Иван Богомолов

• Организация рабочих мест персонала офиса и общих зон;
• Решение хозяйственных вопросов по офису (обеспечение офиса водой, оборудованием, расходными материалами, питьевой водой, а также продуктами питания, необходимыми для организации деловых переговоров и кофе-брейков и др.);
• Осуществление контроля над надлежащим состоянием офисной оргтехники, при выявлении неисправностей организация вызова специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• Решение текущих организационных и хозяйственных вопросов с арендодателями офиса и обслуживающими организациями: освещение, вентиляция, температурный режим, противопожарная безопасность и т.п.;
• Содержание склада Общества (где хранятся рекламные материалы, офисные принадлежности);
• Организация содержания, ухода и обеспечения корпоративных автомобилей (ремонт, обслуживание, техосмотр, сезонное хранение колес, страхование и пр.);
• Регулярный анализ цен и качества услуг поставщиков, проведение тендеров, выбор наиболее оптимальных поставщиков с точки зрения цены и качества;
• Контроль за чистотой в офисе Общества и на складе, взаимодействие с обслуживающей организацией;
• Оптимизация офисного пространства, комфорта, рабочих мест и зон общего пользования, работа с дизайном и эргономикой;
• Деловая переписка;
• Курирование и управление работой ресепшн Общества;
• Постановка задач, контроль качества, оценка работы секретарей;
• Участие в организации общекорпоративных мероприятий Общества (собрания, организация приема делегаций, ВИП-посетителей): поиск и рекомендация места проведения, проживания, транспорта, визовой поддержки, досуга.

• Обеспечение своевременного проведения ремонтно-строительных работ, подготовку необходимой технической документации, технический и финансовый контроль, за соблюдением сроков и качеством производства ремонтно-строительных работ;
• Капитальный ремонт, планировка помещений, организация рабочих мест;
• Подбор помещения, подготовка и переезд в новый офис;
• Обеспечение технической эксплуатации зданий, транспортных средств и технологического оборудования как в головном офисе, так и в обособленных подразделениях (далее ОП) по России, включая вахтовые бригады на месторождениях около г. Новый Уренгой, г. Красноярск, г. Тюмень, г. Салават (Башкортостан), г. Краснодар;
• Обеспечение наличия и периодического обновления документации предусмотренного законодательством и нормативными требованиями на здания, транспортные средства, технологическое оборудование организации;
• Организация единой системы управления, технической и финансовой отчётности ОП компании в центральный офис;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников, контроль за надлежащим состоянием офиса;
• Планирование годового бюджета, финансовый анализ и согласование расходов в рамках деятельности, минимизация затрат на сопутствующие расходы;
• Управление договорами аренды, взаимодействие с арендодателем по технической эксплуатации здания и инженерных систем, по закупке мебели, оборудования и пр. , по страхованию имущества и транспорта; клиринга.
• Работа с потенциальными контрагентами (поиск новых подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг, формирование технического задания, тендерная работа);
• Взаимодействие с существующими подрядчиками, контроль качества предоставляемых услуг и ТМЦ, разрешение проблемных ситуаций;
• Организация складского учёта в ОП, инвентаризации материально-технических средств Компании;
• Управление договором мобильной связи;
• Управление договором Travel поддержки сотрудников, централизованный заказ билетов, бронирование гостиниц и организация трансферов, контроль бюджета на командировочные расходы;
• Организация корпоративных мероприятий и мероприятий для партнеров; контроль бюджета на представительские расходы;
• Взаимодействие со службой безопасности, оформление пропусков и заявок на допуск, въезд, парковку, разгрузку, внос/вынос и т.д.;
• Организация проведения инструктажа по охране труда и технике безопасности сотрудников, ведение данной документации;
• Организация эксплуатации ТС, технического обслуживания, транспортного обеспечения, контроль эксплуатационных расходов и финансовой отчётности от ОП и в центральном офисе.

• Обеспечение своевременного проведения ремонтно-строительных работ, подготовку необходимой технической документации, технический и финансовый контроль, за соблюдением сроков и качеством производства ремонтно-строительных работ;
• Капитальный ремонт, планировка помещений, организация рабочих мест;
• Подбор помещения, подготовка и переезд в новый офис;
• Обеспечение технической эксплуатации зданий, транспортных средств и технологического оборудования как в головном офисе, так и в обособленных подразделениях (далее ОП) по России, включая вахтовые бригады на месторождениях около г. Новый Уренгой, г. Красноярск, г. Тюмень, г. Салават (Башкортостан), г. Краснодар;
• Обеспечение наличия и периодического обновления документации предусмотренного законодательством и нормативными требованиями на здания, транспортные средства, технологическое оборудование организации;
• Организация единой системы управления, технической и финансовой отчётности ОП компании в центральный офис;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса и создание комфортных условий для работы сотрудников, контроль за надлежащим состоянием офиса;
• Планирование годового бюджета, финансовый анализ и согласование расходов в рамках деятельности, минимизация затрат на сопутствующие расходы;
• Управление договорами аренды, взаимодействие с арендодателем по технической эксплуатации здания и инженерных систем, по закупке мебели, оборудования и пр. , по страхованию имущества и транспорта; клиринга.
• Работа с потенциальными контрагентами (поиск новых подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг, формирование технического задания, тендерная работа);
• Взаимодействие с существующими подрядчиками, контроль качества предоставляемых услуг и ТМЦ, разрешение проблемных ситуаций;
• Организация складского учёта в ОП, инвентаризации материально-технических средств Компании;
• Управление договором мобильной связи;
• Управление договором Travel поддержки сотрудников, централизованный заказ билетов, бронирование гостиниц и организация трансферов, контроль бюджета на командировочные расходы;
• Организация корпоративных мероприятий и мероприятий для партнеров; контроль бюджета на представительские расходы;
• Взаимодействие со службой безопасности, оформление пропусков и заявок на допуск, въезд, парковку, разгрузку, внос/вынос и т.д.;
• Организация проведения инструктажа по охране труда и технике безопасности сотрудников, ведение данной документации;
• Организация эксплуатации ТС, технического обслуживания, транспортного обеспечения, контроль эксплуатационных расходов и финансовой отчётности от ОП и в центральном офисе.

- Работа с учредителями фонда: подготовка и организация заседаний Попечительских советов и Советов фонда; ведение протоколов заседаний; заседаний, ведение документации по учредителям, рассылка рабочих и итоговых материалов.
- Подготовка документов, необходимых для регистрации изменений в ЕГРЮЛ и учредительные документы. Взаимодействие с регистрирующими органами.
- Подготовка документов для лицензирования деятельности фонда. Взаимодействие с ФСФР по вопросу лицензирования.
- Разработка план-графика мероприятий по реорганизации; формирование пакета документов для подачи в ФАС, Минюст, ФСФР.
- Взаимодействие с Филиалами фонда по вопросам, касающимся собственности фонда.
- Подготовка проектов договоров аренды, договоров купли-продажи собственности фонда. Взаимодействие с арендаторами, покупателями собственности.
- Определение потребности в орг. технике и мебели.
- Общее руководство службой кадрового делопроизводства, юридической службой, секретарями, водителями, уборщицами.
- Постановка задач, контроль выполнения работ организацией занимающейся IT сопровождением и тех. поддержкой АРМ.

- Работа с учредителями фонда: подготовка и организация заседаний Попечительских советов и Советов фонда; ведение протоколов заседаний; заседаний, ведение документации по учредителям, рассылка рабочих и итоговых материалов.
- Подготовка документов, необходимых для регистрации изменений в ЕГРЮЛ и учредительные документы. Взаимодействие с регистрирующими органами.
- Подготовка документов для лицензирования деятельности фонда. Взаимодействие с ФСФР по вопросу лицензирования.
- Разработка план-графика мероприятий по реорганизации; формирование пакета документов для подачи в ФАС, Минюст, ФСФР.
- Взаимодействие с Филиалами фонда по вопросам, касающимся собственности фонда.
- Подготовка проектов договоров аренды, договоров купли-продажи собственности фонда. Взаимодействие с арендаторами, покупателями собственности.
- Определение потребности в орг. технике и мебели.
- Общее руководство службой кадрового делопроизводства, юридической службой, секретарями, водителями, уборщицами.
- Постановка задач, контроль выполнения работ организацией занимающейся IT сопровождением и тех. поддержкой АРМ.

Функции в области хозяйственного обслуживания структурных подразделений Компании:
1. Работа по заключению и исполнению договоров о приобретении Компанией офисного имущества (включая расходные материалы), юридические, почтовые, экспедиторские, полиграфические, переводческие, транспортные и курьерские услуги, услуги энергоснабжения и связи для нужд офиса, аренды офисных помещений.
2. Обеспечение работников Компании телефонной связью (в том числе мобильной).
3. Взаимодействие с арендодателями, городскими структурами и поставщиками.
4. Организация хозяйственного обслуживания офиса, проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
5. Подбор арендных помещений.
6. Организация и обеспечение ремонта и перепланировок помещений, оформление документации в БТИ.
7. Организация переездов офиса Компании
8. Подготовка и создание новых рабочих мест.

Функции в области документационного обеспечения деятельности Компании:
1. Обеспечение единого порядка документирования, общей организации работы с документами в соответствии с ГОСТами и инструкцией по делопроизводству в Компании;
2. Контроль своевременного исполнения документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителей, информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений.
3. Организация и обеспечение согласования и подписания договоров и договорной документации.
4. Учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение централизованного Архива Компании, обеспечение своевременного внесения архивной информации в систему электронного документооборота Компании.
5. Приём поступающей корреспонденции, сортировка, распределение по структурным подразделениям Компании, отправка исходящей корреспонденции адресатам.

Функции в области осуществления транспортных перевозок и обслуживания автопарка:
1. Транспортно-экспедиционное обеспечение деятельности Компании;
2. Организация и обеспечение технического обслуживания и ремонта транспортных средств Компании.
3. Страхование автомобилей. Сопровождение страховых случаев;
4. Обеспечение комплектующими и расходными материалами автомобилей Компании;
5. Оформление и сопровождение договоров на приобретение (лизинг) транспортных средств;
6. Организация выпуска на линию автотранспорта, инструктажи по охране труда и ТБ.

Функции в области обеспечения приобретения и учета, хранения и перемещения необходимого технологического оборудования, компьютерной и офисной оргтехники, мебели, расходных материалов и ЗИП:
1. Обеспечение подразделений Компании материально-техническими ресурсами. Участие в стандартизации и паспортизации рабочих мест работников совместно с IT Дирекцией и Дирекцией по управлению качеством и бизнес-процессами.
2. Анализ и выбор поставщиков, ведение базы поставщиков, проведение конкурсов по закупке технологического и иного оборудования.
3. Создание сети складов (8 шт.) временного хранения (СВХ) по территории России. Обеспечение складского учёта ТМЦ на удалённых складах.
4. Обеспечение складского учета при приеме и выдаче товарно-материальных ценностей со склада Компании. Учет движения материально-технических ресурсов и своевременная обработка документации совместно с бухгалтерией Компании.
5. Обеспечение перемещения товарно-материальных ценностей по заявкам подразделений Компании. Заключение и сопровождение договоров на страхование и перевозку оборудования. Прием и обработка заявок на отправку товарно-материальных ценностей от подразделений Компании, согласно утвержденным процедурам.
6. Организация доставки оборудования клиентам на территории Российской Федерации и за рубежом.
7. Подготовка актов приема-передачи на ответственное хранение оборудования, передаваемого клиентам в составе услуги.
8. Оформление документов на возврат Оборудования после окончания предоставления услуги или окончания срока действия договора об аренде и организация его доставки на склады Общества.

Функции в области обеспечения соблюдения Компанией и работниками Компании норм и правил в области охраны труда и пожарной безопасности:
1. Организация деятельности по охране труда и пожарной безопасности, направленной на создание условий труда, отвечающих требованиям действующего законодательства Российской Федерации.
2. Разработка и контроль исполнения Положения об организации работы по охране труда и пожарной безопасности в Компании.
3. Инструктажи, ведение журналов, своевременная аттестация;

Функции в области хозяйственного обслуживания структурных подразделений Компании:
1. Работа по заключению и исполнению договоров о приобретении Компанией офисного имущества (включая расходные материалы), юридические, почтовые, экспедиторские, полиграфические, переводческие, транспортные и курьерские услуги, услуги энергоснабжения и связи для нужд офиса, аренды офисных помещений.
2. Обеспечение работников Компании телефонной связью (в том числе мобильной).
3. Взаимодействие с арендодателями, городскими структурами и поставщиками.
4. Организация хозяйственного обслуживания офиса, проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
5. Подбор арендных помещений.
6. Организация и обеспечение ремонта и перепланировок помещений, оформление документации в БТИ.
7. Организация переездов офиса Компании
8. Подготовка и создание новых рабочих мест.

Функции в области документационного обеспечения деятельности Компании:
1. Обеспечение единого порядка документирования, общей организации работы с документами в соответствии с ГОСТами и инструкцией по делопроизводству в Компании;
2. Контроль своевременного исполнения документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителей, информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений.
3. Организация и обеспечение согласования и подписания договоров и договорной документации.
4. Учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение централизованного Архива Компании, обеспечение своевременного внесения архивной информации в систему электронного документооборота Компании.
5. Приём поступающей корреспонденции, сортировка, распределение по структурным подразделениям Компании, отправка исходящей корреспонденции адресатам.

Функции в области осуществления транспортных перевозок и обслуживания автопарка:
1. Транспортно-экспедиционное обеспечение деятельности Компании;
2. Организация и обеспечение технического обслуживания и ремонта транспортных средств Компании.
3. Страхование автомобилей. Сопровождение страховых случаев;
4. Обеспечение комплектующими и расходными материалами автомобилей Компании;
5. Оформление и сопровождение договоров на приобретение (лизинг) транспортных средств;
6. Организация выпуска на линию автотранспорта, инструктажи по охране труда и ТБ.

Функции в области обеспечения приобретения и учета, хранения и перемещения необходимого технологического оборудования, компьютерной и офисной оргтехники, мебели, расходных материалов и ЗИП:
1. Обеспечение подразделений Компании материально-техническими ресурсами. Участие в стандартизации и паспортизации рабочих мест работников совместно с IT Дирекцией и Дирекцией по управлению качеством и бизнес-процессами.
2. Анализ и выбор поставщиков, ведение базы поставщиков, проведение конкурсов по закупке технологического и иного оборудования.
3. Создание сети складов (8 шт.) временного хранения (СВХ) по территории России. Обеспечение складского учёта ТМЦ на удалённых складах.
4. Обеспечение складского учета при приеме и выдаче товарно-материальных ценностей со склада Компании. Учет движения материально-технических ресурсов и своевременная обработка документации совместно с бухгалтерией Компании.
5. Обеспечение перемещения товарно-материальных ценностей по заявкам подразделений Компании. Заключение и сопровождение договоров на страхование и перевозку оборудования. Прием и обработка заявок на отправку товарно-материальных ценностей от подразделений Компании, согласно утвержденным процедурам.
6. Организация доставки оборудования клиентам на территории Российской Федерации и за рубежом.
7. Подготовка актов приема-передачи на ответственное хранение оборудования, передаваемого клиентам в составе услуги.
8. Оформление документов на возврат Оборудования после окончания предоставления услуги или окончания срока действия договора об аренде и организация его доставки на склады Общества.

Функции в области обеспечения соблюдения Компанией и работниками Компании норм и правил в области охраны труда и пожарной безопасности:
1. Организация деятельности по охране труда и пожарной безопасности, направленной на создание условий труда, отвечающих требованиям действующего законодательства Российской Федерации.
2. Разработка и контроль исполнения Положения об организации работы по охране труда и пожарной безопасности в Компании.
3. Инструктажи, ведение журналов, своевременная аттестация;

Планирование и координация работы трёх офис-менеджеров на промплощадках по обеспечению жизнедеятельности Компании;
-закупка и распределение расходных материалов, мебели:
-документооборот;
-секретариат и рецепшен;
-канцелярия;
-обеспечение бизнес-тревел (разрешения на работу, регистрация, паспортно-визовое обслуживание, трансферы, гостиницы);
Координация работы трёх столовых на промплощадках;
Транспортно-экспедиционное обслуживание Компании;
Организация работы административного автопарка:
-планирование использования по заявкам;
-закупка, лизинг, ремонт и техническое обслуживание;
-финансово-бухгалтерская отчётность;
Ремонт, перепланировки административных и бытовых помещений (взаимоотношения с подрядными строительными организациями);
Организация и контроль уборки офисных и промышленных помещений;
Страхование (АвтоКАСКО, ДМС, ОМС);
Сопровождение Договора по мобильной связи;
Формирование и контроль исполнения бюджета своего подразделения;
Взаимоотношений с Гос. структурами;

Планирование и координация работы трёх офис-менеджеров на промплощадках по обеспечению жизнедеятельности Компании;
-закупка и распределение расходных материалов, мебели:
-документооборот;
-секретариат и рецепшен;
-канцелярия;
-обеспечение бизнес-тревел (разрешения на работу, регистрация, паспортно-визовое обслуживание, трансферы, гостиницы);
Координация работы трёх столовых на промплощадках;
Транспортно-экспедиционное обслуживание Компании;
Организация работы административного автопарка:
-планирование использования по заявкам;
-закупка, лизинг, ремонт и техническое обслуживание;
-финансово-бухгалтерская отчётность;
Ремонт, перепланировки административных и бытовых помещений (взаимоотношения с подрядными строительными организациями);
Организация и контроль уборки офисных и промышленных помещений;
Страхование (АвтоКАСКО, ДМС, ОМС);
Сопровождение Договора по мобильной связи;
Формирование и контроль исполнения бюджета своего подразделения;
Взаимоотношений с Гос. структурами;

осуществление общего руководства и контроль деятельности подотчётных служб и сотрудников (IT, мобильная связь, служба эксплуатации зданий, служба безопасности и охраны, транспорт, административная и хозяйственные службы, секретариат, столовая),-разработ