Время — один из самых ценных ресурсов в современном мире, особенно для бизнеса. Однако часто его значительная доля уходит на рутинную работу с бумагами. Чтобы оптимизировать работу с документами можно использовать различного рода сервисы, которое помогут решить конкретную бизнес-задачу.
1. GoogleDocs / Яндекс.Документы – редактировать документы вместе с коллегами
Сервисы от Google и Яндекс предоставляют бесплатные веб-аналоги Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С их помощью удобно совместно работать над текстами, презентациями и таблицами: нет множества файлов с разными версиями документа, все сохраняется в облаке, изменения видны всем. Инструменты доступны всем, у кого есть аккаунт.
Стоимость: бесплатно.
2. Ilovepdf – редактировать PDF
Чтобы внести правки в PDF-файл необходим доступ к исходному документу в инструменте, где он был создан. С помощью этого веб-сервиса можно сжимать файлы для отправки по почте или в мессенджерах, удалять и добавлять отдельные страницы, разделять и совмещать файлы.
Стоимость: бесплатно.
3. Doczilla – составить документ по шаблону
Правильно написать заявление или составить претензию к контрагенту поможет конструктор документов. Сервис включает десятки шаблонов с возможностью редактирования различных документов: договоров, доверенностей, заявлений, протоколов. Они составлены профессиональными юристами, которые специализируются в самых разных отраслях бизнеса.
Стоимость: от 1000 рублей, также есть несколько бесплатных шаблонов.
4. Contract – проверить договор на риски
При «ручной» проверке договоров высок риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, легко можно упустить нежелательные формулировки: штрафы, неудобные сроки оплаты, отчуждение интеллектуальных прав и ограничения ответственности.
Сервис от компании Embedika на основе ИИ разработан совместно с порталом «Гарант» и юридическим департаментом Siemens. Он подсвечивает для сотрудника пункты договора, на которые следует обратить внимание, а также дает рекомендации по изменению формулировок.
Стоимость: бесплатно.
5. DBrain – распознать PDF документы
Нейросеть помогает распознать данные из 23 разных типов документов, сохраненных в формате PDF. Среди них: паспорт и загранпаспорт, водительское удостоверение, СНИЛС, ИНН, СТС, ПТС, банковские карты, полисы ОМС и многие другие. Алгоритм очищает изображение от искажений, выравнивает страницу документа и быстро извлекает данные из файла. Сервис может быть интегрирован с любой современной системой электронного документооборота.
Стоимость: бесплатный тестовый доступ.
6. «Диадок» – быстрый обмен электронными документами с контрагентами
Сервис экосистемы «Контур» поможет вести всю цепочку документооборота: создавать и отправлять документы, получать их и подписывать, проводить сверку взаиморасчетов. Сервис подходит всем юридическим лицам, в том числе ИП. Благодаря обширной клиентской базе можно большую часть документов с контрагентами перевести в электронный формат.
Стоимость: все входящие документы бесплатно, тарифные пакеты от 250 исходящий документов — 7,6 рублей за документ.
7. Nopaper – подписание документов в один клик
Удобный сервис обмена документами для ИП и физических лиц, есть возможность работать с фрилансерами. Внутри сервиса можно бесплатного создать подпись УНЭП и подписывать документы со смартфона. Преимуществом сервиса является мультиплатформенность — работать в нем можно как с телефона, так и с ПК.
Стоимость: от 6750 рублей.
8. «Крипто» – подписать цифровую версию документа
С помощью облачного сервиса экосистемы «Контур» можно быстро подписать документы, не требующие моментальной отправки контрагенту. Поставить электронную подпись можно на файлы различных форматов: PDF, Word, Excel, сканы и фото. Электронная подпись подтверждает авторство и защищает подписанный документ от внесения изменений.
Стоимость: бесплатно.
9. Collato – быстро узнать о характеристиках продукта
Инструмент на основе ИИ помогает искать данные о продуктах во всех внутрикорпоративных системах — находят релевантную информацию и объединяют ее в единый файл. Например, можно быстро создать документ с бизнес-требованиями к продукту или руководство для пользователя. А также подготовить краткие отчеты по встречам, исследованиям клиентов или просто объемным документам. Из минусов — сервис поддерживает только английский язык.
Стоимость: бесплатно.
10. «Финолог» – вести финансовый учет и выставлять счета
Сервис помогает управлять закупками, продажами и предоставлением услуг. Он упрощает работу с поступлениями и списаниями, оптимизирует выставление счетов и актов. Кроме финансового документооборота сервис предлагает аналитику расходов и доходов. С помощью сервиса можно отслеживать данные с разных банковских счетов: распределять их по проектам, прогнозировать кассовые разрывы и считать рентабельность.
Стоимость: 14 дней тестовый период. Далее от 2499 рублей в месяц.
Читайте также: