Вывожу офис и административную поддержку бизнеса на качественно новый уровень.
Руководство департаментом - в подчинении от 15 до 45 сотрудников (в разные годы) и более 50 подрядчиков для обеспечения деятельности компании численностью от 700 до 3 000 сотрудников.
Подразделения в управлении:
Отдел управления недвижимостью – 100+ объектов в аренде и собственности
Административно-технический отдел – облуживание, ремонт помещений
Отдел Пожарной Безопасности – с 2013 года (ранее подчинялся департаменту СБ)
Отдел документационного обеспечения – делопроизводство, архив, почта, курьерская служба, службы приема и ассистенты
Отдел организации визовой поддержки и служебных командировок
Отдел офис менеджеров – управление рабочими местами, закупки, корпоративная мобильная связь, обслуживание и обеспечение офисов, переезды, офисное имущество (склады, инвентаризация)
Отдел ТМЦ – учет офисного оборудования – с 2014 года (ранее подчинялся департаменту ИТ) – инвентаризация, выдача, хранение, учет компьютерного и офисного оборудования
Функции департамента:
Обеспечение компании офисными помещениями в соответствии с потребностями
Управление собственным фондом недвижимости
Техническое обслуживание помещений компании
Организация и учет рабочих мест сотрудников
Обеспечение автотранспортом - управление собственным автопарком и организация привлеченного транспорта
Обеспечение подразделений необходимыми материально-техническими средствами и хозяйственными товарами
Обеспечение (технической и противопожарной) безопасности помещений компании и сотрудников
Организация командировок сотрудников
Организация и ведение делопроизводства - бумажный и электронный документооборот
Организация служебной мобильной связи сотрудникам
Мои функции:
Обеспечение беспрерывной работы всех функций департамента
Организация работы сотрудников, мотивация, прием, увольнение, обучение
Взаимодействие с подразделениями компании в общих бизнес-процессах и совместных проектах
Создание базы документов департамента – ДИ, процедуры, положение о департаменте
Взаимодействие с сотрудниками компании от лица внутренних сервисов
Управление бюджетом департамента – владелец ЦФО бюджет 400 млн. руб. в год
Регулярная отчетность руководству компании о работе департамента и отчеты по имуществу (по всем объектам) – расчеты, презентации, аналитические материалы
Матричное управление региональными офисами в рамках административных функций
Управление административным подразделением по следующим направлениям:
Управление сетью поставщиков услуг, товаров, работ - более 20 поставщиков
Техническое управление зданием - 2500 кв. м
Организация техники безопасности организации, включая организацию охраны труда
Организация поездок сотрудников и визовой поддержки Визовая поддержка иностранных сотрудников – организация виз и разрешений на работу иностранным сотрудникам
Управление почтовой службой организации и корпоративной подпиской
Управление транспортной службой - собственный автопарк и через поставщиков услуг
Управление внутренними закупками - товары для бизнеса
Управление приемной (ресепшн) и офисной АТС
Обязанности:
Руководство административным отделом - 8 человек - постановка индивидуальных задач в рамках целей организации и контроля их выполнения сотрудниками отдела
Отчетность, KPI
Управление организационной структурой отдела
Формирование и исполнение административно-технического бюджета организации
Оптимизация затрат на административно- техническую поддержку бизнеса
Разработка и внедрение процедур, обеспечивающих простоту, удобство, высокую скорость и качество обслуживания клиентов подразделения
Управление и координация деятельности корпоративного Тренинг Центра по следующим направлениям деятельности:
Координация и администрирование внутренних, внешних обучающих мероприятий, а также корпоративных мероприятий
Управление имуществом и помещениями для обучения персонала на территории и за пределами организации
Управление складскими помещениями и архивом
Внедрение и администрирование СЭД по программам обучения и развития персонала
Взаимодействие с поставщиками услуг, товаров, работ - подготовка документации, проведение тендеров, контроль исполнения договоров
Подготовка и отчет по бюджету на обучение персонала
Контроль исполнения распоряжений Главы Розничного Банка по всем подразделениям организации
Подготовка и организация работы Совета Директоров и Комитетов при Главе Розничного Банка
Участие во встречах с внешними партнерами Банка
Модератор на пресс-конференциях с участием топ менеджмента банка
Подготовка презентаций, аналитических материалов для Главы Банка
Проверка и контроль входящей и исходящей документации
Управление офисом Главы Розничного Банка (15 сотрудников)
Проведение корпоративных мероприятий для сотрудников Розничного Банка, в том числе в качестве ведущей на английском языке (Master of Ceremony)
Руководство подразделением, отвечающим за административно-хозяйственную поддержку операций программы пилотируемых космических полетов в России