги за конструктор и обучение?
4. Хочется
готовое решение, в котором есть все
Будучи ориентированными на готовые решения, заказчики иногда не задумываются о дальнейшем развитии и забывают, что их компания растет и развивается, открываются новые направления, меняются процессы. А посмодифицировать приобретенную ранее систему сложно, дорого или невозможно. И тогда приобретается второе решение для нового направления, потом третье и так далее.
Сегодня огромное количество компаний использует параллельно несколько систем, тратит деньги на поддержку каждой из них, содержат штат технических специалистов, страдает от сложности получения консолидированной отчетности по бизнесу, да и просто тратит огромное количество времени на ручной труд по созданию аналитики. Поэтому, выбирая систему, обратите внимание, насколько легко и быстро ее можно будет адаптировать под ваши новые задачи. Важно заранее предусмотреть, как при необходимости будет развиваться и масштабироваться CRM.
5. Не определен ответственный и сроки внедрения
Если за внедрение со стороны заказчика никто не отвечает, и сроки не определены, проект часто уходит в бесконечность. Нет ответственного, мотивированного на то, чтобы все быстро и качественно заработало. Также распространены случаи, когда компания заплатила деньги и за лицензии, и за внедрение, но не передает разработчику полной и необходимой для старта работ информации, потому что всем некогда, а ответственного нет.
Бывает и такая ситуация, когда руководитель компании распорядился купить лучшее и более дорогое решение, лицензии были приобретены, а потом никто не знает, что с ними делать. Продукт лежит мертвым грузом, им не пользуются. Через какое-то начинаются поиски аутсорсера, который все внедрит. Стоимость внедрения оказывается непомерно высокой для компании, а рассмотреть альтернативы компания не готова, ведь уже израсходованы огромные деньги. Кстати, самое дорогое решение – не всегда самое хорошее и подходящее для вас. Должны быть определены четкие и объективные критерии, позволяющие назвать внедрение эффективным.