Оптимизация бухгалтерского учета

Добрый день! [COLOR=gray=gray]***сообщение было отредактировано модератором***[/COLOR] Основа - построение графиков движения документов, процессов организации сбора первичных данных, так как на этом теряется большая часть времени и возникают проблемы Анализируются эти процессы с точки зрения проблемных областей и потерь времени и дублирования действий Потом эти процессы оптимизируются с помощью различных методов - организационно, с помощью автоматизации и т д [COLOR=gray=gray]***сообщение было отредактировано модератором***[/COLOR] Татьяна Бронникова [COLOR=gray=gray]***Сообщение было отредактировано модератором. Нарушение пункта 7.1 Декларации Сообщества: "Участникам Сообщества настоятельно рекомендуется: 1) воздерживаться от открытой саморекламы и рекламы своего бизнеса (в том числе недопустимо размещение на общих форумах или в блогах информации о вакансиях/мероприятиях компаний); "***[/COLOR]

Добрый день.
Наверное, самая главная проблема с которой вы столкнетесь это то что часто оптимизация касается не только отдела бухгалтерии, а непосредственно тех мест где еще вводятся и генерятся документы.
И конечно, что вы хотите получить в конечном результате.
И готово ли руководство на это. И конечно, отвечает ли имеющееся на данный момент программное обеспечение вашим задачам и целям.

Здравствуйте, Наталья.

Были у меня такие задачи и они не самые приятные. Такая задача должна исходить от Главного бухгалтера, и только Главный бухгалтер может отвечать за результат. Вы же, как аналитик, можете выступать "правой рукой" Главного бухгалтера.

Решение задачи зависит от "миссии" бухгалтерии.
А именно, есть две крайности и много промежуточных состояний.
1. Бухгалтерия работает только ради МНС - главная задача, сдать отчетность и все.
2. Бухгалтерия ведет управленческую отчетность плюсом к налоговой отчетности.

Ход оптимизации здесь будет разный.
В первом случае, вы определяете производительность труда бухгалтерии и устраняете неэффективные операции, а затем и неэффективных сотрудников.
Во втором случае, вы ставите задачи и определяете ценность управленческого учета для топ-менеджеров и перераспределяете бухгалтерию на решение задач, которые нужны топ-менеджерам. В этом случае, можно обойтись без "смертей бухгалтеров".

Техника оптимизации состоит в
1. Измерении бухгалтерского процесса.
2. Установлении целевых показателей.
3. Определения управленческих воздействий (перераспределение полномочий, организационные изменения внутри бухгалтерии, объединение смежных участков для исключения лишних цепочек передачи ответственности).
4. Применение воздействий.

Для измерения бухгалтерского процесса нужно
1. Подсчитать количество проводок.
2. Подсчитать число небухгалтерских процессов, которые подвешены на бухгалтерию (например, на бухгалтерию могут повесить оформление некоторых видов договоров, некоторых видов лицензий).
3. Подсчитать количество отчетов (внешних - отдельно, внутренних - отдельно).
4. Подсчитать количество платежных документов (платежек, чеков, кассовых документов и авансовых отчетов).
5. Подсчитать количество исправлений уже сделанных проводок.
6. Подсчитать количество персонала на выполнение 1-5.

Теперь можно выдвинуть показатели - сколько документов или проводок должен обрабатывать бухгалтер в день, в час.
Для этого применяется два инструмента:
"Фотография рабочего дня" и "Хронометраж операций".
Это инструменты так называемой "научной организации труда". Она же - система Тейлора.
После это обычно уже все видно и ясно.

Кроме того, бывает полезно объединять сходные процессы в руках одного бухгалтера. Это называется "разделение бухгалтерского труда".
Например, если есть много юридических лиц в пределах одной группы компании, то одно из юридических лиц берет на себя функцию бухгалтерского учета. Внутри этой бухгалтерской фирмы организуются участки "разделения бухгалтерского труда".
Например, пусть все кассовые книги всех юр.лиц ведет один бухгалтер. Тогда у этого бухгалтера вырабатывается устойчивый навык и знания, и в итоге получается очень качественная и эффективная работа.
Но тут нельзя эксплуатировать.
Если этот бухгалтер быстро сделал свою работу - то его нужно отпустить домой, а не заставлять за те же деньги исправлять чужую ошибку.
Можно поручить, конечно, другую работу, но в виде "подработки на стороне".
Тогда все работает почти идеально. Почти, потому что потом начинает в дело вступать обычная человеческая зависть к успешным сотрудникам.
Поэтому в конечном итоге все зависит от Главного бухгалтера и формальная оптимизация ничем не поможет, если руководитель не хочет или не умеет.

Надеюсь, был полезен...

P.S. Решить задачу численности бухгалтерии никогда не удастся с использованием "научного подхода". Она решается сама собой - путем удачной автоматизации, путем удачного устройства бизнес-процессов, путем передачи смежных с бухгалтерским учетом операций другим отделам (например, снабженцы сами должны делать свои проводки - что достигается автоматизацией ввода документов поступления материалов), путем достойной оплаты квалифицированных бухгалтеров, путем "вычисления" неумелых и устроившихся по блату бухгалтеров, всяких подружек, племянниц и прочих родственников и "очень хороших людей".

Решил я однажды задачу оптимизации работы 3-х наших бухгалтерий. Фирмы:
- строительная – электромонтаж на стройках, от трансформаторных подстанций до светильников-лампочек-выключателей-розеток;
- производственная – разработка и изготовление электрораспределительных шкафов-щитов-щитков;
- торговая – поставки электротехнических материалов и комплектующих на заводы и стройки (без наших работ).
Задача и её решение исходили от меня, при категорическом несогласии 3-х главных бухгалтеров. Но, у них были хронические проблемы с бухучетом, обусловленные большим материальным оборотом (особенно по ассортименту) и полным нигилизмом руководителей среднего звена к внутреннему документообороту. В бухгалтерии можно было добавить (в первые 2 фирмы) по бухгалтеру-материалисту. Но, это решение кроме невыгодности в плане ФОТ, не решало специфических проблем нашего оборота. Меня поддержали владельцы фирм. Поэтому, главбухи согласились на 2-х-месячный эксперимент.

Функции бухгалтеров-материалистов были перенесены в планово-экономический отдел. Общий для трех фирм. ПЭО я создал из двух студентов: одного – выпускника экономфака; а второго – пятикурсника. У них было двойное подчинение:
- начальнику ПЭО;
- главбухам (функционально, в рамках работы бухгалтера-материалиста).

Такое решение было основано на признании того, что в бухгалтериях выполняются работы, имеющие разную «ритмику»:
- ритмика фискальных отчетов – раз в месяц (в квартал, …);
- ритмика документарного обеспечения материального оборота – «день в день».
Через 2 месяца главбухи (освобождённые от трудоёмкой рутины ежедневного учета!) стали самыми заинтересованными в осуществлённой оптимизации.

Николай Лумпов пишет ( 7.09.14 13:51): Решение задачи зависит от "миссии" бухгалтерии. . . . 2. Бухгалтерия ведет управленческую отчетность плюсом к налоговой отчетности. Николай Алексеевич, я внимательно читаю всё, что Вы пишете, и уважаю Ваш профессионализм, но с пунктом 2 не согласен совсем. Вы – математик – слишком, прошу извинения, приблизились к бухучету. Математик, при решении задачи, обязательно проанализирует её исходные данные. Положения о бухучете и главбухе относятся к этим данным. Я их не листал уже лет 20. Может быть и отстал. Может быть, какой-то «новатор» уже включил туда управленческий учет. Во всяком случае, в 1С, слышал, что-то такое включено. Мне предпочтительней прежняя трактовка назначения бухучета – обслуживание фискальных интересов государства. В шутку можно сказать, что бухучет – это государево око на предприятии. Но, издержки содержания своего агента, государство возложило на предприятие; и попало на принцип «где кормлюсь – то и защищаю». Таким образом, шутка стала серьёзностью: «назначение бухучета – защита фирмы от государства». А притязания главбухов на то, чтобы быть «первым парнем на деревне», в части экономики фирмы – это атавизм; с тех времён, когда главбух был единственным экономистом на ферме. Защита фирмы от государства – это нелёгкая миссия. Кто не знает, что недоработки здесь стоят дорого. Поэтому, нерентабельно отвлекать главбуха от его действительной миссии. Отвлекать пожеланиями типа райкинских «вот бежит марафонец; дать ему сумку – пусть ещё и газеты-письма разносит». Так что, управленческий учет – это, безусловно, задача планово-экономической службы. ====================================. 20 лет назад, в экономической литературе активно писали о существовании разных учетов – бухгалтерского и управленческого. Обсуждали проблему дублирования и конфликты, возникавшие при её решении; когда на бухгалтерию навешивали функции предоставления данных подразделению, которое занималось их обработкой для целей управления. Сейчас это всё в прошлом. И бухгалтерия и ПЭО работают в среде одной программы (1С). И управленческие «примочки» к 1С – не основание, чтобы опять отвлекать бухгалтерию от её миссии. Настолько важной, что повторю – защита фирмы от государства.

Владимир Зонзов пишет: Вы – математик – слишком, прошу извинения, приблизились к бухучету.

Точно, Владимир. Представляете, 10 лет работал Главным бухгалтером, начиная с бухгалтера в 1992 году. Надоела эта работа - до смерти. А еще и CFO работал, и ПЭО было, и вело управленку. А как математик, я почти не анализирую исходные данные. Математику - это ни к чему. Математик - он не инженер, он сам формулирует результат, а затем описывает "Пусть...". Владимир, обратите внимание. В огромной массе математической литературы все начинается с "Пусть...". А если все начинается с "пусть...", зачем математику исходные данные? Он сам - исходные данные. А реальность? Это проблемы реальности и инженеров. Пусть реальность отвечает сформулированной модели, а если не отвечает, то это не имеет значения для идеального мира математике. (См. концепцию мира идей Платона). Но когда нужно заработать денег, то конечно - всегда можно обосновать практичность математических идей, но это другой вид деятельности - технический.

Владимир Зонзов пишет: Может быть, какой-то «новатор» уже включил туда управленческий учет.

Нет, новаторы пошли другим путем. Оставили - бухгалтерский - это 402-ФЗ, а налоговый учет - Налоговый кодекс. Управленческий учет - это CIMA. И не только... Отчетность по МСФО - это CIPA. И не только...

Владимир Зонзов пишет: Во всяком случае, в 1С, слышал, что-то такое включено.

Да, включено. И в SAP влючено. И Epicor включено. Иногда оно называется - контроллинг. Это по немецкой (контитентальной) системе так называется управленческий учет.

Владимир Зонзов пишет: Мне предпочтительней прежняя трактовка назначения бухучета – обслуживание фискальных интересов государства.

Это давно "не в тренде". Более того, это не приветствуется в современных пакетах учета. Обоснование лежит на поверхности.

Владимир Зонзов пишет: Так что, управленческий учет – это, безусловно, задача планово-экономической службы.

Опасное утверждение о "безусловности". Легко опровергается на примере публичных фирм. А также, обратите внимание, что фискальные цели решает налоговый учет. Он не совпадает с бухгалтерским учетом. А отчетность по МСФО не совпадает с бухгалтерскими отчетными формами. Но все визирует Главный бухгалтер. Я это пишу не в укор Вам, Владимир. И не в назидание. Хотя тональность все таки не очень верная и может быть истолкована как менторская. Просто за 20 лет все сильно изменилось в бухгалтерском королевстве и хотелось бы обратить Ваше внимание на это явление. Здесь сильно влияние "глобализма". Если на Западе сфера влияния Главного бухгалтера распространяется на все операции, где присутствует двойная запись, а также отчетность о состоянии активов, пассивов, финансовом результате, но это же приходится делать и нам, если мы планируем конкурировать на равных и выше. А если миссия бухгалтера ограничивается банальным фискальным счетоводством, то притязания на сокращение персонала бухгалтерии обоснованы. А автоматизация сводит численность бухгалтерии при таком раскладе к 2 человекам. Один основной, другой - на тот случай если заболеет первый. Их функции - подкладывает бумажки в сканер (OpenText) и вынимать бумажки из принтера. Остальное сделает компьютер. И это уже почти не фантастика. Электронные счет фактуры, вводимые с 2015 года "вырезают" целый участок бухгалтерии, и уже не важны книги покупок, книги продаж. Электронная сдача отчетности уже отменила целый пласт бухгалтеров-курьеров, развозивших отчеты по инспекция. ПФР, НДФЛ - сдача только электронно . И кто не умеет сдавать, те - "отстой". Такие вот изменения за 20 лет, которые просто на поверхности. И еще многое другое. В частности, обязанность Главного бухгалтера отвечать за достоверность управленческого решения. ПЭО, как я замечаю в ходе своей работы, уже отмирают - вместо них - бюджетное управление.

>>> Такие вот изменения за 20 лет, которые просто на поверхности. И еще многое другое. В частности, обязанность Главного бухгалтера отвечать за достоверность управленческого решения. ПЭО, как я замечаю в ходе своей работы, уже отмирают - вместо них - бюджетное управление. Николай Алексеевич, главбухи могут мечтать о чём угодно и настаивать на любой своей роли; и разговаривать с «непосвящёнными» на людоедском языке узкопрофессиональных иноязычных терминов и сокращений; и учреждать какие угодно узкопрофессиональные организации. Но, всё это есть проявления как обычной человеческой толкотни за «место под солнцем», так и подлой роли экономики, как «продажной девки империализма». На физфаке университета, меня приучили к методу «из первых принципов». И всё, что я понапридумывал для работы – это результат применения этого метода. Например, модель распределения добавленной стоимости. Она описана в Е-хе-статье (http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1143154/index.php?). Экономика, конечно не наука, подобная математике и естественным наукам. Причина – в том, что объекты экономики являются субъектами. Поэтому, их поведение не может быть предписано с точностью математических моделей. К этому следует добавить и ангажированность экономики. В результате, экономика нередко не сколько проясняет суть дела, сколько его затемняет (как говорят, «запудривает мозги»). Например, важнейшее понятие экономики – добавленная стоимость – тщательно замалчивается в экономической литературе. Несогласные пусть укажут, где описано содержание этого понятия и его применение. Я нашел определение добавленной стоимости только в малораспространённой книге Ришара «Аудит и анализ хозяйственной деятельности предприятия». А Применение встретил пару раз в малоизвестных академических публикациях. Также, на физфаке университета, меня приучили к прагматичному применению терминов. Что термины – это не забор, которым спецы-жрецы-шаманы ограждают свою территорию от «непосвящённых». Например, однажды меня так достало это «ограждение», что я написал статью о нём (http://www.e-xecutive.ru/community/articles/1517721/index.php?) Меня приучили, что каждый термин следует вводить только по необходимости. Вводить прямым определением, указывающим, что он заменяет. Об этом говорилось на лекциях; это нетрудно было заметить по публикациям корифеев. Они всегда, при первом использовании термина, указывают его содержание, в котором тот далее применяется. «На поверхности», «обязанность Главного бухгалтера отвечать» и что Вы замечаете – это всё – голословные «фигуры речи», а не аргументы. Теперь – о роли ПЭО. В одиночной фирме функции ПЭО можно раскидать по другим службам. Но, в головной фирме холдинговой структуры, ПЭО необходим как «руки», которыми осуществляется единое комплексное управление подчинёнными фирмами. Приведу ещё пример. Во времена засилья бартерных «многоколенных» операций, в программе совместной деятельности могли участвовать несколько сторон, каждая с несколькими своими фирмами. И фирм-контрагентов могло быть несколько сотен. В такой программе кто-то должен был делать (для оборота каждой из сторон) следующее: - планирование-синхронизацию; - документарное обеспечение; - учет и диспетчеризацию; - подготовку еженедельных отчетов-обзоров хода выполнения программы; - калькуляцию взаиморасчетов сторон, по окончании программы. Эту деятельность может выполнять только надфирменная надстройка – ПЭО (каждой из сторон).

Всем большое спасибо за информацию))

Обратите внимание на те участки, где используется ручной ввод информации на входе, а также где вручную формируются в Екселе отчеты на выходе.

В первом случае желательна автоматизация и/или переход на электронный документооборот, во втором нужно проследить, все ли отчеты идут в работу. Бывает так, что отчет какой-то делается вручную на основании 1Ски, по традиции несколько лет, а на основании его никакие решения не принимаются. Это пустая трата времени рабочего.

Иногда первичные документы дублируются. Например на заводе начальники смен выработку сначала пишут на бумажке, потом бухгалтер вбивает. Решение в данном случае - поставить на производстве комп и заставить мастеров вбивать сразу в программу. Бухгалтеру быстрее будет проверить, чем заново по каракулям набивать.

Еще, если много компаний в холдинге, и между ними есть операции, то программистов можно заставить написать импорт-экспорт, что бы входящие и исходящие фактуры не набивать два раза. Похоже можно оптимизировать банк-клиент, если он разносится в ручную.

Вообще многое очень зависит от хорошего программиста. Есть примеры, где один программист хороший держит одинаковую бухгалтерию, при росте объемов выручки и операций в десятки раз.

Думаю, неспроста через три года активировали рассылку этой темы. При том, что сегодня профессию бухгалтера разместили уже в "отмирающую профессию". Бухгалтерия - процесс, похожий на перевод, только "переводим" явления в язык цифр (Дт и Кт), и потом от качества этого перевода зависят управленческие решения. Задача бухгалтерии - не забить что-то в программу, не сложить стопками документы, а принять решение, как правильно перевести тот или иной процесс в язык бухучета. Вряд ли есть программист, готовый расписать полную блок-схему принятия решений для отражения в учете и последующем учете этих явлений. Считается, что все просто и единообразно, а на самом деле от бухгалтера требуют вариативности принятия решений в зависимости от конкретных целей фирмы. Съэкономить получится, если главбух располагает базой знаний, в том числе с использованием справочных систем, имеет юридическую поддержку для верного трактования сути отражаемых явлений в лице юриста по налоговым вопросам, организует бухгалтеский учет с прицелом на управленческий, чтобы цифры баланса раскрывали большую часть информации. Но, к сожалению, руководители зачастую не только баланс читать не умеют и делать выводы, но и заглядывают в баланс раз в квартал, когда в налоговую отправляют (а не ежедневно следят за изменениями). А вот любой грамотный главбух только по балансу сразу скажет, чем живет фирма, какие существуют проблемы. Только бухучету учиться надо, а не чураться этого гениального математического универсального инструмента , которому замены нет в современном мире. Тогда понятна и значимость учета будет, и значимость людей, сделавших правильный перевод. Качество исходного материала (бухучета) определяет жизнеспособность фирмы, вопрос ее существования, никак не меньше. "Учет и контроль" - вот главные приоритеты выживания, известные уже лет 100, по-моему.

Уважаемая Наталья, добрый день!

Почему задача поручена Вам? По каким критериям руководство решило, что подразделение нужно оптимизировать?

На что ориентируются? На кол-во бухгалтеров по отношению ко всем сотрудникам компании? На ФОТ? На ошибки? В зависимости от целей, пути оптимизации и критерии оценки могут быть разные.

Согласна, что главный бухгалтер должен занять лидирующую роль в этом процессе.

Почему оптимизацию поручили аналитику из отдела информационных технологий, как раз понятно - Главный бухгалтер уже оптимизировал все, что смог, и требуется свежий взгляд со стороны. Другой вопрос - это ужасающие масштабы того сопротивления, с которым придётся столкнуться при такой оптимизации. Ведь сам факт такого поручения будет воспринят сотрудниками бухгалтерии как акт недоверия и сомнения в компетентности их руководителя, и как следствие, каждого члена их команды лично.

Ещё один вопрос, это каковы ожидания руководства от такой оптимизации. Если ожидания (вне зависимости от того, как формально сформулировано задание): все то же самое, только за меньшие деньги и меньшим числом рабочих рук, то вероятнее всего им не суждено сбыться, и следует подумать о том, как выйти из этой ситуации с наименьшими потерями. Войну на 2 фронта (одновременное сопротивление изменениям со стороны бухгалтерии и руководства) выйграть не возможно.

Какие именно мероприятия по оптимизации проводить, какими методами анализировать текущее состояние - это дело техники, это конечно важно, но не самое важное. А то получится"гладко было на бумаге, да забыли про овраги". Сама лично была свидетелем нескольких хорошо спланированных и дорогостоящих проектов, которые провалились из-за тихого упорного сопротивления 1-2 человек, причём исполнителей, а не руководителей.

Бухгалтерия, да если ещё и многочисленная - это государство в государстве, со своими традициями и ценностями, отличными от ценностей всей остальной компании. Ценности нельзя отменить приказом, к ним можно либо присоединиться, либо уничтожить вместе с носителями. Кроме того, бухгалтеры, видимо, на данный момент уже перегружены, и дополнительные нагрузки и стресс точно не будут способствовать повышению производительности, и могут поломать даже то, что сейчас более-менее работает.

Образно выражаясь, информация - это кровь организации, тогда бухгалтерия (финансовое подразделение) - её сердце. Невозможно оптимизировать только бухгалтерию, она слишком сильно связана с другими подразделениями. Поэтому разработку процесса оптимизации нужно приучить не аналитику, а самим сотрудникам бухгалтерии (не одному главному бухгалтеру). А аналитику и главному бухгалтеру выступать только в роли координаторов. А творчество бухгалтеров можно ограничить через чётко сформулированные пользовательские запросы от руководства и других подразделений. Таким образом мы демонстрируем бухгалтерам доверие и уважение, и уверенность в их компетентности (а это действительно так, они эксперты в этом вопросе), а так же не посягаем на их ценности. Кроме того бухгалтеры мотивированы облегчить свой труд (если не стоит задача кого-то сократить по результатам оптимизации и заранее придумать, куда деть освободившиеся человеко-часы). То, насколько удовлетворяются запросы, покажет самим бухгалтерам, насколько эффективно работает их подразделение, и все лишнее само собой отвалится.

Наверно, это наивно и излишне оптимистично, но другого выхода я пока не вижу.

Зато это сэкономит кучу времени и нервов на описание текущей ситуации, как аналитику, так и бухгалтерии. Главное - это максимально полно собрать запросы и проанализировать их на предмет необходимости и ценнос, а результат донести до бухгалтерии.

Коллеги, вопросы заданы в 2014 году, с кем вы собираетесь их обсуждать?