По данным издания «Ведомости», в России меньше 10% компаний автоматизируют подбор, адаптацию, мотивацию и обучение персонала (данные на апрель 2019 года). В остальных случаях все эти задачи лежат на плечах HR-специалистов. Отсутствие автоматизации увеличивает расходы компании и влияние человеческого фактора. Поэтому те, кто автоматизируют работу HR-отдела, получают преимущества перед конкурентами.
Что включает в себя автоматизация HR-задач
Как правило, компании автоматизируют повторяющиеся рутинные задачи, для выполнения которых не требуется участие сотрудников. Например, часть процесса отбора кандидатов, онбординг новичков, повышение квалификации опытных специалистов.
Для рекрутинга можно создать универсальные тесты, помогающие сделать первичный отбор кандидатов. Программа самостоятельно проверит правильность ответов и сформирует отчет для руководителя. Следующим шагом можно отправить заранее созданные письма для тех, кто не прошел отбор, и приглашения для успешных соискателей.
Но прежде всего многие компании автоматизируют именно обучение.
- Онбординг. Практически все, что связано с адаптацией нового сотрудника, можно отнести к рутине. Предоставить список необходимых документов, рассказать о компании, познакомить с распорядком рабочего дня и дресс-кодом, выдать должностные инструкции можно с помощью специального приложения. Достаточно один раз потратить время на создание вводного курса, и можно обучать с его помощью неограниченное количество новичков.
- Обучение опытных сотрудников. Часто в процессе работы компании становится понятно, что сотрудникам не хватает определенных знаний. Например, как повысить продажи, работать со сложными клиентами или новыми продуктами. С помощью обучающей платформы можно создавать курсы, которые работники будут проходить в удобное время.
Преимущества автоматизации обучения
Автоматизация позволяет разгрузить руководителей, снять с них часть рутинных задач и освободить время для более важных дел. Сотрудники не тратят время на выездные мероприятия и часовые тренинги. Не нужно никуда ехать или надолго отрываться от работы, для обучения достаточно 10 минут в день.
Другим преимуществом является экономия средств на проведении тренингов и семинаров. Не нужно оплачивать работу тренера, искать помещение, тратиться на командировки сотрудников из других филиалов, готовить раздаточные материалы и оплачивать кофе-брейки.
Сотрудники, которые обучаются в комфортных условиях, лучше запоминают информацию, так как не тратят время на адаптацию. При автоматизации обучения все курсы находятся в мобильном телефоне. Если человек захочет вернуться к пройденному материалу или получить больше информации, корпоративная база знаний в приложении поможет сделать это моментально — достаточно взять в руки телефон.
Кроме того, с помощью автоматизации можно одновременно обучать практически любое количество сотрудников. Достаточно один раз создать курс, и можно давать доступ к нему любому количеству человек. Это особенно удобно для крупных компаний, которым часто приходится выбирать, сколько человек в месяц они могут обучить.
Как автоматизировать обучение сотрудников
Первый шаг — выбор программного обеспечения (LMS). От него зависит, как много функций получится передать автоматике и насколько удобным будет процесс обучения для всех сторон.
К примеру, бесплатные LMS позволяют сэкономить на приобретении ПО, однако часто для работы с ними требуется программист или целая команда. В этом случае экономия оборачивается еще большими тратами. К тому же, часто функционал таких программ сильно ограничен и не позволяет автоматизировать все нужные задачи. Среди популярных бесплатных LMS: Moodle, ATutor, ILIAS и другие.
Платные платформы для обучения требуют бюджет на их приобретение. Однако у таких LMS гораздо больше возможностей, а для работы с ними часто достаточно одного человека.
Рассмотрим возможности современных LMS на примере платформы «Эквио».
- Средний срок внедрения платформы составляет 1-2 недели, но можно сократить это время до 1-2-х дней.
- Сервис работает на компьютерах и смартфонах на Android и iOS.
- Есть встроенный редактор для создания обучающих видеороликов.
- Видеотека позволяет хранить неограниченное количество видеоуроков.
- Помимо видео можно загружать PowerPoint презентации, PDF файлы и материалы в форматах doc, xls, pdf, pptx, jpeg.
- Есть встроенный редактор лонгридов.
- Платформа поддерживает курсы в формате SCORM 1.2 и 2004.
- Тесты и задания проверяются автоматически.
- Корпоративная база знаний, загруженная в приложение, доступна в офлайн режиме, благодаря чему нужные документы всегда под рукой.
- Администратор может предоставлять разные уровни доступа для разных сотрудников.
- Можно создавать интерактивные каталоги HTML 5.
- Список контактов сотрудников позволяет позвонить или написать письмо через приложение.
- В мобильном кабинете руководитель режиме онлайн видит все результаты своих подчинённых, может начистить или снять баллы.
- Администратор получает отчеты об обучении в формате XLSX, при желании их можно выгрузить.
- Обучение может включать элементы геймификации, есть магазин бонусов.
- Встроенный Zoom позволяет проводить видеоуроки, использовать записи и получать отчеты по присутствующим.
Узнать больше о возможностях, которые предоставляет «Эквио», и получить бесплатный демо-доступ к полнофункциональной версии платформы можно, заполнив заявку.
После выбора платформы для автоматизации обучения нужно создать контент. Можно приобрести готовые курсы и загрузить их на платформу или создать самим. Например, в «Эквио» создание урока занимает несколько минут. Достаточно записать короткое видео с экспертом и добавить в него задания для проверки.
После этого останется продумать систему тестирования для контроля усвоения знаний. Можно добавить рейтинги учеников и бонусы для лучших сотрудников.
* * *
Автоматизация обучения помогает компании экономить бюджет и время сотрудников. Чем больше рутинных задач будет выполнять программное обеспечение, тем больше сотрудников можно обучить при минимальных затратах.
Чтобы автоматизировать процесс обучения в компании, нужно выбрать подходящую платформу. При выборе важно обращать внимание на набор функций, который она предоставляет. Кроме этого, нужно заранее решить, есть ли в компании специалист, который будет работать с платформой или ей будет заниматься сотрудник отдела HR. В последнем случае стоит выбирать максимально понятную и простую в управлении LMS.
Партнерский материал