Все чаще у современного предприятия, независимо от его размера, встает вопрос о сокращении затрат, а вернее об увеличении прибыльности. Обычно, компании сразу начинают оптимизировать количество людей и экономить на расходах. Это сделать не так сложно. Сокращаем количество рабочих мест и вводим жесткие ограничения на траты. Практика показывает, что это быстрый способ. Но дает результат только тогда, когда вы к нему прибегаете нечасто. Что ж теперь не экономить, спросите вы?
Конечно экономить! Оптимизировать расходы надо. Анализировать их и сравнивать с прогнозом – это должно быть частью корпоративной культуры или даже частью ДНК вашей компании. Отслеживать количество людей в той или иной функции, или процессе тоже необходимо для эффективной работы предприятия. Особенно, если вы понимаете, что у соседа с похожей компанией, людей меньше, а доход больше.
Меня, как финансиста со стажем работы в крупных международных корпорациях, часто спрашивают о передовых методах экономии. Где взять волшебную таблетку и начать быстро меньше тратить? По опыту – одного метода не существует, Нужно каждый раз подходить к задаче креативно. Есть некая эволюция сознания в процессе борьбы с лишними затратами.
Этап первый, базовый: дисциплина
Не буду подробно останавливаться на этом методе, так как он известен, описан во многих учебниках и требует в основном дисциплины. Это метод бюджетирования, тщательного отслеживания расходов и доходов. Так же этот метод предполагает базовое знание того, что стоит за цифрами, какие процессы или оборудование. Таким методом пользуются практически все предприятия, но это не сокращение затрат, а оптимизация. В основном, этот процесс помогает приучить организацию к более бережному отношению к ресурсам: деньгам, людям, оборудованию и т. д.
Этап второй: реальная экономия
А вот что делать, когда провели уже несколько попыток сократить штатные единицы. Даже чая покупать в офис стали меньше. Частично, это удалось в долгосрочном периоде, но в целом вы результатом не довольны? То есть, а воз и ныне там...
Выход есть – посмотреть, где можно сэкономить по-другому, со стороны скрытых расходов и недополученного дохода. Существует много методов выявления скрытых расходов, но один из них можно легко воплотить в компании любого размера и типа, с любым типом управления.
На данном этапе развития нашей экономики, скорее всего многие предприятия уже научились контролировать расходы, анализировать и делать выводы, почему прибыльность увеличилась или упала. Однако это не гарантирует успех в плане роста прибыльности и эффективности.
Наверняка и на вашем предприятии существует регулярная встреча, где вам или уже вашему заместителю монотонным голосом рассказывают, что расходы по статье Х выросли на У по тому-то. В этот момент важно остановиться и начать задавать вопрос почему. Эмпирическим путем доказано, что после пяти почему, ты доходишь до истины или до первопричины. Иногда совершенно стандартные вещи, могут дать неожиданный результат. Помощником вам может стать любопытный сотрудник, в нашем случае финансист (экономист или финансовый бизнес партнер).
Давайте рассмотрим на конкретном примере из практики, кто такой любопытный сотрудник.
Ситуация: небольшой медицинский центр в Москве. В ноябре против октября произошло небольшое снижение прибыльности.
После 3-4 вопросов почему, ситуация прояснилась: был краткосрочный сбой в электросети, который бы и не заметили, если бы по его итогам не вышли из строя элементы (блоки питания) оборудования медцентра, и это не повлияло бы на несколько показателей, например недополученная выручка (пришлось отменить несколько визитов клиентов, так как оборудование не работало) и простой оборудования (нет электричества).
Пообщавшись с медперсоналом и штатным электриком, наш любопытный финансист узнал, что прошла неделя после перепада напряжения, а оборудование УЗИ до сих пор не работает – запчасть нужно везти из Германии.
Любопытство привело нашего героя к производителю оборудования, а потом и к специалистам по бесперебойному питанию. Выяснилось, что в России краткосрочные проблемы с перепадом электроэнергии случаются практически ежедневно. Просто обычные пользователи их не замечают так как лампочки от краткосрочных (50 миллисекунд сбоев), не моргают, а современное «нежное» импортное оборудование к таким перебоям не приспособлено. И, как следствие, каждый квартал либо аппарат УЗИ, либо кардиограф или центрифуга простаивает от 3 до 10 дней.
Финансист предложил генеральному директору обеспечить защиту критичного и дорогостоящего медицинского оборудования через источник бесперебойного питания, который защитит от перебоев в сети. В результате простоев нет, оборудование работает, клиенты получают услуги по предварительной записи.
Так кто такой любопытный сотрудник? Это человек, который с одной стороны понимает как устроена компания, основные процессы, KPI и направления развития, с другой – любит и умеет задавать вопросы, пытается докопаться до истины, стремиться узнать что-то новое и интересное. В этом стремлении ему может помочь открытость, умение вести диалог и в целом позитивное отношение.
Причем тут позитив? Дело в том, что этот сотрудник должен добывать информацию, которая, казалось бы, не относится напрямую к его сфере деятельности. То есть, у его коллег нет обязанности делиться ей с ним. А как известно позитивное отношение, улыбка, умение слушать способствуют хорошим взаимоотношением и, как следствие, получению информации.
Этап третий: предотвращение проблем
После хорошего начала и когда вы уже стали гуру в вопросе «Почему», следующий шаг это не только постфактум находить потери, но и научить организацию прогнозировать потери и при возможности их уменьшать. При помощи предиктивной аналитики предотвращать ненужные траты.
Сейчас нет проблем найти «умный» прибор практически для любой области.
В нашем реальном примере, собственник, прислушался к совету нашего любознательного сотрудника, и при помощи приложения (EcoStruxure IT) на мобильном телефоне, его управляющий один раз в неделю тратит 3 минуты на просмотр аналитики по проблемам в перебоях сети и о будущих, потенциально возможных проблемах, связанным с выходом источника бесперебойного питания (ИБП) из строя, возможным простоем и т. д. Все, что для этого требовалось сделать – это подключить ИБП к сети интернет и добавить ИБП в личном кабинете приложения управляющего клиникой.
Все признают, что будущее за цифровыми технологиями. Но если у ваших работников будет отсутствовать любопытство, никакие навороченные инструменты не помогут, он будет видеть сухие факты без желания разобраться, познать и найти что-то новое. Без заинтересованности в текущих процессах, будущих технологиях и потенциальных возможностях, нельзя идти в ногу со временем, работать над «правильной» эффективностью и, как следствие, экономить.
Мой опыт показывает, что любопытство – необходимый фактор для снижения расходов и открытия потенциальных возможностей. Нанимайте любопытных!
Фото: Unsplash