Очень часто приходится слышать о неких «финансистах», которые достали уже всех, без них жизнь была бы несравненно лучше и веселей, работа бы кипела, клиенты в очереди стояли, а деньги лились рекой. Сейчас объясню разницу между ними и отвечу на вопрос «Зачем они все нужны?».
Бухгалтерия
Мое самое «любимое» подразделение. Основные их цели:
- Отчетность перед налоговой. Если долго говорить с бухгалтером, он признается, что очень боится преследования со стороны налоговой инспекции. Часто могут переплатить налогов – «лишь бы не было проблем», «меня вызывали в налоговую и там сказали». Я не понимаю, почему им зарплату платит предприятие, налоговая должна им платить.
- Обработка первичной документации. Это отдел трудяг, они вводят все эти стопки документов, следят за оплатой, создают какие-то огромные реестры, ну и следят, что бы документы соответствовали требованиям налоговой, чтобы... Смотри пункт 1. Подлежит оптимизации, сейчас есть множество решений автоматизации этих процессов, например электронные площадки, готовые обеспечить интеграцию различных информационных систем. По прогнозам превращаются в вымирающий класс.
- Баланс – интересный документ, показывает, что у нас есть и откуда это взялось. Например, есть станки (актив), но есть и задолженность (пассив). На складе продукции на много миллионов рублей (актив), но и поставщикам сырья мы не платим много миллионов рублей (пассив). Необходим, когда нужно оценить стоимость бизнеса, так как из него почти понятно, а есть ли свои средства или только заемные.
В целом бухгалтерия – филиал налоговой в вашей компании и ждать от них помощи, сочувствия, поддержки и прочего – по меньшей мере наивно. Еще бухгалтерию называют «патологоанатомами предприятия»: их диагноз самый точный, но чаще всего «пациент уже мертв». Бухгалтерия знает все, что произошло по документам, а если документов нет, то и не происходило ничего.
Дополню, что это все – про бухгалтеров российской системы бухгалтерского учета.
Казначейство
Основная задача – планирование и контроль движения денежных средств. Если сравнивать с семьей, то часто это жена, которая откладывает зарплату мужа в разные места: это на еду, это на школу, на садик, на машину, мужу на пятницу, это мне на прочее... Они должны вовремя оплатить поставщикам и отследить поступление средств от заказчиков. Пока что было все просто, но теперь представим, что зарплата была две недели назад, деньги кончились, аванса не будет. Что делать? Тут и принимаются решения – за коммунальные услуги не платим или кредит привлекаем, чтобы поесть.
Кстати, про кредиты. В России кредиты очень дорогие и часто краткосрочные, поэтому найти оптимальное предложение, а потом мониторить рынок на лучшее предложение не просто. У «них» кредиты очень дешевые, деньги не стоят ничего, (а иногда ты можешь вернуть меньше, чем брал) и постепенно профессия умирает.
Экономисты
Кто-то должен на предприятии знать куда мы едем или делать вид, что знает куда ехать. В малых предприятиях это учредитель, он знает и куда использовать прибыль, и нужно ли покупать новое оборудование, и сколько нужно ручек/карандашей/ластиков инженерам… Когда предприятие становится больше, ему нужны помощники, и это – экономисты.
Основная задача – создание бизнес-плана-списка целей и способов их достижения: «заработать 1000 рублей за час без вложений прямо сейчас». В процессе создают модели, прогнозы, предлагают различные варианты. Как промежуточные результаты необходимо выделить бюджеты доходов и расходов, сколько мы заработаем и сколько потратим.
Вторая часть работы – анализ отклонений: купили за рубль, продали за два, убыток 100 тыс. рублей – зарплата менеджера. С одной стороны, эти данные нужны учредителю, понимать зарабатываем мы или теряем и почему, но часто и KPI руководителей подразделений направлен на экономию и им эти данные также нужны. Вот тут и возникает дилемма, как эти данные собирать, хранить, обрабатывать… Возможно, надвигающаяся Big Data заменит экономистов, особенно тех, что занят только отчетами: собрать цифры, вбить в эксель, построить график, распечатать, повторить.
Финансовый контроллинг
Звучит грозно, но на самом деле это те же экономисты, только им директора/учредители делегируют дополнительные возможности по контролю затрат. Часто финансовый контролер может принимать решение о необходимости закупки материалов, оплаты услуг, сумма этого решения ограничена. Возможно, финансовый контролер — это финансовый директор предприятия. Он знает, что было, предсказывает, что будет и может объяснить, что происходит.
Главное отличие от всех остальных в том, что контролер работает не только с финансовыми показателями, но и с производственными/технологическими. Его главная задача не снизить затраты или увеличить расходы (интересно, как он может это сделать самостоятельно), а подталкивать («pull and push») другие подразделения к поиску альтернативных решений, конечно, экономически выгодных. Настоящая экономия возможна только при изменении процессов.
Какой отчетности ждать от них всех?
В работе финансовые службы генерируют огромное количество отчетов, здесь я приведу небольшую классификацию, чтобы вы могли выбирать, что действительно нужно, а не сидеть на встречах и кивать головой, когда «финансисты» в очередной раз рассказывают «как космические корабли бороздят просторы большого театра»:
- P&L – бюджет доходов и расходов, Profit&Loss. Очень важный документ для понимания получает ли предприятие прибыль. Каждый из нас сводит ежемесячный PnL: сумма доходов – это аванс и зарплаты, сумма расходов – еда, коммунальные услуги, выплаты по кредитам, школа, бензин и прочее. И как же хочется, чтобы доходы покрывали расходы. Самый простой способ сэкономить – начать записывать траты в телефон, в тетрадь или компьютер, сейчас есть множество бесплатных приложений. Можно даже не анализировать расходы, но снижение получается само собой.
- CF – бюджет движения денежных средств, cash flow. Инструмент, который показывает, когда мы получаем или тратим деньги. Очень необходим тем, кому январскую зарплату выплачивают в декабре (и потом не понятно, как жить в январе) или кому тяжело после отпуска жить без денег. Также примером может быть кредит, с одной стороны денег много, а прибыли нет, только убытки, так как отдавать с процентами.
- BS – баланс, balance sheet. Это – что у нас есть и откуда оно взялось. Абсолютно необходим при оценке стоимости бизнеса – огромный завод, много оборудования, сырья, но может выясниться, что все в долг.
- SCORECARD – система сбалансированных показателей. Отчет очень популярен в иностранных компаниях, это оценка производственных показателей – объемы производства, OE, OEE – персонала; энергоресурсов; других показателей важных для ведения бизнеса и только в заключении финансовые показатели, отвечающие на вопрос «сколько это стоит?». Например, не просто в конце года объявить о профиците бюджета в сумме 2,746 трлн руб., а объяснить почему так случилось – школы мы не построили или чиновников сократили?
Подводя итог, остановлюсь на тезисе моей статьи – Не все «финансисты» одинаково полезны. Выбирайте тех сотрудников, которые нужны вам – бухгалтеров, экономистов, контроллеров – и ту отчетность, которая будет вас устраивать.
Фото: pixabay.com