Типичный рабочий день менеджера любого уровня – это постоянные деловые встречи и совещания, как лично, так и онлайн. Однако многие партнеры и коллеги часто жалуются на нехватку времени заняться своей работой из-за постоянных собраний. У многих руководителей на совещания уходит порядка 50% рабочего времени. Никто не ставит под сомнение важность деловых коммуникаций, вот только вместо запланированного стандартного одного часа такие встречи часто затягиваются, и могут длиться по 2-4 часа. Почему так происходит?
Эффективное совещание требует максимальной результативности
Для меня первостепенное значение имеет синергия командных усилий, чтобы участники не потеряли мотивацию к совместной работе, что может привести к несостоявшейся встрече и к очередному перерасходу рабочего времени.
Разберем пример одной организованной встречи в компании «Студия «Волга-фильм». PR-менеджер назначила собрание для обсуждения нового дизайна приложения с 11 до 12 часов. Предварительно она отправила всем участникам совещания памятку под названием «Дизайн-приложение» через Google-календарь. Когда все участники собрались в конференц-зале, на часах было уже 11:15. PR-менеджер начала показывать первый слайд на своем ноутбуке, однако остальным участникам это не понравилось, и следующие 10 минут они делились ссылкой на прототип. Наконец, все смогли открыть дизайн на своих устройствах и стали давать комментарии, перескакивая с одной страницы презентации на другую. Менеджер попросила синхронизировать страницы обсуждения последовательно. Однако время планирования уже закончилось, и команда была разочарована в том, что потратила больше часа, но не добилась ожидаемого результата. Приняли решение больше не встречаться лично и договорились прокомментировать дизайн приложения онлайн. Это также стало головной болью – как прийти к общему решению, когда все расходятся во мнениях?
С одной стороны, это типичная ситуация, с другой стороны, все ошибки многократно описаны в различных профессиональных книгах и статьях по тайм-менеджменту. Моментально изменить ситуацию невозможно, однако решить эту проблему просто необходимо. И такой сумбурный подход к совещаниям наблюдается во многих компаниях. Поэтому я создала собственные правила по эффективному проведению деловых встреч с коллегами и клиентами.
«Манифест встреч»
Правила включают в себя последовательность действий, которые позволяют максимально эффективно и продуктивно проводить деловые встречи.
- Подготовка к совещанию. Следует разослать всем приглашение с конкретной темой встречи и составить повестку с перечнем вопросов, которые будут рассмотрены в рамках встречи, и тайминг на каждый вопрос. Таким образом, участники сэкономят до 10 минут на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.
- Определение количества участников. Чем больше участников, тем больше времени может занять встреча. Необходимо определиться, кому именно необходимо присутствовать на протяжении всего совещания. Некоторых коллег можно пригласить только на то время, когда будут обсуждаться профильные вопросы, и сразу отпустить после. Таким образом, можно сократить состав и сэкономить до 15-20 минут совещательного времени.
- Контроль соблюдения регламента. Ответственный за организацию менеджер должен напоминать о превышении тайминга. Необходимо строго следить за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе, зачем они здесь? Так можно сэкономить больше 30 минут.
- Придерживаться основной темы повестки. Большая часть времени уходит на само обсуждение данной повестки. Здесь фасилитатору придется следить, чтобы дискуссия не переключалась на смежные вопросы и оставалась строго в рамках повестки.
- Протокол совещания. Обсуждение необходимо зафиксировать и разослать всем участникам. Этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет, значит, совещание прошло впустую, поскольку за ним не последует никаких дальнейших конкретных действий.
- Пространство для встреч без гаджетов. Предложите участникам убрать свои гаджеты, чтобы не отвлекаться и акцентировать свое внимание на обсуждении важных вопросов в рамках встречи.
Благодаря этому манифесту у нас получилось систематизировать и обобщить все основные моменты по проведению эффективных встреч. Под каждый девиз создали плакат с иконками и вывесили его на стену в конференц-зале.
Первая неделя показала, что все старались следовать согласованному руководству, в последующие недели мы заметили, что система стабилизировалась без присмотра. Всем понравилось быть в роли блюстителей правил. Разработанный манифест сыграл важную роль в развитии бизнеса, выстраивании эффективных коммуникаций со СМИ, партнерами и коллегами внутри компании.
Пошаговый алгоритм для манифеста встреч
- Указать детали собрания: повестку дня, цели, место и время. Используйте Google-календарь, чтобы собрать в одном документе всю необходимую информацию для удобства.
- Сделать последующие действия. Ответственный менеджер во время каждой встречи должен замечать важную информацию, записывать ее и отправлять по электронной почте всей команде на утверждение. Этот человек также ведет собрание и следит за таймингом.
- Спланировать небольшой перерыв между встречами. Паузы нужны для подготовки и отдыха.
- Начинать встречи вовремя, не опаздывать. Если вы не подготовились, сообщите об этом не позднее, чем за 3 часа.
- Предвидеть последствия. Если вы понимаете, что проекту нужна цепочка встреч, заранее назначьте все из них. Забронируйте время проведения заранее.
- Вкратце ознакомиться с вопросами встречи. Предоставьте и запросите информацию для встречи заранее и подготовьтесь, не начинайте изучать вопросы во время мероприятия.
- Игнорировать гаджеты. Если это не вопрос жизни и смерти, избегайте использования смартфонов и ноутбуков. Они быстро крадут ваше время, внимание и концентрацию.
- Практиковать тайм-менеджмент. 60-минутная встреча – это не панацея, попробуйте прикинуть, сколько времени займет достижение цели. Это может быть и 15, и 45, и даже 90 минут.
- Начать светскую беседу. Растопите лед, поделившись пятиминутными новостями и эмоциями, даже если они не связаны с темой.
- Определить роли. Каждый должен знать свою роль на собрании, что он должен совершить, и какой результат ожидается.
Эти простые правила позволят сэкономить 1,5-2 часа. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание – быть вовлеченным в тему и принимать управленческие решения в ходе обсуждения.
Каких правил придерживаетесь вы, чтобы встречи проходили эффективно? Поделитесь своим опытом в комментариях.
Также читайте:
Очень зависит от сферы деятельности и компании. Везде разные процессы. Есть люди, которых хлебом не корми, дай совещание провести. Процесс ради процесса.
ограничте время любого совещания 1 часом, время докладов должно определятся количеством участников - это сильно дисциплинирует....
Здорово, все "как завещали Гуру". Усиление сопричастности очень продуктивно. По таймингу, очень индивидуально. Несмотря ни на что все равно нужно договариваться столько сколько нужно, чтобы все участники приняли решения собрания иначе будет саботаж...
Несколько сумбурно изложено. Особенно список из 10 пунктов в конце статьи :-)
И совершенно непрактично на ведущего совещания возложить обязанность "записывать важную информацию":
С этим хорошо справляются ассистенты. Ведь ведущему нужно внимательно слушать, что говорят выступающие, и параллельно думать о движении к цели совещания, и следить за таймингом. Когда тут еще делать конспект?
Любовь, это очень верно, невозможно контролировать аудиторию и одновременно записочки писать
не хватает главного правила эффективности совещаний - нужно собираться только тогда, когда это нужно и только тем, кому нужно участвовать
когда в 2020м начали активно переходить на удаленку, у меня случалось до 10-12 онлайн-встреч ежедневно (включая короткие 30-минутные стенд-апы с командой, короткие созвоны по проектам, длинные многочасовые отчетные встречи). что я вынес по итогам и что могу советовать для таких онлайн-встреч:
1) Организатор является модератором.
Организатор встречи должен убедиться, что встреча создана корректно, в ней есть цели, повестка, необходимые вложения, список участников релевантный.
Организатор несет ответственность за тайминг и с учетом иерархии должен стараться модерировать встречу (это самое сложное).
2) Готовить диаграмму Ганта и обновлять до встречи
В идеале на каждый проект должна быть своя проектная диаграмма (в простом экселе достаточно), и перед встречей желательно уже обновить статусы (в сроках, задержка, сделано) чтобы не тратить время на опрос в процессе самой встречи.
Также все задержки и срывы лучше обсуждать 1:1 с исполнителем, вместо того чтобы на встрече делать разнос.
Грамотно подготовленная диаграмма Ганта экономит очень много времени на постановку задач и понимание всеми участниками общих целей проекта кроме своих личных задач.
3) Проводить голосования в чате
Очень удобная функция, позволяющая анонимно (или нет) и быстро собрать мнения без голосового участия, при этом постановка вопроса должна быть простой и понятной, без двойных смыслов и трактовок.
4) При участии заместителей от некоторых ключевых сотрудников понимать их (замов) степень вовлеченности и право принятия решений
Часто бывает, что кто-то из нужных участников встречи не пришел (заболел, другая встреча, отпуск) но прислал заместителя.
Нужно понимать, имеет ли заместитель право голоса/вето наравне со своим начальником, или только в роли наблюдателя.
Также заместитель должен быть в курсе проекта
5) Назначать новую встречу вместо того, чтобы задержаться на часик
Часто при нарушении тайминга возникает соблазн "посидеть еще немного". И в большинстве случаев это "продление" будет бесполезным - кто-то отключился, другие уже потеряли интерес, третьи начали заниматься своими делами параллельно.
Если не уложились в тайминг встречи, то продление может быть не более 15 минут из уважения к графику других сотрудников.
В идеале - завершить встречу даже если не уложились по повестке, назначить повторную для завершения обсуждения или вынести на переговоры 1:1
6) Завершить встречу раньше тайминга - это искусство и уважение к участникам
Статья важная на мой взгляд.
Но как же мы поразительно много потеряли и многому разучились! Все эти инфоцыгане забили голову молодым коллегам до такой степени, что приходится учить тому, как проводить совещания. Многое можно бы сказать, но обращу внимание на соледующее - к сожалению, автор смешивает совещание и собрание. Мелочь? Не скажите, если будет собрание, то так оно и пойдёт - колесом, криво-косо. Собрание подразумевает равноправие, совещение организует руководитель. И Алексей Барканов верно это отметил.
Всякие дурно применяемые эджайлы, митинги пр и др сильно снизили культуру проведения совещаний. До анекдотов - бывали ежедневные совещания по 2-3 часа. Работать просто невозможно!
Ещё раз повторюсь - тема важнейшая.
Правда в статье смутило следующее:
Самое сложное для руководителя, ведущего совещание – быть вовлеченным в тему и принимать управленческие решения в ходе обсуждения.
Странно - руководитель проводит совещание, но он не вовлечён? А зачем он его проводит тогда? Или просто - "старший приказал"? Так принято - проводить непонятные совещания? Чтоб выгладет "начальником"?
=========
Автор верно пишет о цели совещания. Но цель - необязательно публично объявленная. Цель должен понимать руководитель, который проводит совещание. Руководитель может иметь различные цели:
- Принять консолидированное решение
- Обсудить итоги
- Поставить задачу и уяснить правильное понимание между отделами
- Выяснит позиции
Отдельной строкой стоит "планёрка" - быстро скоординировать процес. В народе говорят "пятиминутка".
Совещание проводит толкьо и исключительно руководитель. А все прочие - обсуждение дизайна, пользовательского интерфеса - не совещания. А , анпример, рабочая встреча.
Есть бесчисленное количество мемов на эту тему ))
Мой любимый:
Ты одинок и закомплексован? Не умеешь работать сам? Боишься принимать решения? Собери совещание! Ты сможешь: посмотреть на других, поговорить обо всём и ни о чём, показать графики, почувствовать себя важным, подержать указку, попить кофе, произвести впечатление на коллег, показать что угодно, наказать кого попало. И всё это в рабочее время! Совещания - прекрасная альтернатива работе!
Ну а если говорить серьезно - как бы странно это ни звучало, но на моем текущем месте работы (госорганизация) совещания проходят намного более эффективно, чем в коммерческих компаниях, где я работал раньше. Каждый руководитель управления/департамента имеет ну прям минимум свободного времени, поэтому совещание должно проходить максимально быстро и результативно. У каждого руководителя все дни расписаны, когда какие совещания и с кем. Совещаний так много, что он физически не сможет присутствовать на каждом и должен решить, кого туда послать вместо себя. В общем, к каждому совещанию для руководителя подчиненные готовят краткую информацию. Приглашаются на совещание только те структуры и специалисты, которые реально занимаются данными вопросами. Никаких вот этих "давайте пригласим вообще всех начальников, даже если они вообще не при делах". Участникам совещания заранее направляются вопросы, которые будут обсуждаться - чтобы они смогли подготовиться. Совещание проходит в довольно высоком темпе - проблема - предложения - решение. По результатам встречи готовится протокол, в котором четко написано, кто и что должен сделать, за что именно отвечает, а также контрольные сроки исполнения каждого поручения. Иными словами - никаких разговоров "о погоде и природе", никаких посторонних тем, никакого кофе, никаких видосиков в смартфонах и расчетов необходимого количества материалов для дачи на листке - некогда!
У нас обычно совещание занимает около 30 минут. По очень сложным и неоднозначным темам может быть до 1 часа, но это бывает крайне редко. Где-то после 30 минут активного совещания люди начинают уставать и результативность падает. Либо нужно устраивать перерыв, либо переносить продолжение совещание на другое время.