Количественная оценка эффективности совещаний — различия между версиями

Материал из e-xecutive.ru
Перейти к: навигация, поиск
(Новая страница: «                           &nb...»)
 
Строка 1: Строка 1:
−
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; ''«Effectivness is doing the right things,<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; Efficiency is doing things right»<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; «Результативность – это делать правильные вещи,<br>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Эффективность – делать вещи правильно»''
 
−
 
 
Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло «хорошо - плохо», было «полезным - бесполезным» или «эффективным - неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.
 
Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло «хорошо - плохо», было «полезным - бесполезным» или «эффективным - неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.
  
Строка 264: Строка 262:
 
|}
 
|}
  
−
<br>
+
Автор - Александр Кудряшов'''''
−
 
 
−
'''''&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Автор - Александр Кудряшов'''''
 
  
 
'''''Данная публикация размещена в «Энциклопедии менеджера E-xecutive.ru» в рамках сотрудничества с проектом www.cfin.ru'''''
 
'''''Данная публикация размещена в «Энциклопедии менеджера E-xecutive.ru» в рамках сотрудничества с проектом www.cfin.ru'''''

Версия 20:02, 23 октября 2016

Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло «хорошо - плохо», было «полезным - бесполезным» или «эффективным - неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.

Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то касательно совещаний, их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников, в человеко – часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?

Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:

  • Цели совещания достигнуты
  • Рассмотрена вся повестка дня
  • Запланированная продолжительность не превышена
  • Принятые решения доведены до исполнителей
  • Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения

Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников…), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.

Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание, при этом качество решений, их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности (затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.

Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности совещаний, убрать явные недостатки и потери, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы из-за того, что время совещаний не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться от совещаний к своей повседневной деятельности.

Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов совещаний. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при совершенствовании совещаний, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.

С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники совещаний могут самостоятельно оценить текущий уровень своих служебных совещаний, и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию совещаний. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.

Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» и слабости совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности совещаний, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания.



Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям

Вопросы по этапам совещаний
Вес раздела
Цена вопроса*
Макс. балл
 Факт. балл
Организация совещаний
 0,10

Планируется ли график проведения совещаний на период
20,00
Существует ли регламент совещаний
30,00
Ознакомлены ли участники с графиком совещаний
10,00
Определен ли заранее состав участников совещаний
20,00
Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний
20,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)
10,00
 0,00
Подготовка совещаний
 0,15

Участники заблаговременно предупреждаются о совещании
30,00
Повестка дня заблаговременно направляется участникам
30,00
Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам
20,00
Ответственные готовят отчеты в письменном виде

10,00
Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется
10,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)
15,00
 0,00
Проведение совещаний
 0,30

Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается
30,00
Учитывается ли время по темам повестки дня

10,00
Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга
20,00
Ответственные и выступающие всегда предлагают решения
20,00
Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят
20,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)
30,00
 0,00
Завершение совещаний
 0,15

Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании
30,00
Протокол утвержден и разослан на текущем совещании
30,00
Что делать по протоколу после совещания, всем понятно
20,00
Совещание проведено в рамках планового времени
10,00
Повестка дня и участники следующего совещания определены
10,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)
15,00
 0,00
Контроль совещаний
 0,20

Поручения своевременно доведены до исполнителей

10,00
Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю
20,00
Причины неисполнения поручений установливаются и обсуждаются
20,00
Ход исполнения поручений всегда контролируется
20,00
Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются
30,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)
20,00
 0,00
Анализ совещаний
 0,10

История рассмотрения вопросов совещаний анализируется
20,00
Затраты времени по темам совещания анализируются
30,00
Материалы из БД совещаний используются в работе
20,00
Статистика используется участниками совещаний
10,00
Трудозатраты участников совещания анализируются
20,00
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)
10,00
 0,00
Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %%
 1,00
 100,00
 0,00
* Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от "0" до максимального значения в этой же строке баллов


Для сравнения: уровень совещаний (максимум - 100 баллов): до 40 - низкий, от 40 до 70 - средний, больше 70 - высокий
 


Автор - Александр Кудряшов

Данная публикация размещена в «Энциклопедии менеджера E-xecutive.ru» в рамках сотрудничества с проектом www.cfin.ru

На портале www.cfin.ru она расположена здесь

Источник — «http://www.e-xecutive.ru/wiki/index.php?title=Количественная_оценка_эффективности_совещаний&oldid=6101»