Ежегодно количество электронных документов увеличивается. Электронный документооборот (ЭДО) в маркировке, кадровый ЭДО, электронные транспортные накладные – только малая часть последних нововведений.
Юридический статус электронному документу предает именно электронная подпись. Видов цифровой подписи несколько. Попробуем разобраться, для какого вида электронного документооборота организации (внутреннего, внешнего или с госорганами) подходит та или иная подпись.
Применение электронной подписи (ЭП) регламентируется Федеральным законом N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Всего существует три вида ЭП: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Квалифицированную электронную подпись получают только в аккредитованном удостоверяющем центре, например, в «Такском». Чем еще отличаются три вида электронных подписей?
1. Простая электронная подпись
Простой электронной подписью считается электронная подпись, которая с помощью кодов или паролей подтверждает факт подписи определенным лицом. Если в своей работе вы используете документы без печати, заверенные подписью ответственного лица, то при цифровизации такого вида документооборота можно использовать простую электронную подпись. Как правило, такие документы используются в ЭДО внутри компании.
Документ, подписанный простой электронной подписью, можно использовать и при внешнем ЭДО. Но для придания ему статуса юридически значимого, нужно соблюсти ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372):
- Между участниками документооборота должно быть заключено соглашение (локальный нормативный акт, договоренность с контрагентом и т.д.) о том, что электронные документы, подписанные простой электронной подписью, признаются равнозначными бумажным документам, подписанным ответственным лицом. В соглашении должны быть прописаны не только правила использования ЭП, но и способы идентификации подписанта.
- Лица, подписывающие документ простой электронной подписью, должны быть проинформированы о правилах соблюдения конфиденциальности (например, не сообщать свой логин и пароль другим лицам, своевременно информировать о потере или замене ключа и т.д.).
И самое важное, если при проверке вы предоставляете ФНС документы, подписанные простой ЭП, будьте готовы, что вас попросят предоставить также и соглашения, заключенные между участниками электронного документооборота о применении ЭП. В ином случае документ будет считаться недействительным.
2. Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная подпись стремительно теряет популярность, но все еще иногда применяется. Так же, как и простая, она позволяет идентифицировать подписанта и плюс к этому помогает установить факт внесения изменений в электронный документ. Сгенерировать неквалифицированную электронную подпись можно самостоятельно, или обратившись в удостоверяющий центр.
Для применения неквалифицированной ЭП также нужно соглашение сторон электронного документооборота, предусматривающее порядок проверки электронной подписи.
3. Квалифицированная электронная подпись
Когда мы говорим о применении электронной подписи в электронном документообороте, то чаще всего имеем в виду именно усиленную квалифицированную подпись. Такую подпись можно приобрести только в удостоверяющем центре и только лично. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документу с печатью и подписью и имеет ту же юридическую значимость.
Приведем примеры ситуаций, где нужно использовать именно квалифицированную электронную подпись:
- Подача документов при государственной регистрации юридического лица или ИП;
- Представление налоговой отчетности (ст. 80 НК РФ). В целом ряде случаев у налогоплательщика нет альтернативы представлению налоговой отчётности по интернету с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
- Представление бухгалтерской отчётности и аудиторского заключения в ГИР БО;
- Заверение истребуемых документов, представление заявлений (о постановке на учёт, об уточнении платежа, о зачёте или возврате переплаты по налогу и т.д.), уведомлений и сообщений в налоговые органы;
- Подписание электронных счетов-фактур (УПД), которые сейчас обязательны при обороте маркированными товарами и будут обязательными в проекте прослеживаемости импортных товаров;
- Регистрация или перерегистрации ККТ в ФНС;
- Работа в личном кабинете системы маркировки ЧестныйЗНАК;
- Участие в электронных торгах и регистрация на торговых площадках.
Важные моменты при работе с электронной подписью
Электронные документы вне зависимости от вида подписи нельзя использовать, если закон требует исключительно бумажного документооборота.
При подписании одного документа несколькими лицами нужно использовать один и тот же вид подписи. То есть не должно быть так, что часть людей подписала документ электронной подписью, а часть заверили бумажную версию от руки.
Одной электронной подписью может быть подписан целый пакет документов, в этом случае каждый входящий в этот пакет электронный документ, считается подписанным этой подписью.
Оригиналом считается документ, изначально созданный в электронном виде и заверенный электронной подписью. Заверенная электронная копия бумажного документа в юридическом смысле так и остается копией.
До 1 июля 2021 года приобрести или обновить электронную подпись можно в любом действующем УЦ (удостоверяющем центре), а после 1 июля выдавать электронную подпись смогут только УЦ, прошедшие аккредитацию по новым правилам.
Всероссийский удостоверяющий центр «Такском» — один из крупнейших в России. Оказывает все виды услуг по выпуску и обслуживанию электронных подписей для юридических и физических лиц. Подробнее ознакомиться с услугами центра можно на сайте Taxcom
Партнерский материал
Читайте также: