12 советов, как провести онлайн-встречу эффективно

Итак, вы в эфире. В рамках приветственного слова обозначьте еще раз тему собрания, круг участников и цель, которая должна быть достигнута. Попробуйте также сформулировать ценность и значимость мероприятия для участников и организации в целом. И постарайтесь учитывать нижеизложенные советы, чтобы виртуальная встреча прошла комфортно для слушателей и ведущих.

1. Придерживайтесь тайминга

Ознакомьте коллег с планом. Старайтесь по ходу встречи придерживаться своего «тайминга». Когда видите, что обсуждение затягивается, нужно свернуть дискуссию. Как вариант, предложить отдельно собраться по данному вопросу по причине его особой важности.

2. Дайте слово каждому участнику

В начале встречи полезно будет дать слово каждому участнику. Достаточно короткого сообщения от каждого. Например, вынося на повестку дня определенную тему, можно опросить сотрудников, сталкивались ли они когда-либо с подобным. Можно просто попросить поделиться самым интересным или важным событием за последнюю неделю. Это поможет сразу включить участников в процесс.

3. Используйте чат для обратной связи

Во время совещания можно использовать чат для обратной связи, небольших опросов, дабы не забивать эфир голосовыми комментариями. Однако следите, чтоб совещание не перешло в чат – не упустите внимание аудитории. Участники могут увлечься перепиской и выключиться из повестки.

4. Предупредите о том, что молчание = согласие

Предупредите собеседников, что их молчание в обсуждении вариантов действий по важным вопросам будет автоматически трактоваться как согласие с решением, предложенным ведущим. Не имеет значения, промолчал ли сотрудник, кивнул или отвлекся на важный звонок и выпал из дискуссии. Однако это правило не распространяется на процесс назначения задач в рамках плана дальнейших мероприятий. Категорически не рекомендуется «нарезать» план действий для отсутствующих. В идеале, задачи и сроки сотрудник назначает для себя сам, в соответствии с общей схемой. Если у участника возникают технические неполадки, он должен по возможности оповестить об этом, например, посредством сотовой связи.

5. Говорите отчетливо и громко

Держите темп речи медленнее, чем при обычном разговоре. В рамках публичных выступлений мы неосознанно ускоряемся, потому есть смысл искусственно себя притормозить, чтоб говорить естественно и убедительно. Речитатив уместен на рэп-баттлах.

6. Избегайте вязких споров и повышенных тонов

Не позволяйте втягивать себя в вязкие споры, обсуждения на повышенных тонах. Особенно, если это не относится напрямую к повестке собрания. Потеряете время и будете бледно выглядеть в глазах участников. Даже если вы на 100% правы, даже если вы в итоге одержали победу в споре, ваш имидж неминуемо пострадает, когда рабочая встреча превратится в базарную ругань. Мягко, но уверенно продемонстрируйте, что совещание ведется именно вами и, в конечном итоге, вы определяете, что и как долго будет обсуждаться в отведенное время.

При этом не рекомендуется слепо идти по плану. Если при обсуждении аудитория наткнулась на важный вопрос, имеющий отношение к теме, не нужно отметать его в сторону, как не входящий в первоначальный план совещания. Вы ведь заложили запас времени на форс-мажоры?

7. Визуальный контакт

Перед совещанием убедитесь, что у всех участников есть веб-камеры. Заранее предупредите, что планируете использовать двухстороннюю видеосвязь. При наличии «картинки» эффект от мероприятия будет гораздо выше. Полагаю, нет смысла распространяться о «визуалах» и «аудиалах» среди нас. Видеосвязь помогает вовлечению участников и повышает уровень дисциплины – не получится отключить микрофон и заняться другими, пусть и безусловно важными/срочными делами.

8. Диалог

Вовлекайте участников в дискуссию. Когда видите, что сотрудник не проявляет активности, задавайте адресные вопросы. Смело «переходите на личности»: «Федор Михайлович, вы, как автор диссертации о применении теории струн в вопросах изучения миграции Sturnus vulgaris (Скворец обыкновенный), на какие опережающие экономические показатели рекомендуете обратить внимание?». При желании можно заранее составить список таких вопросов. Если участники поймут, что обратиться могут к каждому, волей-неволей будут прислушиваться к происходящему.

9. Используйте me-we-us метод

Для масштабных презентаций, когда сложно вовлечь большую аудиторию в дискуссию, уместен метод me-we-us. Разделите сотрудников на несколько групп по 3-7 человек, чтобы каждый мог участвовать в обсуждении. Дискуссии проводятся параллельно, в разных «виртуальных комнатах». Подобная функция представлена в популярных приложениях для онлайн-совещаний. Во время параллельных обсуждений у вас есть возможность подключаться к группам. Таким образом, вы убеждаетесь, что дискуссия идет в нужном направлении, все члены команды активны, и при необходимости вносите корректировки или пояснения в процесс.

«Расшаривайте» электронные документы, которые можно редактировать в совместном доступе. В этом случае участники видят активность других команд в общем тексте, что мотивирует к более активным действиям. После параллельных обсуждений все возвращаются в общее совещание, и модераторы команд (их нужно обозначить заранее) докладывают о результатах. Обязательное правило: включение камеры модераторами во время выступления. Для первого обсуждения лучше выбрать ведущих из числа опытных сотрудников, задав планку для работы в группах. При последующих сессиях обязательно миксуйте команды и назначайте новых модераторов.

10. Кросс-функциональные обсуждения

В группу для обсуждения по возможности включайте сотрудников из разных подразделений. Так процесс разбора вопроса будет интереснее, а выводы – качественнее.

11. Фиксируйте принятые решения в процессе совещания

Оптимальный вариант – сразу составлять календарный план действий с указанием ответственных лиц, который вы по окончании рассылаете непосредственным участникам, а также сотрудникам, обозначенным в плане в качестве исполнителей, и другим заинтересованным лицам. Однако избегайте предоставления общего доступа к протоколу встречи и плану действий, когда сотрудники имеют возможность корректировать задачи, сроки и любые другие записи. Либо выкладывайте в общий доступ документы, защищенные от редактирования.

12. В завершение встречи

Определите дату следующей встречи или серии встреч, если подобные обсуждения должны происходить на регулярной основе. Дайте возможность участникам поделиться своими выводами, впечатлениями о встрече и планами работы в направлении, стоящем на повестке дня. Последнее слово остается за ведущим, который подводит общий итог встречи, подчеркивает ключевые моменты, благодарит участников за активную работу и обозначает направление дальнейшего движения по данной теме.

******

В целом, если рассматривать онлайн-конференции как рабочий инструмент для регулярного использования, имеет смысл разработать короткую процедуру, назвав ее, например, «Этика онлайн-коммуникаций». Тогда правила игры будут прозрачны для всех сотрудников, и встречи станут еще результативнее.

При должной организации онлайн-встречи могут не уступать по эффективности, а порой и превосходить традиционные кабинетные совещания. С точки же зрения географического и численного охвата аудитории, а также «бюджетности» мероприятия – им нет равных.

Читайте также:

Расскажите коллегам:
Комментарии
Генеральный директор, Москва

Это очень актуальная статья после года удаленки :)

Преподаватель, Украина

Какой из 12 советов не указывался в обычных методических рекомендациях по проведению совещаний "до исторического материализма" (правда, на моей долголетней практике я не встретил ни одного идеального совещания). Возможно, дело в принципе - главная цель встреч (деловых совещаний) - не принятие решений (мы тут посоветовались, и я решил), а подготовка к решению (других посмотреть, себя показать) - и в онлайне это может получиться лучше (не так страшно высказать свое мнение).

Технический директор, Москва
Ольга Глазкова пишет:

Это очень актуальная статья после года удаленки :)

Ольга, верно подмечено. Кто хотел, давно уже набил шишек. Данный материал написан почти год назад, на основании собственного опыта. Статья с нелегкой судьбой :) С другой стороны, до настоящего момента не попадались на глаза материалы, где кратко изложены основные аспекты по эффективному проведению онлайн-мероприятий.

Технический директор, Москва
Богдан Литовченко пишет:

Какой из 12 советов не указывался в обычных методических рекомендациях по проведению совещаний "до исторического материализма" (правда, на моей долголетней практике я не встретил ни одного идеального совещания). Возможно, дело в принципе - главная цель встреч (деловых совещаний) - не принятие решений (мы тут посоветовались, и я решил), а подготовка к решению (других посмотреть, себя показать) - и в онлайне это может получиться лучше (не так страшно высказать свое мнение).

Богдан, спасибо за Ваш комментарий. Дело в том, что "до исторического материализма" онлайн многими, и мной в их числе, воспринимался как эрзац традиционных встреч - лучше, чем ничего. Если и существовали грамотные методички на эту тему, особой популярностью не пользовались. Но события 2020 года заставили пересмотреть мнение на "удаленку". Вы правы, идеальных совещаний не было и не будет - люди не идеальны, так их растак. Тем не менее, превратить онлайн-мероприятия в эффективный рабочий инструмент можно и нужно.

Исполнительный директор, Санкт-Петербург

Перед началом встречи вышлите агенду и материалы заранее, чтобы участники могли подготовить свои вопросы. Можно попросить направить вопросы к организаторам и спикерам заранее. Если используете онлайн опрос вроде манкис, то вышлите заранее инструкцию. Встречу назначайте заранее. Извещение об отмене встречи высылайте заранее. Иногда определяйте заранее лидеров групп, если после пленарки все разбредаются в группы. Короткую библиографическую справку о спикерах вышлите заранее. Отправьте напоминание, чтобы участники заранее проверили или протестировали связь и надежность работы ПО. В общем главное слово заранее.

Руководитель, Москва

Да, собственно, онлайн мало чем отличается от офф-лайна.. Только, навреное, тем, что участники "тупеют".. А так все тоже самое.. 

Технический директор, Москва
Святослав Иванов пишет:
В общем главное слово заранее.

Святослав, в десятку! Это и в офлайн лишним не будет, а в удаленном режиме - жизненно важно. Тут на одной "харизме" не проедешь :)

Технический директор, Москва
Максим Часовиков пишет:

Да, собственно, онлайн мало чем отличается от офф-лайна.. Только, навреное, тем, что участники "тупеют".. А так все тоже самое.. 

Максим, вот не соглашусь, что мало отличается. Мне самому онлайн поначалу тяжело давался. Да и сейчас при прочих равных предпочту лично встретиться. Участники на удаленке, да, ведут себя иначе. Тому ряд объяснений, начиная с непривычной обстановки (дома в трениках) и далее. О причинах таких метаморфоз много уже написано. Задача данной статьи - поделиться перечнем рабочих инструментов, которые помогли мне и могут быть полезны другим организаторам онлайн мероприятий. Полагаю, перечень неполный. "Век живи, век учись", как говорил порутчик Ржевский.

Руководитель, Москва
Артем Семенов пишет:
Максим, вот не соглашусь, что мало отличается

Если пересмотреть Ваши советы (я не говорю, что они не правильные, если ВЫ их приводите, то как минимум Вам они оказались полезны), то они так же окажутся полезными и для очных встречь.. Кроме, может быть того, что на онлайнах - люди "тупее", чем на очном.. - в этом плане - отличий нет. Может быть важность советов для очного/онлайновского - отличаются. 
Но важность советов и для разных людей сильно отличается. 

Технический директор, Москва
Максим Часовиков пишет:
Но важность советов и для разных людей сильно отличается. 

Максим, Вы правы, разумеется. Однако, этак мы с Вами в психотипы сотрудников вляпаемся. Пока речь не о том. 

Я про "тупость" сотрудников не могу с Вами согласиться. Меняются условия работы, антураж, и не всякий с этим может эффективно справляться. Задача Руководителя/Организатора - помочь. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Завершился региональный этап Всероссийского конкурса молодых IT-предпринимателей

В общей сложности среди участников конкурса 833 команды из 212 образовательных организаций.

Две трети работодателей увеличили за последний год количество временных сотрудников

Многие сотрудники стали выбирать проектную или временную занятость. 

Компания Google снова отложила возвращение сотрудников в офисы

Сотрудники компании должны были начать работать из офиса с 10 января.

Большинство россиян обедают на работе едой из дома

Для многих питаться в обещпите стало дорого.