Специалисты Битрикс24 рассказали о 5 инструментах, которые ускорят ваш бизнес

Управление задачами и проектами в Битрикс24

Битрикс24 позволяет руководителям в «один клик» с указанием конкретных мер и сроков ставить подчиненным задачи, объединять их в проекты, выстраивать их иерархию, а также следить за ходом их выполнения.

Внешний вид краткой и подробной формы для постановки задачи

В задаче можно выбрать:

  • ответственного за выполнение;
  • соисполнителей;
  • приоритет;
  • подзадачи (чек-лист);
  • крайний срок выполнения;
  • сопроводительные документы и фото.

Отображение задач в виде списка или диаграммы Ганта(визуализация с цветным графиком) облегчает оценку работы сотрудников. Большинство данных можно выгрузить в Excel.

Слева – полный список задач, справа – диаграмма Ганта

Счетчики, pop-up уведомления и деление на роли («Делаю», «Помогаю» и пр.) помогут сотруднику узнать свой и чужой объем работ. Шаблоны позволят не тратить время на повторное заполнение форм.

Как выглядит открытая рабочая группа

Добавление рабочей группы поможет выбранным сотрудникам согласовывать действия, формировать общие задачи и выполнить проект сообща. С помощью Экстранета к группе можно подключить и внешних подрядчиков.

CRM формы и виджетыв Битрикс24

С помощью виджетов, входящих вт.н. открытую линию, компания может активно общаться с клиентами посредством Битрикс-чата, соцсетей, звонков и CRM-форм. Все виджеты можно настроить внутри Битрикс24 в инструменте CRM; тут же можно работать с поступившими обращениями клиентов (обрабатывать письма, заявки «Перезвоните мне» и пр.).

Слева – открытая линия (синие иконки), справа – панель редактирования виджета

Битрикс24 отображает все каналы коммуникаций на стартовой странице, а также идентифицирует и записывает клиентов в системулидов («холодных контактов»). Возможна интеграция виджетов с сайтами, созданными на Битриксеи других платформах (Wix и пр.).

Слева – стартовая страница инструментаCRM-виджеты, справа – CRM-формы

Система позволяет создать CRM-формы(любые формы, которые клиент заполняет сам (анкеты, заявки, приглашения, калькуляторы)) и использовать их как pop-up бланки, если у компании есть сайт, или как ссылки на форму, если сайта нет.

CRM-форма «Контактные данные» в режиме редактирования

Формы можно настроить, добавляя и убирая необходимые поля. Важно настроить действия (например, заполненная заявка создает лид клиента, открывает с ним сделку или велит менеджеру перезвонить клиенту). Конверсия по каждому блоку указана в процентах.

Управление продажами в CRM Битрикс24

Для успешных продаж компании должны наладить обратную связь с клиентами, но главное – подключитьканалы связи к CRM в системе Битрикс24, чтобы фиксировать контакты, данные, сделки и прочее в одной базе, не проверяя каждый канал по отдельности.

Популярные каналы коммуникации:

  • e-mail;
  • открытые линии (соцсети, мессенджеры);
  • телефоны;
  • сайты.

Варианты подключения к CRMи настройки e-mail,открытых линий и телефонии в Битрикс24

Если у компании есть старая, хорошо известная клиентам почта, можно подключить ее в CRM и синхронизировать – так сотрудники смогут получать письма, оставаясь в рабочем пространстве Битрикс24. То же касается открытых линий и телефонии (телефонный баланс компании в Битрикс24 должен быть пополнен; в сумму входит запись разговоров и обслуживание номера).Далее в инструменте CRMесть ещё два способа выстраивания взаимоотношений с клиентами – виджеты и CRM-формы, о них уже говорилось ранее в статье.

Пример реализованнойCRM-формы (анкета справа)

Последний способ внедрения лидов в существующуюCRM – импорт имеющейся базы контактов (например, из Excel)». Наконец, при переходе на Битрикс24 из другойCRMможно импортировать данные из множества ресурсов (1С, 2GIS и пр.)посредством приложений от партнеров (вкладка «Приложения» в меню слева).

Панели импорта лидов из файла и через приложения

Итак, как же CRM поможет работать с лидами и конвертировать их в контакты или сделки? Возле каждого контакта есть горизонтальная полоса (т.н. «градусник») – в ней надо отмечать стадии работы с клиентом. Внутри карточки лида можно заполнить всю полученную информацию и посмотреть, какой сотрудник работал с клиентом, когда начал и чего добился.

Вид списка лидов и карточки конкретного лида

Если лид качественный (с ним можно работать), он становится контактом или сделкой. Если лид не готов к общению, можно пометить его как некачественный. Колонка «Дела» заполняется автоматически – например, когда клиент прислал заявку на обратный звонок («сделал дело»).

В пунктах меню «Контакты» и «Сделки» сотрудники могут работать с клиентами, пытаясь довести общение до продажи. В Битрикс24 есть удобная интеграция с каталогом товаров. В зависимости от параметров товара, которые клиент волен уточнить (габариты, цвета и пр.), менеджер может добавить поля в карточку сделки и занести туда эту информацию.

Редактирование параметров сделки (добавление полей)

Функционал CRM позволяет сотрудникам смотреть аналитические отчеты по сделкам – например, «воронку продаж» за неделю или год, а также обычные графики по загруженности сотрудников.

Наконец, внутри сделки можно сформировать «Коммерческое предложение» для клиентов, которые привыкли к анализу КП, или «Счет» для тех, кто готов произвести оплату. Кроме того, в CRM предусмотрена возможность автоматизация продаж – отладки бизнес-процессов, позволяющей удержать клиентов, снизить трудозатраты, поднять средний чек сделкии нивелировать влияние человеческого фактора на бизнес.

Управление продажами – сценарии работы с CRM Битрикс24

Для эффективной работы с CRM её необходимо настроить под нишевые особенности компании, делается это в меню CRM – Ещё – Настройки.

Панель настроекCRM и настройка печатной формы «Банковский перевод»

Среди доступных блоков:

  • справочники (кто является лидом компании, откуда он, на какой стадии находится партнерство);
  • валюты (чем пользуется компания в бизнесе);
  • налоги (тип НДС для формирования счетов);
  • печатные формы документов;
  • шаблоны реквизитов и пр.

Важно настроить права доступа сотрудников в CRM – назначить роли, группы и уровни доступа («чтение», «редактирование» и пр.). Также имеет смысл интегрировать почту с CRM во вкладке «Работа с почтой».

Слева – настройка прав доступа в CRM, справа – интеграция с почтой

Далее, частый сценарий работы с лидами в CRM – ведение общих дел (в одноименной вкладке). Это могут быть звонки, встречи и прочие взаимодействия. Также лиду можно направить КП (оно формируется автоматически на основе заполненных граф в настройкахCRM).

Пример ведения дел с лидом – назначение встречи в кафе

Во вкладке «Шаблоны реквизитов компании» можно настроить типы контрагентов.

Типы контрагентов и заполнение их карточек

Крайне полезная особенность Битрикс24 – автоматизация бизнес-процессов. В частности, руководитель может настроить систему так, чтобы мелкие сделки вел один менеджер, а с крупными работал другой (например, более квалифицированный).

Пример настройки автоматизации

Для этого достаточно лишь настроить дерево процесса по системе «Если …, то …», и как только CRM идентифицирует крупную сумму сделки, она передаст работу менеджеру высшего звена.

Битрикс24 для руководителя

Битрикс24 создан для помощи управленцу, здесь есть большое рабочее пространство, где ведутся дела, осуществляется постановка задач для сотрудников и формируется отчетность.

Создание приглашения коллегам и настройка связей в компании

Сотрудник начинает рабочий день с включения одноименной кнопки, а затем переходит к списку дел. Можно добавить в Битрикс24 новых сотрудников (см. скрин) и настроить иерархию внутри компании.

Пример структуры компании – справа прописаны роли

В «Живой ленте» можно обратиться ко всем сотрудникам сразу или создать закрытый чат с одним или несколькими людьми. Далее, компания может использовать свой «Диск» для загрузки документов и фото – здесь так же настраиваются права доступа.

Внешний вид диска с папками и файлами компании

Каждый сотрудник (и руководитель в том числе) может смотреть список своих задач и планировать рабочее время с помощью календаря и событий.

Слева – панель «Мои задачи», справа – календарь и создание нового события

Во вкладке Компания – «Собрания и планерки» можно назначить собрание или посмотреть результаты прошлых встреч.

Список собраний и редактирование новой планерки

Все подобные встречи можно протоколировать, а также прямо из них по результатам общения можно создавать задачи и т. д. Контроль в Битрикс24 удобен и прост – во вкладке Компания – «Рабочие отчеты» можно посмотреть информацию об успехах подчиненных.

Внешний вид вкладки с отчетами

Отчеты можно фильтровать по датам, группам (например, менеджеры или рекламщики) или именам конкретных сотрудников.

Источник: artrix.ru

Компания: Simple