2020 год перевернул мир и ускорил многие процессы. В том числе и переход на электронный документооборот. О том, как повлияла на бизнес цифровизация и почему некоторые предприниматели все еще сомневаются в эффективности и безопасности ЭДО, рассказал Василий Зудин, заместитель генерального директора оператора электронной отчетности и электронного документооборота компании «Такском».
Главные опасения
Мария Брагина: Общество в целом довольно консервативно. С какими опасениями клиентов при переходе на цифровые технологии вы как оператор сталкиваетесь чаще всего?
Василий Зудин: Изменения, которые сейчас происходят – глобальны. Цифровизация коснулась каждого. Она затрагивает не только бизнес, но и личную жизнь, и, как и любые изменения, вызывает у людей сопротивление. Это нормально, с этим можно и нужно работать.
Информационная политика нашей компании как раз построена на разъяснениях изменений законодательства и практических аспектов работы с электронными сервисами. Каждую неделю компания «Такском» выпускает несколько вебинаров, где эксперты компании и приглашенные специалисты рассказывают об особенностях работы с электронными документами, онлайн-кассами и системой маркировки, разбирают на практике нюансы налогообложения для разных компаний и учат взаимодействовать с государством с помощью современных электронных сервисов.
М.Б.: Как только человек преодолевает первое сопротивление, он начинает понимать на практике, как современные сервисы упрощают рабочие процессы.
В.З.: Например, помимо стандартных сервисов для сдачи отчетности есть продукт, который позволяет проверить контрагента до заключения с ним договора, чтобы обезопасить себя от неблагонадежных поставщиков.
Есть сервис, который автоматически сверяет книги покупок и продаж до отправки отчетности в налоговую. Это избавляет от необходимости исправлять документы по требованию ФНС в случае расхождений. Крупнейшие операторы предлагают целый ряд таких сервисов, из которых можно как в конструкторе создать собственный комплекс решений, закрывающий потребности именно вашей компании.
Безопасность
М.Б.: Насколько безопасно доверять документы оператору? Могут ли электронные документы потеряться?
В.З.: Компании, являющиеся специализированными операторами электронного документооборота и электронной отчетности, в обязательном порядке проходят все этапы аккредитации и сертификации.
У нас есть все лицензии ФСТЭК и ФСБ, и получение лицензии – это серьезный процесс. Наличие соответствующих лицензий означает, что все данные, которые мы передаём, шифруются и максимально защищены.
Если говорить про отчетность, то вся информация хранится в тройном экземпляре: у клиента на компьютере и в зашифрованном виде на двух серверах «Такском». Потерять то, что дублируется три раза, практически невозможно. И поэтому в электронных документах всегда будет порядок и круглосуточный доступ к файлам. Не нужно ничего искать, отправлять в архив сотрудника, который перелопатит 100 тонн бумаги и все равно не найдет нужный документ.
Представьте, что налоговая запросила данные по контрагенту, допустим, за 2016 год. Как вы будете искать это в бумажном виде? А в электронном виде это легко. Есть специальный сервис, которые за считаные минуты соберет полный пакет документов по конкретному контрагенту за нужный период для суда или налоговой, а также обеспечит хранение и систематизацию электронных документов компании.
Ну и банальное. У нас был клиент, который при очередной проверке отправил в налоговую три полных грузовика запрашиваемых документов. Это тонны бумаги и огромные траты на логистику. Электронный документооборот обойдется гораздо дешевле и любой документ будет отправлен моментально с отметкой оператора, подтверждающей время доставки.
Электронные подписи
М.Б.: Электронный документооборот невозможен без электронной подписи. В последнее время все больше пишут о случаях мошенничества. Как защитить себя и кто несет ответственность за использование чужой электронной подписи?
В.З.: Это вопрос действительно волнует многих. И правительство уже приняло меры. В прошлом году вступили в силу новые правила выдачи электронной подписи. Раньше получить подпись на имя владельца компании можно было по доверенности. Сейчас ключ может получить только сам руководитель лично.
Кроме того, с этого года меняются требования к удостоверяющим центрам, которые имеют право выдавать такие подписи. И большинство компаний, которые раньше оказывали эти услуги, не смогут больше этого делать, потому что не соответствуют новым требованиям. Так что, если вы получили электронную подпись лично в аккредитованном удостоверяющем центре и не отдавали ее добровольно третьему лицу, то беспокоиться не о чем.
В последнее время увеличился запрос на электронные подписи для физических лиц. И это действительно удобно. С электронной подписью можно подтвердить запись на портале Госуслуг, подать документы в суд, зарегистрировать недвижимость, не выходя из дома.
Что будет с сотрудниками?
М.Б.: Еще один коварный вопрос. Переход на электронный документооборот означает обязательное сокращение штата?
В.З.: В нашей практике не было случаев существенного сокращения штата сотрудников у клиентов. Наоборот, переход на ЭДО высвобождает ресурсы для других процессов.
Те задачи, которые раньше откладывались в сторону из-за рутинной работы, наконец-то начинают реализовываться. ЭДО – это автоматизация процесса, но работа с документами, пусть даже часть полей в них заполняется автоматически, невозможна без участия профессионала. Нам кажется, что это точно не повод для беспокойства.
Как изменится налоговая отчетность
М.Б.: Какие новшества в применении ЭДО ждут бизнес в ближайшее время?
В.З.: С 2021 года вся бухгалтерская отчетность должна представляться в налоговые органы только в электронном виде. Раньше некоторые категории налогоплательщиков могли сдавать на бумаге, теперь электронная бухгалтерская отчетность стала обязательна для всех без исключений.
Постепенно переходит в электронный вид и кадровая отчетность. Многие уже перешли на электронные трудовые книжки, а работодатели с прошлого года обязаны отчитываться в ПФР в электронном виде обо всех кадровых изменениях.
Все большую популярность набирают электронные больничные. Например, по статистике «Такском» за прошлый год количество электронных запросов в ФСС по электронным больничным среди клиентов компании увеличилось в 4 раза. Сейчас идет эксперимент по внедрению кадрового ЭДО среди компаний-добровольцев и это очень перспективное направление.
Популяризации способствует развитие маркировки и стартующий скоро проект прослеживаемости импортных товаров. Это важно, потому что благодаря этим проектам электронный документооборот начинают внедрять не только крупнейшие компании, но и представители малого и среднего бизнеса. На рынке уже сейчас существует множество решений ЭДО именно для малого бизнеса. Это, как правило, онлайн-кабинеты и работать с ними не сложнее, чем с обычным сервисом электронной почты.
Нам бы хотелось, чтобы у бизнеса стало чуть больше доверия к цифровым сервисам. Надеемся, что часть опасений удалось развеять.
Партнерский материал
Читайте также: