В настоящее время стремительно развивается автоматизация процессов производства, продаж, создаются тысячи разных отчетов, но и сейчас управление складом и мотивирование работников остается одной из сложных задач логистики. Для сокращения издержек компании, увеличения прибыли и оборота необходима оптимизация цепочки поставок, и ключевое звено здесь — складской комплекс.
Большинство организаций испытывают нехватку обученного складского персонала, наблюдается большая текучка — редко люди, особенно молодые, задерживаются на такой работе больше одного-двух лет.
Очень часто сотрудникам складов предлагаются размытые системы мотивации, не отражающие действительного выполнения заданий. На большинстве, известных мне, предприятий оплата сотрудникам складов производится по двум принципам:
- Оплата труда у всех сотрудников одинаковая. При этом премиальная часть выплачивается на основании общих показателей по предприятию.
- Оплата труда разная за счет введенного KPI, но при этом отсутствуют четкие показатели увеличения или уменьшения премиальной части.
В первом случае мотивация сотрудников не требует выполнения ежесменных заданий, и не развивает чувства ответственности и инициативности. Сотрудники выполняют свои функции, но не стремятся к улучшению показателей своей работы и рассчитывают на выполнение общих показателей. Как правило, это приводит к недовольству клиентов простоями транспорта на складах и авральным отгрузкам в конце отчетного периода.
Во втором, сотрудники стремятся к более быстрому выполнению своих обязанностей, но при начислении заработной платы руководителю приходится дополнительно объяснять — почему один сотрудник получил больше другого. При этом неизбежно возникает «обида» и, как следствие, текучка кадров. В обоих случаях происходит замедление рабочих процессов.
Для решения этой проблемы мы разработали комплексную оценку складских процессов по нескольким параметрам деятельности. Как известно, основными показателями работы склада являются:
- своевременность отгрузки;
- своевременность приемки.
В нашем случае склад состоит из двух подразделений: склада сырья и склада готовой продукции, но эти показатели являются ключевыми для обоих участков. Приемка сырья неразрывно связана с производством, а приемка готовой продукции с ее отгрузкой потребителям.
Своевременность приемки
Согласно учебникам — это процент транспортных средств, которые склад успел принять в пределах определенного временного норматива. В нашем случае, в качестве норматива используем объем принятого сырья и готовой продукции.
Норматив рассчитывается ежесменно, с учетом производства и простоя оборудования на ремонт. Полученное сырье необходимо промаркировать, и подготовить его к передаче на производство, а готовую продукцию разместить согласно схеме хранения. Маркировка сырья, размещение продукции на складе и задача в производство осуществляется с помощью разработанной с учетом нашей специфики ERP-платформы.
Для расчета KPI по своевременности приемки необходимо учитывать факторы равномерности и стабильности поставок. Поэтому, в случае отсутствия или маленького объема поставок, недостающий объем добавляется до 100% при выполнении других показателей.
Своевременность отгрузки
Это процент транспортных средств, которые склад успел отгрузить в пределах определенного временного норматива, но, как и с приемкой, необходимо учитывать различные факторы.
Отгрузка считается своевременной, если при отгрузке сырья были выполнены сменные задания, а при отгрузке готовой продукции сотрудники склада уложились в определенное временное окно. Для отгрузки продукции установлены следующие нормативы — 4 часа для грузового автомобиля и 6 часов для вагона.
За это время нужно успеть подготовить транспорт для погрузки, определиться с местом погрузки, проверить груз, загрузить ТС, оформить документы, и отправить груз в рейс. Конечно, и в этих операциях помогает ERP-платформа, но для разработки этих нормативов учитывался фактор выполнения плана по отгрузке продукции.
Нельзя принимать нормативы, если при этом однозначно не может быть выполнено плановое задание. Эти нормативы учитывают и остановку погрузки для приемки на склад продукции с производства. Показатель приемки, в нашем случае это тонны, рассчитывается ежесуточно для каждой смены с учетом объема производства.
В расчете KPI участвуют только автомобили и вагоны, на которых продукция находится на складе, а также автомобили, прибывшие в пределах ограничения на количество автомобилей. При расчете KPI участка отгрузки готовой продукции учитываются два показателя: временной и объемный норматив.
Личная мотивация работников склада
Для личной мотивации рассчитывается коэффициент качества, который учитывает точность выполнения заявок, выполнение сменных заданий, не связанных с количественными показателями, выявленные случаи повреждения продукции и прочее.
Например, точность выполнения заказа не должна быть менее 100%, ведь сейчас, имея автоматизированную систему учета, ошибиться при отгрузке сложнее, чем сделать все согласно заявке клиента. Если показатель качества соответствует установленным на складе требованиям, значит работник заслужил дополнительную часть премии.
Конечно, это не все факторы которые возможно и необходимо учитывать при расчете коэффициента трудового участия, но введение даже этой системы оценки труда, позволило существенно уменьшить текучку кадров. За последние три месяца уволился один сотрудник из 103 работающих, ранее доходило до 8-10 человек. На 30 минут уменьшилось среднее время простоя автомобилей под погрузкой, и повысилась заинтересованность работников. Работники склада, видя итоговые цифры отчетов, прекрасно понимают разный уровень вознаграждения, и это их мотивирует.
В заключении хотелось бы отметить, что введение KPI позволяет не только контролировать выполнение основных показателей, но и является «лакмусовой бумажкой» для руководителя склада. При невыполнении показателей в первую очередь руководитель должен задуматься о том, что необходимо изменить, чтобы и сотрудники остались довольны своей работой, и собственники бизнеса полученными результатами.