Секретарь. Профессиональные навыки

ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

• Диагностика основ личной эффективности
  • Диагностика самореализации личности
  • Диагностика Вас как сотрудника с точки зрения вклада в эффективность организации
• Диагностика своих целей
  • Проверка своих целей на соответствие критериям SMART
  • Проверка своих целей по качествам мотивирующей цели
• Диагностика своих ценностей
  • Прояснение личных ценностей и обретение гармонии  
  • Выстраивание эффективной иерархии личных ценностей
  • Проверка поставленных целей через иерархию ценностей
• Диагностика своих коммуникаций
  • Особенности своих межличностных коммуникаций и фильтров восприятия
  • Диагностика своего психотипа и своего окружения
• Диагностика управления своим временем
  • Определение своих личностных особенностей восприятия времени
  • Оценка своей продуктивности
  • Оценка своей производительности
• Диагностика своей мотивацией
  • Оценка своих индивидуальных мотиваторов
  • Оценка уровня своей мотивации
  • Оценка своих ограничений
  • Создание системы поддерживающих убеждений
• Диагностика управления своими эмоциями и своим EQ
  • Оценка эмоционального интеллекта и его влияния на личную эффективность
  • Оценка умения точно определять свои эмоции
  • Оценка своего самоконтроля и управления своими эмоциональными состояниями
  • Оценка управления эмоциями других людей

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

• Планирование рабочего дня руководителя
• Деловое взаимодействие с руководителем
• Понимание задач, стоящих перед руководителем, приоритетность выполнения поручений
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
• Специфика донесения негативной информации
• Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
• Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами, руководителем, деловыми партнерами, клиентами. Общение с родственниками руководителя
• Мобильные приложения для организации рабочих процессов, Tasker и to-do листы;
• Travel – поддержка: чек-лист организации командировок: бронирование, на чем можно сэкономить; транспортные секреты.

БЕЗОПАСНОСТЬ И ЗАЩИТА ДАННЫХ РУКОВОДИТЕЛЯ

• Безопасные мессенджеры
• Защита электронной почты
• Облачные серверы и их безопасность
• Работа с конфиденциальной информацией
• Безопасность и шифрование: лучшие решения
• Как лучше хранить и защитить информацию в телефоне (данные о паспортах, карточках).

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

• Цели и ранжирование задач по приоритетам
• Цели тайм-менеджмента
• Ключевые рабочие цели каждого участника
• Как определить приоритеты в делах
• Метод «АВС»
• Метод «Матрица Эйзенхауэра»
• Организация рабочего времени
• Принципы концентрации на главных задачах
• Правило Парето
• Как присутствовать в настоящем моменте
• Основы продуктивности
• Причины непродуктивности и прокрастинации
• Методы повышения продуктивности
• Инструменты планирования рабочего времени
• Горизонты планирования
• Принцип «Гальки»
• Принцип 10/90
• 7 шагов Недельного планирования
• Принцип 60/20/20
• Группировка схожих задач
• Планирование на день по «Альпен» методу
• Метод «Помидора»
• «Кайросы» и «Хроносы» - потенциал для эффективности
• Планирование «жёстких» и «гибких» задач
• «Слоны», «Бифштексы» и «Лягушки» - планирование сложных и нелюбимых дел
• Ситуационное планирование
• Метод «Швейцарского сыра»
• Использование программного обеспечения как инструмента тайм-менеджмента
• Outlook
• Yandex/Google
• Основные похитители времени
• Причины отвлечений
• Основные похитители времени
• Где найти время
• Методы оценки затрат времени
• Хронометраж
• Метод аналогий
• Нормирование труда
• Описание бизнес процессов

ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

• Деловое общение. Участники
  • Особенности каналов общения: личная встреча, телефонное общение, деловая переписка. Барьеры общения.
  • Подготовка делового контакта. Что полезно знать о партнере по общению.
• Профессиональные телефонные коммуникации
  • Корпоративные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Подготовка телефонного разговора.
  • Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. Этикет мобильной связи
  • Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении.
  • Приемы эффективной подачи информации. Алгоритм предоставления информации о товарах и/или услугах компании. Техники аргументации. Приемы корректного завершения беседы.
• Деловые письма. Письменные коммуникации
  • Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
  • Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления. Особенности языка деловой корпоративной переписки. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции. Внутрикорпоративная переписка
  • Психологические приемы воздействия в деловой переписке. Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата
  • Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами. Стандарты и клише международной корреспонденции. Бизнес-этикет письменных коммуникаций.

ПРОДУКТИВНОСТЬ. РАЗВИТИЕ ПОЛЕЗНЫХ  НАВЫКОВ И ПРИВЫЧЕК

• Что такое продуктивность: определение, выгоды от повышения продуктивности, цели в области продуктивности
• Что снижает продуктивность: лень, прокрастинация, слабое здоровье и нехватка энергии, стресс и эмоциональное выгорание, неясность целей, недостаток контроля
• Три направления развития продуктивности
• Здоровье и энергия: тело (спорт, питание, отдых), разум (осознанность, медитация, эссенциализм, опора на собственные ценности)
• Профессиональные навыки: анализ структуры и перспективности , инструмент: «Колесо Профессионального Развития»
• Привычки: развитие полезных, избавление от мешающих
• Вдохновение и мотивация: что мотивирует, что демотивирует, «Волшебный пендель»
• Фокусировка: концентрация на приоритетном, отказ от второстепенного, присутствие в настоящем моменте
• Реализация: дисциплина и сила воли, простой и чёткий План, теория малых шагов, оценка прогресса, график роста