Стандартные процедуры бюджетирования и планирования известны любому финансовому специалисту. Процесс рутинный, скучный и в большинстве случаев неэффективный. Но при этом остается важным и необходимым. Почему столь трудозатратная задача не приносит необходимого полезного эффекта?
Уже все представители бизнес-сообщества нашей необъятной родины ощутили на себе турбулентность современных реалий. И строить какие-либо планы может показаться делом десятым. Но это только на первый взгляд. Потому что идти на ощупь в темноте с ожиданием «авось пронесет» дело неэффективное. Нужен навигатор, который покажет в правильном ли направлении мы идем. И тут бюджет выступает одним из вариантов GPS. Главное указать конечную цель, построить маршрут и двигаться вперед. А наш гаджет подскажет, когда мы свернем в неправильном направлении.
Когда все равно куда идти
Любителей побюджетировать отличает желание держать все под строжайшим контролем, отслеживать каждый бездарно потраченный рубль, а также страх не попасть впросак и услышать фразу: «Денег нет, но вы там держитесь». Объяснимо, похвально, сами проходили. Денег-то хватит. Но все же этого мало.
Наш GPS обязательно нас куда-нибудь приведет. А вот куда – зависит от нас. От того какую конечную цель мы ему зададим. Какие бизнес-процессы в приоритете, а что может подождать.
Вот именно на этом этапе на первое место выходит соответствие бюджета стратегии, большой цели, миссии – называйте, как хотите. Бюджет должен, просто обязан быть верным союзником в достижении желаемого конечного результата. Вы же понимаете куда идете и чего хотите? И понимать это должен не только собственник бизнеса, но и исполнители на местах. Чего компания должна добиться? На каких рубежах закрепиться? И каждый пункт пусть будет отсмартированым – конкретным, измеримым, достижимым, значимым, ограниченным во времени. Тем самым, определяемым приоритеты и действия по их достижению.
Вот, например, на текущий год собственник видит основной задачей создание узнаваемого бренда. После чего дает команду запустить бюджетный процесс. Эффективные менеджеры на местах распределяют ресурсы, мастерски планируют денежные потоки, при этом понятия не имеют, что с брендом нужно что-то делать. В результате, все силы идут куда угодно, только не на раскрутку и PR кампанию.
В случае, если стратегические планы донесены до всех членов команды, планированию задают совершенно иную ноту: начинают с вопроса что нужно сделать, чтобы наш бренд стал узнаваем? Считаем ресурсы, распределяем потоки, координируем с операционной деятельностью.
Таким образом, мы выстраиваем цепочку действий: цель – планирование – действие. Только в этом случае результат гарантирован.
Итак, мы все спланировали. И даже смогли сохранить дружелюбную атмосферу в коллективе. Мы видим цель, осознаем препятствия: на какие задачи ресурсов хватает, на какие нужно подтянуть силы, от чего придется отказаться. Что дальше?
Начинаем движение. А точнее, засучив рукава, действуем, да так, чтобы наши старания не шли вразрез с бюджетом, а максимально соответствовали намеченному плану. Важно, чтобы все имеющиеся ресурсы наиболее эффективно использовались во имя светлого будущего, той заветной звезды, которую нужно достичь во что бы то ни стало.
Часто на данном этапе, вся наша дорожная карта забрасывается в дальний угол и достается только в конце года. Так бюджет работать не будет! Да, непредсказуемая реальность всегда вносит свои коррективы. Но именно здесь задача – вовремя отследить отклонение от заданной точки. Сверяйте координаты движения как можно чаще. Не упустите шанс исправить ошибки, подкорректировать маршрут, перераспределить ресурсы и перебросить силы. В крайнем случае, вы успеете вернуться обратно.
Как это часто бывает? Финансовый департамент, бюджетное управление или один единственный финансист в компании нарисовал прекрасный бюджет: доходы, расходы, прибыли (и никаких убытков), движение без разрывов. После чего вся компания на полгода, а может год забывает про это недоразумение (как считает большинство нефинансовых специалистов). И вспоминаем мы про наши расчеты только, когда казна пуста, долгов немерено. И тут главное найти виновного!
А если другой вариант: отслеживать результат по ходу движения. Раз месяц, можно чаще, можно реже – все зависит от масштабов бизнеса (или бедствия). Сверяем координаты: разносим факт и следим за динамикой ключевых статей затрат и показателей. Каких показателей – зависит от самого первого этапа, увязки бюджета со стратегией. Обязательно оцениваем влияние текущего положения на достижение необходимого результата.
И вот, та-да-а-ам! Мы у цели! Осталось только понять у какой. Пришли куда хотели или все же несколько отклонились от маршрута? Конечный результат еще круче задуманного или лучше о нем не рассказывать? Долго ли мы шли? Были ли маршруты короче, быстрее или эффективнее с точки зрения использования всего нажитого непосильным трудом?
Отделяйте факты от интерпретации
Сухой план-факт, который покажет насколько мы угадали распределение ресурсов по статьям затрат – ничто. Важно отследить, на какие результаты были направлены ежедневные усилия. Например, если нарастили внеоборотные активы и материалы, как это повлияло на производство и стояла ли такая задача в самом начале.
Так почему бюджет компании может стать пустой тратой времени, денег и сил? Потому что не используется. Вы распределяете ресурсы отталкиваясь от хотелок на местах, а не устанавливаете свои правила игры. Вы беспокоитесь о том, чтобы факт соответствовал плану, а не достижению поставленной цели. Планируйте и работайте на результат.
Пусть будет не идеально. Но пусть будет прозрачно. И пусть будет видно, куда вы идете.