Существует мнение, что если что-то работает, лучше это не трогать. Так ли это на самом деле? На примере крупного IT-провайдера облачных хранилищ разберемся, зачем менять привычные рабочие инструменты, если они работают.
В этой статье – итоги беседы с Дмитрием Щегольковым, руководителем клауд-команды LINXdatacenter, который внедрил Kanban-метод в рабочий процесс и плавно перевел компанию на новый инструмент визуализации рабочих процессов.
Коротко про LINXdataceter
У международной IT-компании есть несколько основных векторов работы:
- Два центра обработки данных в Москве и в Санкт-Петербурге.
- Облака по продаже вычислительных ресурсов на базе этих двух дата-центров.
Также есть прикладные отделы, без которых компания не может существовать, – бэк-офис, бухгалтерия, юристы и пр.
Первое направление существует уже более 15 лет, и почти вся работа в нем завязана на техническо-инженерной части с полностью выстроенным рабочим процессом.
Второе направление по продаже облаков, хоть и существует 8 лет, долгое время было не в приоритете. Но за последние пару лет в компании сменился вектор, и было решено развивать эту сферу.
Проблема в том, что в компании сформировалась определенная модель работы с задачами и сотрудникам было сложно адаптироваться к новым методам. Все новое приживается не сразу, особенно, если есть сформировавшийся рабочий процесс.
Но там где изменяется вектор — изменяются и привычные подходы. Развитие нового направления требовало перемен. Гибкость, тестирование гипотез, постоянная генерация идей. Так рассуждал новый руководитель облачной команды, который пришел в этот самый период.
«В первую очередь мы хотели разобраться в разрозненных действиях подразделений и вместе с командой ответить на вопрос: “Что мы делаем и для чего”. Это была первая причина перейти на канбан», – комментирует Дмитрий Щегольков, руководитель клауд-отдела LINXdatacenter.
От хаоса в коммуникациях к упорядоченным процессам
Основная сложность, с которой столкнулась команда LINXdatacener в самом начале, заключалась в отсутствии выстроенной системы ведения задач. Не было прозрачности в рабочих процессах. Сотрудники вели переговоры по почте или в чатах. Из-за того, что не было визуализации рабочих процессов — невозможно было определить, кто за что отвечает, какой заказчик в приоритете, какая выгода у компании от сделки.
«И тут же вытекает вторая причина перейти на канбан-инструмент — свести все коммуникации по задачам в одном месте и сделать этот процесс прозрачным», – говорит Дмитрий Щегольков.
Часто случалось такое, что компания бросала все силы на выполнение заказа, а в итоге заказчику нужно было совсем другое. Сделка срывалась, но тратились силы, время и деньги. Команда занималась задачами, которые не приносили ценности в перспективе. Не было четкой линии связи между заказчиком и исполнителем. Такие случаи часто происходили, потому что у нового направления не был настроен рычаг коммуникации с заказчиком.
Клауд-команде хотелось структурировать задачи таким образом, чтобы исполнители могли работать над понятными задачами, а заказчики могли видеть, как продвигается работа.
«Это была третья причина внедрить новый инструмент управления и коммуникации. Он позволил бы получить баланс между ожиданиями заказчика и тем, что мы можем ему предоставить», – Дмитрий Щегольков.
От слов к действию. Внедрение Kaiten в рабочие процессы LINXdatacenter
После проделанной работы и анализа проблем клауд-команда решила, что нужно внедрять новый инструмент для визуализации рабочих процессов. Решили использовать Kaiten, потому что в нем есть все функции для работы по Kanban-методу. Дополнительным аргументом в пользу Kaiten стало то, что это качественный продукт, который создают российские разработчики.
Начали вводить Kaiten с одного отдела, попутно подключая другие. Первым был клауд-отдел, который отвечает за развитие нового направления. Перенесли все процессы на цифровые доски, чтобы все задачи находились в одном месте. И постепенно все процессы из клауд-отдела перешли в новый таск-трекер.
Следующими стали продуктологи, которые отвечают за формирование внутренних заказов для технической команды. Таким образом, пути коммуникаций стали плавно налаживаться.
Со временем, пользу от Kanban-метода заметило руководство. Ему стало наглядно видно, над чем работают отделы, на что тратится время и ресурсы. Когда все процессы находятся в одном месте, гораздо легче понять, чем занят каждый из сотрудников.
«Благодаря визуализации в Kaiten появилась возможность собрать все задачи в одном месте. Это было важно для получения статистики. Если есть цифры и графики — становится легче обосновывать свои действия перед руководством. Это стало четвертой причиной, почему все больше отделов переходило в Kaiten».
Организация технических процессов в Kaiten
Для начала создали простую визуализацию, чтобы сотрудникам было легче адаптироваться. Доска в Kaiten состояла из колонок «бэклог», «в работе» и «готово». Также добавили деление доски на дорожки по исполнителям, чтобы каждый из сотрудников видел объем своей работы и мог расставлять приоритеты по задачам. Это выглядело так:
Пример доски клауд-команды. Задачи размыты, имена вымышлены, но суть понятна – есть три колонки и дорожки по исполнителям. Все просто.
На первых этапах у команды возникали сложности с пониманием сути Kanban-метода. Сотрудники создавали карточки с большим объемом работы на 2-3 месяца. Клауд-команда со всем пониманием относилась к переменам, поэтому помогала сотрудникам на всех этапах адаптации.
«Постепенно задачи стали уменьшаться, люди стали понимать, как их лучше декомпозировать, чтобы они и не висели на доске месяцами, и при этом был понятен прогресс. То есть появилась культура ведения задач», – говорит Дмитрий Щегольков.
График динамики изменения времени цикла. Наконец-то в компании смогли собирать данные.
С переходом в Kaiten у технической команды появилась возможность собирать статистику. С помощью нее появляется возможность корректировать и ограничивать количество уже начатой работы (wip-лимиты). Клауд-команда хотела прийти к тому, что в работе будет только такое количество задач, которое сотрудники смогут выполнить точно в срок.
«И это пятая причина — установить лимиты, выполнять только действительно нужную работу и доводить ее до конца», – Дмитрий Щегольков.
Годовой срез работы по Kanban-методу в Kaiten
В процессе перехода на новую систему визуализации, команда LINXdatacenter определила для себя несколько основных задач:
- Понять, как устроены рабочие процессы и как их оптимизировать.
- Наладить инструмент коммуникации между заказчиком и исполнителем.
- Перенести рабочие процессы в единое пространство.
- Сделать процессы прозрачными, чтобы получать точные отчеты о работе.
- Создать прозрачную и понятную рабочую систему, где каждый из сотрудников компании поймет, за что он отвечает и на каком этапе находится.
Дмитрию удалось внедрить новый метод визуализации в компании, которая более 8 лет работала по привычной схеме. Техническая команда оптимизировала рабочие процессы, которые упрощают жизнь не только исполнителям, но и заказчикам.
Вместе с облачной командой на Kaiten начали переходить другие отделы. Появились пути коммуникаций, вместо чатов и почты – единое пространство, где видны все взаимодействия между разными отделами.
«Сейчас мы имеем, как минимум, понятное окружение работы нашего подразделения — на доске видны все задачи, все заинтересованные лица точно знают, кто чем занимается, и когда работа будет выполнена.
Прозрачность в постановке задач и понятная приоритизация помогает не нагружать команду бесконечным потоком задач, которые не имеют достаточного обоснования в плане целей и приоритетов. Надеюсь, что дальше все наши подразделения полностью перенесут свою работу в Кайтен, — сначала они настроят в нём свои локальные процессы, а затем мы объединим в одной системе работу всей компании.
Самое важное и ключевое – связать задачи бизнеса с финальными инженерными трудозатратами. И инструмент этому способствует», – Дмитрий Щегольков, руководитель клауд-отдела LINXdatacenter.
Узнать больше о Kaiten и попробовать сервис бесплатно можно на официальном сайте
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «Кайтен Софтвер» ИНН 7714426252 Erid: Kra244vHH
Читайте также: