Как автоматизация обучения помогла снизить текучку кадров до 0% в угольной компании

Угольная компания из Кемеровской области «Разрез Тайлепский» начала свою деятельность относительно недавно — в 2016 году. Самая первая команда состояла из руководителей высшего и среднего звена: они проектировали и описывали бизнес-процессы. Запуск производственного процесса потребовал быстрого набора специалистов и рабочих.

На тот момент адаптация новичков происходила стихийно, «сама по себе», в процессе решения профессиональных задач, выстраивания отношений с коллегами. Каждый руководитель действовал исходя из своих представлений о том, как нужно вводить новичка в команду. Такой подход имел серьёзные недостатки: новые сотрудники часто ощущали себя брошенными и испытывали страхи, связанные с неопределённостью, возможным несоответствием стандартам и так далее. 

Этот период жизни компании характеризовался высокой текучкой персонала. При общей численности в 150 человек в 2018 году из компании ушло 59. 18% из них составляли новички. Увольнения обходились дорого: компания оплачивала услуги кадрового агентства, прохождение медосмотров, закупала спецодежду и средства индивидуальной защиты.

Как разрабатывали систему адаптации

Высокая текучка в период испытательного срока — это так называемая «малышковая» болезнь, если говорить терминологией теории жизненного цикла компании. Как и все болезни, она требовала диагностики и лечения. Мы провели аудит и составили план из четырех связанных между собой мероприятий, которые позволили бы исправить ситуацию с текучкой.

Нам требовалось:

  1. Разработать регламент процесса «Адаптация персонала».
  2. Продумать различные формы наставничества для каждой категории персонала — рабочих, менеджеров среднего и высшего звена.
  3. Создать единую схему адаптации с возможностью формирования автоматического оформления в Excel.
  4. Осуществить процесс выбора и подготовки наставников.

В нашем плане были слабые места. План адаптации представлял из себя список мероприятий в электронной таблице. Мероприятия, в свою очередь, были разбиты на три блока: введение в организацию, введение в подразделение и введение в должность. Новый работник получал план адаптации на руки в распечатанном виде — увесистый бумажный «талмуд» на 13 листов!

Так раньше выглядел план адаптации в распечатанном виде,
который каждый сотрудник получал на руки

Отметки о выполнении мероприятий в плане проставляли наставник, руководитель новичка и сам новый сотрудник. Очевидным минусом была сама форма плана — новый сотрудник не всегда имел документ при себе в рабочее время, поэтому зачастую отметки проставлялись постфактум. Помимо этого бумажный документ было легко испортить или потерять.

Еще одной проблемой стала низкая автоматизация процесса. Чтобы сформировать отчет в Excel, ведущий менеджер по обучению и развитию персонала в прямом смысле бегал за наставниками и руководителями, чтобы собрать нужные визы. После этого отметки переносились из бумажной в электронную таблицу. Только после всех этих манипуляций в Excel формировался отчёт. Процесс мог запросто занять целый день.

Как искали решение для автоматизации

Мы хотели вывести автоматизацию на совершенно новый уровень — иметь оперативную информацию о прогрессе новичков, формировать отчеты в пару кликов «без беготни». В конечном итоге процесс адаптации должен был стать удобным для всех его участников — сотрудников отдела обучения и развития персонала, наставников и руководителей и, конечно, самого новичка.

Нужный уровень автоматизации можно было получить при использовании систем дистанционного обучения (СДО). Мы стали искать на рынке подходящее решение и в результате остановились на iSpring Learn. В его пользу говорили четыре преимущества.

  • Мы не хотели переплачивать за раздутый функционал, так как знали наверняка: не будем использовать и половину возможностей. В iSpring Learn хорошее соотношение возможностей и цены.
  • Искали провайдера, активно поддерживающего связь с пользователями. Лидера определили на стадии первой заявки. Ребята из iSpring ответили через несколько часов, другие провайдеры — через 3–4 дня. Это было маркером хорошо отлаженной коммуникации с клиентами. Впоследствии техническая поддержка решала 80% наших вопросов за 2–3 часа.
  • Есть мобильное приложение — учиться можно офлайн. На угольном разрезе не ловит сеть. Чтобы выполнить работу качественно, у сотрудников должен быть доступ к инструкциям с телефона без доступа в интернет. Через мобильное приложение iSpring Learn важные материалы можно скачать на мобильный и открыть офлайн. Стандарты и регламенты всегда под рукой.
  • Можно делать курсы из презентаций. Конструктор iSpring Suite встраивается в PowerPoint и превращает презентацию в курс — достаточно нажать одну кнопку. Он стал для нас настоящей находкой.

Жизнь с СДО: до и после

Как было. Адаптация съедала время действующих сотрудников. Чтобы освоиться в компании, новичок проходил через службу охраны труда, затем — через руководителя и наставника. Наши специалисты охраны труда инструктировали новичков по технике безопасности, гражданской обороне и защите от ЧС. После выдавал допуск к работе. Руководитель подразделения знакомил с компанией и командой, рассказывал о системе планирования и мотивации. Наставник — о нормативах и стандартах работы.

Повторять одни и те же «истины» каждому новенькому — утомительно. Потому старожилы компании часто делали это для галочки. Качество подготовки кадров падало.

Как стало. Мы загрузили нормативы, стандарты, регламенты на учебный портал и собрали из них учебную траекторию, состоящую из необходимых онлайн-курсов. Как только новичок выходит на испытательный срок, iSpring Learn автоматически назначает ему материалы. Сотрудник учится в свободное время с планшета или телефона, а потом проходит тест и по результатам получает допуск к работе. Элемент очного обучения остался, но вместо потраченного дня на инструктаж работник получает доступ за считанные минуты.

Когда новичок выходит на испытательный срок, iSpring Learn автоматически назначает ему инструкции, регламенты и нормативы

Сократили время на адаптацию в 10 раз

Как было. До внедрения СДО новичок выполнял практические задания в присутствии наставника: последний «стоял над душой» и следил за процессом. Подход имел много недостатков. Во-первых, это отнимало время у опытного сотрудника — он был вынужден длительное время находиться рядом с подопечным вместо того, чтобы исполнять свои рабочие обязанности. Во-вторых, новичку присутствие проверяющего мешало сосредоточиться на задаче.

Как стало. Перенос практических заданий в онлайн освободил время наставникам. Теперь они могут проверить работу подопечных в любое удобное время на платформе. Качество выполненных работ не пострадало — новички добавляют к ответам фотографии, рисунки, схемы, чтобы раскрыть свою мысль.

Мы боялись, что самостоятельная работа приведет к большому числу ошибок и, как следствие, переделок. Ведь из дома у наставника не уточнить, что именно имеется в виду в задаче. Выходом стало внедрение в практические задания методики SMART — «умного» подхода к постановке цели. Его фишка — обязательное прописывание ожидаемого результата и сроков. «Ожидания» к каждому заданию мы составили со слов руководителей и наставников.

Оцифровка практических заданий и внедрение методики SMART сократили время адаптации в 10 раз. Наставники больше не стояли рядом с подопечными во время выполнения заданий, а новички делали их правильно с первого раза.

Новички быстрее приступают к работе

Как было. Раньше подготовка новичков полностью ложилась на наставников — они разбирали с подопечными стандарты и регламенты, объясняли «базу», демонстрировали принцип выполнения работы. Все это занимало много времени. Новые сотрудники приступали к самостоятельному выполнению задач нескоро. Стажировка могла затянуться на 15 смен, что по времени занимает примерно месяц. До этого момента они не приносили «пользу» компании: не работали и оттягивали на себя время и силы опытного сотрудника.

Как стало. Мы поставили задачу — сократить время включения новичков в работу. Для этого разработали карты пошагового выполнения операций. В них подробно объясняем, как сделать ту или иную рабочую операцию. Карта содержит этапы работы, нюансы, на которые следует обратить внимание, иллюстрации для наглядности. Отдельным блоком — почему мы делаем именно так, а не по-другому.

Теперь новичок приходит к наставнику уже подготовленным, последний только демонстрирует выполнение операции на практике и «проговаривает» все этапы. Благодаря новому подходу к обучению новички стали приступать к выполнению рабочих задач уже в первую рабочую смену.

 Карты пошагового выполнения операции содержат подробные описания, как выполнить рабочие задачи — этапы, нюансы, иллюстрации

Мероприятия по обучению стали обязательными

Как было. До использования платформы дистанционного обучения о мероприятиях новичок договаривался с руководителем и наставником устно. Такие договоренности могли выглядеть следующим образом: «Давай послезавтра попробуем встретиться». О назначенных мероприятиях участники часто забывали или переносили их по многу раз. В результате время адаптации сильно затягивалось.

Как стало. После автоматизации мероприятия стали фиксироваться в СДО: менеджер по обучению и развитию персонала собирает информацию о дате и целях мероприятий у наставников и руководителей и вносит их в систему. Каждый участник в результате видит все назначенные встречи.

В подходе заложен психологический трюк: руководителю сложнее отказаться или перенести встречу, как при устной договоренности, так как потребуется оповестить менеджера, подтвердить новое время, проще все-таки «подчиниться». С назначением мероприятий в iSpring Learn количество переносов встреч устремилось к нулю, а время адаптации сократилось.

Оперативная и прозрачная статистика 

Как было. До внедрения СДО было практически невозможно оперативно оценить прогресс новичка в обучении. Для составления отчёта менеджер переносил в таблицу Excel все данные из плана обучения и результаты выполненных заданий. Наставники и руководители часто забывали или пренебрегали заполнением документов, поэтому специалист по обучению и развитию персонала «бегал» за ними, чтобы получить нужную информацию. Операция могла занимать не один час.

Менеджеры не могли делать такие отчеты на регулярной основе, чтобы давать оперативную обратную связь новичкам. Как правило, информация о прохождении адаптации собиралась один раз, за неделю до конца испытательного срока: на неё опирались кадровые специалисты, принимая решение о дальнейшей судьбе нового работника.

Как стало. На платформе дистанционного обучения вся информация о прохождении курсов — как на ладони. Можно даже узнать, открывал ли новичок обучающие материалы, сколько времени провел над их изучением. Успехи новичков мы отслеживаем по результатам тестирования. Если сотрудник выполнил тесты по назначенным ему темам в течение недели — адаптация идет хорошо. Если нет — менеджер по обучению звонит и выясняет причины задержки.

До внедрения СДО было практически невозможно оперативно оценить прогресс новичка в обучении. Сейчас вся информация о прохождении курсов — как на ладони

Екатерина Чухова, главный специалист по развитию системы дистанционного обучения, сейчас одновременно ведет 51 новичка. И каждый из них уверен, что его видят и всегда готовы прийти на помощь в случае возникновения проблем с обучением. Понимание, что тебя поддерживают, важно для формирования лояльности у сотрудника.

Что мы получили благодаря внедрению СДО

Автоматизация процесса адаптации с помощью СДО устранила все недостатки прошлой системы. Мы поставили процесс подготовки новичков на поток. Адаптация 50, 100 или 200 сотрудников может проходить в штатном режиме.

Нам удалось снизить нагрузку на наставников за счет упаковки «теории» в онлайн-курсы. На наставниках осталась демонстрация выполнения работы и проверка выполненных практических заданий в удобное время. Таким образом, экономия времени опытных сотрудников составила 15%. За первые девять месяцев 2020 года это 1 020 часов или 320 000 рублей в денежном эквиваленте.

С внедрением платформы дистанционного обучения выросло качество подготовки сотрудников. Наличие стандартов и регламентов под рукой, а также карты пошагового выполнения операции позволяют новичкам приступать к работе в два раза быстрее — на третий день.

Мы сократили время прохождения адаптации, назначая мероприятия в СДО. О встречах, экскурсиях, практических работах и других событиях все участники оповещаются заранее и готовятся к ним. Благодаря онлайн-курсам и «календарю» в СДО срок адаптации сократился в десять раз — до трёх недель.

Наглядность прогресса в обучении позволила наладить быструю обратную связь. Если сотрудник затягивает с прохождением курсов, ведущий менеджер по обучению и развитию персонала звонит и выясняет причины. Эффективный процесс обучения и поддерживающая атмосфера позволили избавиться от текучки во время испытательного срока: с 18% в 2018 году она достигла 0% в 2020-м.

Попробовать бесплатно и запустить онлайн-обучение за 1 день можно на сайте iSpring

Партнерский материал

Читайте также:

Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Рейтинг самых высокооплачиваемых вакансий в августе от Работа.ру

Сколько может зарабатывать генеральный директор, стоматолог и разработчик?

Трудовые книжки нового образца начнут использоваться 1 января 2023 года

При этом работники смогут без ограничений пользоваться прежними трудовыми.

В Москве разрешили не носить перчатки в общественных местах

Использование масок остается обязательным.

Уровень безработицы в России снизился на 1% с начала года

Сегодня число зарегистрированных безработных не превышает 1,1 млн человек.