С 1 января заполнять транспортные накладные можно будет в электронном виде. Год назад завершился эксперимент Минтранса по использованию электронных транспортных накладных. В нем принимали участие крупные компании-перевозчики, поставщики решений и операторы электронного документооборота, в том числе и компания «Такском».
Эксперимент показал, что цифровизация транспортного документооборота полностью оправдана, так как серьезно сокращает время оформления документов и издержки, связанные с бумажными носителями.
До конца года регуляторы планируют утвердить форматы электронных транспортных документов (электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости, формат электронного заказа-наряда) и правила их оформления, а также запустить несколько пилотных проектов. Предполагается, что на начальном этапе использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) будет добровольным, но это не значит, что не нужно готовиться заранее.
Чем различаются электронные счета-фактуры и ЭТрН
К электронным счетам-фактурам бизнес уже привык. Во многом это произошло благодаря внедрению маркировки, прослеживаемости и тому, что крупнейшие компании все больше предпочитает электронный документооборот. Но в отличие от счетов-фактур в использовании электронных транспортных накладных есть некоторые нюансы, к которым следует быть готовыми.
- Количество подписантов. У электронного счета-фактуры их, как правило, два. У транспортной накладной, минимум, три: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. В случае, когда в пути происходит замена перевозчика или место назначения груза, количество сторон, подписывающих документ, увеличивается.
- Учетные системы. В случае электронных накладных к стандартным учетным системам, использующимся на предприятии, добавляются складские программы и специализированное логистическое ПО.
- Еще одной особенностью ЭТрН является использование автономных устройств (терминалов, смартфонов, планшетов), так как у некоторых участников транспортного электронного документооборота (водителей, сотрудников склада), нет доступа к персональному компьютеру.
Как происходит оформление ЭТрН
Грузоотправитель формирует накладную, подписывает ее и передает перевозчику.
При первичной отправке документа ему присваивается уникальный номер, с помощью которого накладную можно отследить на протяжении всего пути, а электронная подпись придает документу юридический статус.
Перевозчик, в свою очередь, принимает накладную, подписывает ее и доставляет груз. При приемке груза накладную, если нет расхождений, со своей стороны подписывает грузополучатель, а водитель фиксирует доставку груза.
Эта схема может меняться в случае замены водителя, доставки груза частично, смены места доставки и т.д. Все подобные сценарии были отработаны в процессе эксперимента Минтранса.
Преимущества электронной транспортной накладной
В первую очередь электронные транспортные накладные призваны облегчить жизнь крупным торговым и логистическим компаниям, через которых проходит большой поток документов. Среди основных преимуществ ЭТрН можно выделить следующие:
- Снижение издержек и рисков компаний при потере документов в пути. Электронный документ хранится в системе, его невозможно потерять.
- Экономия времени штатных сотрудников, бумажные документы вносятся в учетные системы вручную, в то время как машиночитаемые форматы подгружаются автоматически.
- Возможность отследить груз на всех этапах маршрута.
- Удобство хранения, поиска и мгновенного предоставления документов по требованию госорганов.
Чек-лист для подготовки к использованию ЭТрН
- Во-первых, необходимо собрать рабочую группу, в которую войдут не только IT-специалисты и руководители, но и сотрудники, участвующие в процессе документооборота.
- Во-вторых, нужно описать и оценить процессы. Как правило, этапы прохождения электронного документа совпадают с этапами согласования и подписания бумажной версии.
- Выбрать технические решения для работы с электронными транспортными документами. Сюда входят решения для работы офисных сотрудников (бухгалтерия, логисты), а также мобильные решения для сотрудников без доступа к ПК (экспедиторы, сотрудники складов).
- Обеспечить всех сотрудников, задействованных в электронном документообороте, электронными подписями от аккредитованного удостоверяющего центра.
- Дополнить учетную политику компании пунктом про электронные документы. Определить права доступа и подписи для всех участвующих в процессе сотрудников.
- Провести пилотный проект для тестирования решений и отладки всех процессов.
Как и любой другой проект по внедрению в компании новых технологий, переход на электронный транспортный документооборот требует участия экспертов с опытом реальных внедрений.
Сотрудники компании «Такском» готовы проконсультировать по всем вопросам, подобрать оптимальные решения для ЭДО, обеспечить сотрудников электронными подписями и оказать помощь в реализации проекта.
Партнерский материал
Читайте также: