Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп
Кадровый учет – это элемент любого бизнеса: если в компании есть хотя бы один сотрудник, то значит должны быть кадровые документы, и эти документы должны быть составлены правильно. До 2014 года работодателей мало интересовало наличие и состояние кадровых документов, так как максимальный штраф за их отсутствие или ошибки в них составлял 50 тыс. рублей. Но с 2014 года Государственная инспекция труда (ГИТ) начала штрафовать за каждое нарушение, и суды ее поддержали. Так услуги кадрового аудита начали набирать популярность. Как кадровый аудит поможет работодателю избежать многомиллионных штрафов? Разберем этот вопрос.
Из данной статьи вы узнаете:
- Какова цель проведения кадрового аудита компании.
- Какова методика проведения кадрового аудита.
- Кому поручить проведение кадрового аудита.
Цель проведения кадрового аудита компании
Как-то после выступления на одном из мероприятий, проводимых КСК групп, ко мне подошел клиент и сказал: «Не понимаю, зачем проводить кадровый аудит, тратить на это время и деньги, если можно просто договориться. Вот у нас все хорошо, мы «дружная семья», все сотрудники работают вместе уже больше десяти лет, и у нас нет проблем». Через четыре месяца после этого разговора, к нам в компанию обратился тот же клиент с запросом на проведение кадрового аудита. Причиной стал конфликт между ним и его заместителем, который пригрозил подать жалобу в трудовую инспекцию. И руководитель понимал, что такая жалоба обернется ему крупным штрафом, так как документация по кадрам в компании почти не велась.
Трудовые споры, злоупотребления со стороны работников, штрафы, постоянные проверки различных контрольных органов (ГИТ, прокуратуры, налоговой инспекции), – все это последствия ненадлежащего ведения кадрового учета. От данных рисков не застрахован ни один работодатель. Избежать опасности поможет кадровый аудит предприятия.
Кадровый аудит – это услуга, направленная на защиту интересов бизнеса, и главной ее целью, является минимизация рисков штрафных санкций. Кадровый аудит компании поможет:
- Выявить ошибки в документообороте.
- Исправить выявленные нарушения.
- Подготовиться к проверке трудовой инспекции, прокуратуры.
- Минимизировать судебные конфликты с работниками.
- Оценить профессиональных уровень работника отдела кадров.
- Оптимизировать делопроизводство в отделе кадров.
Методика проведения кадрового аудита
Одной из услуг, оказываемых КСК групп, являются услуги кадрового аудита. Поэтому методику выполнения проверки опишем на нашем примере.
В ходе кадрового аудита предприятия проверяются те документы и процедуры, которые инспектируются в рамках плановой или внеплановой проверки ГИТ. Кадровый аудит бывает нескольких видов:
- Сплошной. Проверка документов по организации и по всем сотрудникам.
- Выборочный. Проверка документов по организации и по определенному количеству сотрудников – десяти, тридцати, пятидесяти или иному количеству.
Вид проверки зависит от количества сотрудников компании и цели аудита. Так, например, если в компании работает более 400 сотрудников, то целесообразно провести выборочную проверку, так как проведение сплошного кадрового аудита будет связано с высокими трудозатратами.
Кадровый аудит как услуга включает в себя следующее содержание:
- Проверка локальных нормативных актов.
- Проверка документов по организации.
- Проверка документов на сотрудников компании.
- Проверка работы с персональными данными.
- Проверка правильности применения профессиональных стандартов.
- Проверка правоустанавливающих документов на предмет установления права подписи в кадровых документах.
- Предоставление консультаций.
Перечень документов, проверяемых при кадровом аудите
| Группа документа или процедуры | Наименование проверяемого документа |
| Локальные нормативные акты | – Правила внутреннего трудового распорядка – Положения: о защите персональных данных, об оплате труда, о командировках, о разъездном характере работы, о ненормированном рабочем дне – Иные акты, обязательные в силу специфике деятельности компании |
| Документы по организации | – Штатное расписание – Табеля учета рабочего времени – Графики работ/сменности – График отпусков – Приказы по основной деятельности: о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, за ведение табеля учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка и другие приказы. |
| Документы по сотруднику | – Трудовой договор и допсоглашения к нему – Личная карточка работника – Трудовая книжка работника – Должностная инструкция – Заявления работника – Приказы по личному составу и другие приказы, касающиеся работника |
| Документы по персональным данным | – Согласие работников на обработку персональных данных – Приказы по персональном данным: о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, о предоставлении допуска к персональным данным и информационной базе с персональными данными |
| Декретные отпуска | – Больничные листы – Справки, заявления – Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком |
| Проверка правомерности возложения на работника материальной ответственности | – Анализ договора о материальной ответственности |
| Медицинские осмотры | – Проверка списка работников, проходящих медицинские осмотры, и корректности оформления процедуры |
| Кадровые журналы | – Книга учета движения трудовых книжек – Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них – Журнал учета выдачи направлений на медосмотр |
| Проверка правильности оформления трудовых отношений с иностранцами | – Проверка разрешительных документов – Анализ договора и иных документов |
| Иные документы и процедуры в зависимости от специфики деятельности компании |
Кому поручить проведение кадрового аудита
Кадровый аудит предприятия можно провести:
- Своими сила, поручив проверку отделу кадров, юристам.
- С привлечением внешних экспертов, заключив договор со специализированной компанией.
Конечно же, важным аспектом выбора способа осуществления кадрового аудита является стоимость поведения. Многие работодатели считают ненужным тратить деньги на данную услугу и решают провести проверку своими силами, что не всегда является правильным решением.
Если работодатель хочет получить качественную, независимую, объективную оценку состояния документации по кадрам, то лучше обратиться к внешним консультантам. Кадровый аудит своими силами может проводиться с целью определения наличия документов. Например, отделу кадров можно поручить ежеквартально проверять наличие всех приказов, табелей, договоров и наличие подписей работников на этих документах. Но анализ и проверку самих документов необходимо поручать внешним организациям, которые дадут оценку со стороны.
Вид кадрового аудита, специфика длительности компании, условия труда напрямую влияют на его стоимость: то есть цена рассчитывается по совокупности факторов. В настоящее время рынок кадрового аудита предлагает различные варианты этой услуги по разной стоимости, поэтому каждая компания может подобрать оптимальный для себя вариант. Но самое важное, что при любой цене данная услуга окупается сполна, так как по ее итогам выявляется большое количество нарушений, за которые грозят высокие штрафы.
В данной статье мы рассмотрели порядок проведения кадрового аудита. Бытует два мнения:
- Руководитель считает, что отдел кадров должен сам проводить аудит, так как его сотрудники получают за это зарплату.
- Начальники отдела кадров, директора по персоналу воспринимают аудиторов очень настороженно и боятся итогов проверки, думая, что их потом уволят.
Но все это предрассудки, которые, к счастью, уходят в прошлое. Кадровый аудит – это услуга, которая в первую очередь нужна руководителю компании и начальнику отдела кадров, так как своевременное выявление и исправление ошибок лучше, чем уплата штрафов и судебные разбирательства.
Дополнительная информация на сайте КСК групп