Опасаетесь давать откровенную обратную связь руководству, потому что не хотите рисковать работой? Но если держать свое мнение при себе, то не стоит ждать улучшений от менеджера, тем более, винить его за повторяющиеся действия, которые вредят команде и подрывают ее продуктивность.
С другой стороны, у многих руководителей есть слепые «неизвестные» зоны, о которых они даже не подозревают – это то, как человек видит себя и свои действия, и то, как их воспринимают другие. Причины возникновения слепых зон могут быть разными: убеждения из прошлого, пережитый опыт, воспитание. Без сверки с реальностью эти зоны становятся темнее, и сильнее мешают выстраивать взаимоотношения с людьми. Обратная связь помогает сократить этот огромный разрыв между восприятием и реальностью.
Как помочь руководителю стать лучшим лидером
Поначалу может быть неудобно говорить менеджеру, что он делает неправильно – придется бороться со страхами, сопротивляться инстинкту, избегать разбирательств. Но с практикой и опытом станет легче. Смелость одного подчиненного вдохновит других следовать этому примеру, способствуя здоровой рабочей среде, где ценится честная обратная связь.
Вот алгоритм из четырех шагов, который позволит сделать так, чтобы ваши слова были восприняты правильно.
Шаг 1. Проверьте восприимчивость руководителя к обратной связи
Токсичные начальники не просто плохо отреагируют на замечания, они затаят обиду и будут использовать ваши слова против вас же. Такие руководители верят в иерархию власти, где обратная связь должна идти только в одном направлении – сверху вниз. Они принимают критику на личный счет, потому что она задевает эго и ставит под сомнение их авторитет. Они слепы к своим недостаткам и отказываются с ними работать. Вместо того чтобы рассматривать обратную связь как подарок, они воспринимают ее как пощечину.
Чтобы определить «уязвимость» руководителя, начните с малозначимой ситуации и понаблюдайте, как он реагирует: проявляет любопытство, хочет узнать больше или игнорирует ваше мнение. Как он ведет себя после – показывает признаки обиды или, наоборот, больше обращается к вам. После успешно пройденных первых попыток можно переходить к более важным вопросам, например, поделиться своими идеями, какие зоны для улучшения есть в вашей работе.
Не тратьте свое время и энергию на руководителя, который считает обратную связь улицей с односторонним движением. Если он не восприимчив к критике, и его действия мешают вашему развитию – это сигнал, что пора задуматься о смене команды внутри компании, если есть такая возможность, или работы.
Шаг 2. Четко сформулируйте намерение
Если вы явно их не обозначите, то за вас додумают другие – так работает человеческий ум. Намерения играют большую роль в том, как будет воспринята обратная связь. Когда вы осуждающе и категорично высказываете свое мнение, спорите и атакуете советами «как надо», руководитель, скорее всего, займет оборонительную позицию, вместо того, чтобы прислушаться к вашей точке зрения.
Когда вы подходите с намерением задавать вопросы, предлагать, высказывать опасения, искать лучшие способы для решения проблем или совместной работы, руководитель с большей вероятностью воспримет такую обратную связь положительно.
Не заставляйте руководителя гадать и додумывать – четко обозначьте свое намерение. Например, можно сказать:
- Моя цель – найти лучшие способы коммуникации, чтобы мы могли избежать недопониманий.
- Моя цель – найти лучшее возможное решение. Я хочу обсудить, как мы можем поощрять сотрудников делиться идеями.
Шаг 3. Правильно оформите сообщение
У руководителя сотни дел, большую часть его нагрузки вы даже не видите. Вы не знаете всех обстоятельств и нюансов, почему руководитель вел себя определенным образом в конкретной ситуации. Поэтому, вместо осуждения, начните с наблюдения. Проявите интерес, понимание и не делайте поспешных выводов, поскольку ваша «картинка» может быть сильно ограничена.
Формулировка, которую вы используете при обратной связи, определяет реакцию и ответ собеседника. Обвинения, жалобы или осуждающий тон никогда, как правило, не приносят желаемых результатов. Если хотите, чтобы ваши слова были хорошо восприняты, то:
- Опишите ситуацию.
- Поделитесь своими наблюдениями без осуждения и оценочного мнения.
- Укажите, как это влияет на ситуацию.
- Задайте открытый вопрос, чтобы услышать точку зрения руководителя – приглашение поделиться своим видением ситуации и предложением, что можно сделать, чтобы помочь.
Правильная формулировка = Ситуация + Наблюдение + Влияние + Открытый вопрос.
Приведу несколько примеров:
Вместо: «Вам плевать на наши идеи».
Скажите: «Во время общей встречи вчера вы просили команду высказать свое мнение по поводу Х (ситуация). Однако я заметил, что всякий раз, когда кто-то делился точкой зрения, которая не соответствовала исходной идее, вы отклоняли их предложение, не изучая его детально (наблюдение). Такая реакция на идеи заставляет команду чувствовать, что их мнения не имеют значения. Они будут демотивированы, и в следующий раз не будут высказываться (влияние). Как мы можем поощрять сотрудников открыто высказываться и оспаривать идеи, чтобы найти лучшее из возможных решений?» (открытый вопрос).
Вместо: «Вы не доверяете нам больше ответственности».
Скажите: «Я хочу обсудить распределение работы и ответственности в команде (ситуация). Я заметил, что у вас всегда слишком много дел в течение дня. В то же время команда более чем готова взять на себя дополнительные обязанности (наблюдение). Отсутствие возможности брать на себя больше ответственности мешает команде расти, а выполнение всей работы самостоятельно истощает вас (влияние). Что, по вашему мнению, мы можем сделать, чтобы завоевать ваше доверие, и вы могли делегировать больше задач команде?» (открытый вопрос).
Вот еще несколько рекомендаций, как оформить обратную связь:
Что делать:
- Будьте уважительны и вежливы.
- Запрашивайте мнение или совет руководителя. Это вызовет заинтересованность в решении проблемы.
- Используйте паузы. Дайте время обдумать информацию.
- Обдумайте заранее, что вы хотите сообщить руководителю. Иначе можно сказать вещи, о которых позже будете жалеть.
Чего не делать:
- Не указывайте другим, как выполнять их работу.
- Не обсуждайте личность или характер руководителя. Сосредоточьтесь на конкретных действиях.
- Не стоит быть категоричным, не зацикливайтесь на одной точке зрения. Будьте гибкими.
- Не предполагайте, что вы обладаете полной видимостью ситуации.
Шаг 4. Давайте обратную связь лично
Да, можно отправить email, сообщение или позвонить, но личная встреча делает диалог более эффективным. Невербальные сигналы имеют такое же значение, как и слова: взгляд, жесты рук, движение тела. Открытые позы могут многое рассказать о вашем намерении и направить разговор в позитивное русло. Язык тела руководителя может намекнуть на то, как он воспринимает информацию – это полезный сигнал о том, стоит ли продолжать или отложить разговор.
Готовясь к встрече с руководителем, настройте себя на передачу положительных вибраций – открытость, честность, уверенность в себе. Закрытые позы и осуждающий тон вряд ли помогут донести до руководителя задуманное и воспринять вашу обратную связь конструктивно. Ведите беседу непринужденно и уважительно.
Также читайте: