Надежда Гриминчук

Надежда Гриминчук

1750000
О себе

Вывожу офис и административную поддержку бизнеса на качественно новый уровень.

Опыт работы
Энвижн Груп (NVision Group)
Москва, Директор департамента административной поддержки и документационного обеспечения
февр. 2010
Должностные обязанности:

Руководство департаментом - в подчинении от 15 до 45 сотрудников (в разные годы) и более 50 подрядчиков для обеспечения деятельности компании численностью от 700 до 3 000 сотрудников.
Подразделения в управлении:
Отдел управления недвижимостью – 100+ объектов в аренде и собственности
Административно-технический отдел – облуживание, ремонт помещений
Отдел Пожарной Безопасности – с 2013 года (ранее подчинялся департаменту СБ)
Отдел документационного обеспечения – делопроизводство, архив, почта, курьерская служба, службы приема и ассистенты
Отдел организации визовой поддержки и служебных командировок
Отдел офис менеджеров – управление рабочими местами, закупки, корпоративная мобильная связь, обслуживание и обеспечение офисов, переезды, офисное имущество (склады, инвентаризация)
Отдел ТМЦ – учет офисного оборудования – с 2014 года (ранее подчинялся департаменту ИТ) – инвентаризация, выдача, хранение, учет компьютерного и офисного оборудования
Функции департамента:
Обеспечение компании офисными помещениями в соответствии с потребностями
Управление собственным фондом недвижимости
Техническое обслуживание помещений компании
Организация и учет рабочих мест сотрудников
Обеспечение автотранспортом - управление собственным автопарком и организация привлеченного транспорта
Обеспечение подразделений необходимыми материально-техническими средствами и хозяйственными товарами
Обеспечение (технической и противопожарной) безопасности помещений компании и сотрудников
Организация командировок сотрудников
Организация и ведение делопроизводства - бумажный и электронный документооборот
Организация служебной мобильной связи сотрудникам
Мои функции:
Обеспечение беспрерывной работы всех функций департамента
Организация работы сотрудников, мотивация, прием, увольнение, обучение
Взаимодействие с подразделениями компании в общих бизнес-процессах и совместных проектах
Создание базы документов департамента – ДИ, процедуры, положение о департаменте
Взаимодействие с сотрудниками компании от лица внутренних сервисов
Управление бюджетом департамента – владелец ЦФО бюджет 400 млн. руб. в год
Регулярная отчетность руководству компании о работе департамента и отчеты по имуществу (по всем объектам) – расчеты, презентации, аналитические материалы
Матричное управление региональными офисами в рамках административных функций

Достижения: Создала систему учета рабочих мест и анализа использования офисных площадей, интеграция данных в корпоративную базу данных. Создание базы планов помещений, кодов рабочих мест, аналитики с нуля. 2010 год Создала корпоративную службу почты и курьеров Mailroom с нуля 2010 год Создала систему учета входящей и исходящей корреспонденции – 2011 год Совместно с ДИТ реализовала проект по внедрению СЭД – 2014 год Создала бумажный и электронный архив – 2014 год Заработала Компании 18 млн. рублей чистого дохода от самой выгодной сделки с арендодателем по частичному отказу от площадей (это при жестких штрафах за прекращение аренды) Заключила самый выгодный в истории Компании договор аренды с новым арендодателем – без депозита, ставка ниже среднерыночной на 35%, без индексации ставки 2 года, частичный ремонт за счет арендодателя по нашим ТЗ в рамках согласованного бюджета. Создала систему ППБ в основных офисах Компании Провела более 20 внутренних перемещений офиса 19 тыс. кв. м (6 полных этажей) – 2010 – 2014 г. Провела единовременный глобальный поэтапный переезд офиса в связи с реорганизацией – 4 площадки Провела аудит состояния всех помещений (более 100) в управлении Компании с подготовкой отчетной документации и оценкой стоимости по каждому объекту Организовала новую систему приема заявок на внутренние закупки для сотрудников Создала новую простую и эффективную систему контроля подключения услуг и контроля использования и учета расходов корпоративной мобильной связи (переход от ручного к автоматизированному учету и информированию) Создала стандарт приема гостей – правила работы ресепшн и приема гостей на встречах. Нормы общения по телефону, взаимодействия на ресепшн, фирменный стиль одежды, скрипты, стандарты оснащения переговорных и подача напитков Создала систему отслеживания использования переговорных комнат – анализ позволяет выявить тенденции спроса и оптимизировать и спрос, и ресурс. Внедрила новый стандарт эргономичного рабочего места и провела переоснащение офиса новыми рабочими местами с одновременной оптимизацией количества рабочих мест путем внедрения гибких рабочих мест 2012-2014г. Совместно с инженерными подразделениями создала новую систему установки СКС на рабочих местах (в офисе особые условия – линолеум на полу, нет лючков) Оптимизировала процесс подготовки рабочего места для новых сотрудников Внедрила систему «Стандарт помещения» – для обслуживания по каждому типу помещения – например, Переговорная комната - что должно быть, проверка раз в час и между сессиями Организовала канал взаимодействия и обратной связи внутренних сервисов с сотрудниками – через страницу на корп. Портале, рассылки, дни открытых дверей, информационные мероприятия, видео презентации, анкеты, опросы мнений о работе Совместно с HR вовлекла сотрудников в административные начинания и проекты – рабочие инициативные группы, конкурсы Договорилась с арендодателем об устройстве вело парковки и специально оборудованных мест для курения (2013 г.) до наступления общей моды и нормативных требований Совместно с бухгалтерией внедрила систему льготного использования парковочных мест сотрудниками Беспрерывно оптимизировала административный бюджет Создала реестр договоров с поставщиками с электронной базой по департаменту на общем ресурсе (помимо корпоративной) Частично реализовала идеи зеленого офиса – утилизация батареек, раздельный сбор мусора (совместно с арендодателем), установка проточных фильтров для воды, сушилок для рук Сохранила свой департамент в полном составе в течение 1 года с момента начала агрессивной реорганизации Установила высокий уровень качества внутреннего сервиса Сформировала сильную команду мотивированных на результат специалистов, несмотря на ограничения в мотивирующих инструментах
Описание деятельности компании: Крупнейший системный интегратор России до 2014 года
Cushman & Wakefield Stiles & Riabokobylko
Руководитель Административного отдела
мая 2008
авг. 2009
Должностные обязанности:

Управление административным подразделением по следующим направлениям:
Управление сетью поставщиков услуг, товаров, работ - более 20 поставщиков
Техническое управление зданием - 2500 кв. м
Организация техники безопасности организации, включая организацию охраны труда
Организация поездок сотрудников и визовой поддержки Визовая поддержка иностранных сотрудников – организация виз и разрешений на работу иностранным сотрудникам
Управление почтовой службой организации и корпоративной подпиской
Управление транспортной службой - собственный автопарк и через поставщиков услуг
Управление внутренними закупками - товары для бизнеса
Управление приемной (ресепшн) и офисной АТС
Обязанности:
Руководство административным отделом - 8 человек - постановка индивидуальных задач в рамках целей организации и контроля их выполнения сотрудниками отдела
Отчетность, KPI
Управление организационной структурой отдела
Формирование и исполнение административно-технического бюджета организации
Оптимизация затрат на административно- техническую поддержку бизнеса
Разработка и внедрение процедур, обеспечивающих простоту, удобство, высокую скорость и качество обслуживания клиентов подразделения

Описание деятельности компании: Крупнейший международный консультант в области коммерческой недвижимости
Исполнительный бизнес ассистент Главы Розничного Банка
апр. 2007
мая 2008
Должностные обязанности:

Управление и координация деятельности корпоративного Тренинг Центра по следующим направлениям деятельности:
Координация и администрирование внутренних, внешних обучающих мероприятий, а также корпоративных мероприятий
Управление имуществом и помещениями для обучения персонала на территории и за пределами организации
Управление складскими помещениями и архивом
Внедрение и администрирование СЭД по программам обучения и развития персонала
Взаимодействие с поставщиками услуг, товаров, работ - подготовка документации, проведение тендеров, контроль исполнения договоров
Подготовка и отчет по бюджету на обучение персонала
Контроль исполнения распоряжений Главы Розничного Банка по всем подразделениям организации
Подготовка и организация работы Совета Директоров и Комитетов при Главе Розничного Банка
Участие во встречах с внешними партнерами Банка
Модератор на пресс-конференциях с участием топ менеджмента банка
Подготовка презентаций, аналитических материалов для Главы Банка
Проверка и контроль входящей и исходящей документации
Управление офисом Главы Розничного Банка (15 сотрудников)
Проведение корпоративных мероприятий для сотрудников Розничного Банка, в том числе в качестве ведущей на английском языке (Master of Ceremony)

Описание деятельности компании: Банковская деятельность
НАСА
Deputy, Operations Manager
Должностные обязанности:

Руководство подразделением, отвечающим за административно-хозяйственную поддержку операций программы пилотируемых космических полетов в России

Описание деятельности компании: Аэрокосмические исследования
Общая информация
Отрасль: Сервис, услуги
Специализация: Администрирование
Должность: Административный директор
Москва
Только друзья могут оставлять сообщения.
На стене пока нет ни одной записи.