Количественная оценка эффективности совещаний
«Effectivness is doing the right things,
Efficiency is doing things right»
«Результативность – это делать правильные вещи,
Эффективность – делать вещи правильно»
Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло «хорошо - плохо», было «полезным - бесполезным» или «эффективным - неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.
Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то касательно совещаний, их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников, в человеко – часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?
Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:
- Цели совещания достигнуты
- Рассмотрена вся повестка дня
- Запланированная продолжительность не превышена
- Принятые решения доведены до исполнителей
- Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения
Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников…), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.
Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание, при этом качество решений, их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности (затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.
Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности совещаний, убрать явные недостатки и потери, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы из-за того, что время совещаний не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться от совещаний к своей повседневной деятельности.
Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов совещаний. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при совершенствовании совещаний, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.
С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники совещаний могут самостоятельно оценить текущий уровень своих служебных совещаний, и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию совещаний. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.
Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» и слабости совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности совещаний, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания.
Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям | |||
Вопросы по этапам совещаний |
Вес раздела |
Цена вопроса* | |
Макс. балл |
Факт. балл | ||
Организация совещаний |
0,10 |
|
|
Планируется ли график проведения совещаний на период |
|
20,00 |
|
Существует ли регламент совещаний |
|
30,00 |
|
Ознакомлены ли участники с графиком совещаний |
|
10,00 |
|
Определен ли заранее состав участников совещаний |
|
20,00 |
|
Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний |
|
20,00 |
|
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
|
10,00 |
0,00 |
Подготовка совещаний |
0,15 |
|
|
Участники заблаговременно предупреждаются о совещании |
|
30,00 |
|
Повестка дня заблаговременно направляется участникам |
|
30,00 |
|
Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам |
|
20,00 |
|
Ответственные готовят отчеты в письменном виде |
|
10,00 |
|
Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется |
|
10,00 |
|
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
|
15,00 |
0,00 |
Проведение совещаний |
0,30 |
|
|
Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается |
|
30,00 |
|
Учитывается ли время по темам повестки дня |
|
10,00 |
|
Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга |
|
20,00 |
|
Ответственные и выступающие всегда предлагают решения |
|
20,00 |
|
Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят |
|
20,00 |
|
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
|
30,00 |
0,00 |
Завершение совещаний |
0,15 |
|
|
Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании |
|
30,00 |
|
Протокол утвержден и разослан на текущем совещании |
|
30,00 |
|
Что делать по протоколу после совещания, всем понятно |
|
20,00 |
|
Совещание проведено в рамках планового времени |
|
10,00 |
|
Повестка дня и участники следующего совещания определены |
|
10,00 |
|
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
|
15,00 |
0,00 |
Контроль совещаний |
0,20 |
|
|
Поручения своевременно доведены до исполнителей |
|
10,00 |
|
Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю |
|
20,00 |
|
Причины неисполнения поручений установливаются и обсуждаются |
|
20,00 |
|
Ход исполнения поручений всегда контролируется |
|
20,00 |
|
Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются |
|
30,00 |
|
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
|
20,00 |
0,00 |
Анализ совещаний |
0,10 |
|
|
История рассмотрения вопросов совещаний анализируется |
|
20,00 |
|
Затраты времени по темам совещания анализируются |
|
30,00 |
|
Материалы из БД совещаний используются в работе |
|
20,00 |
|
Статистика используется участниками совещаний |
|
10,00 |
|
Трудозатраты участников совещания анализируются |
|
20,00 |
|
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
|
10,00 |
0,00 |
Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %% |
1,00 |
100,00 |
0,00 |
* Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от "0" до максимального значения в этой же строке баллов |
|
|
|
Для сравнения: уровень совещаний (максимум - 100 баллов): до 40 - низкий, от 40 до 70 - средний, больше 70 - высокий |
|
|
|
Автор - Александр Кудряшов
Данная публикация размещена в «Энциклопедии менеджера E-xecutive.ru» в рамках сотрудничества с проектом www.cfin.ru
На портале www.cfin.ru она расположена здесь