Как определить штат бухгалтерии?

Алексей Костин пишет: 187 счет-фактур выданных, 46 полученных.

С начала года? За сегодня?

Универсальных норм нет - и не будет. Делайте фото рабочего дня, несколько раз. Считаете затраты времени на функцию(оформление документов,ввод данных),умножаете на среднее их кол-во в день,оцениваете,... и т.д.

1. Попытаться разбить процесс бухгалтерии на действия. Замерить трудоемкость операций. Их периодичность.
Но так сделать сложно, т.к. возможно Ваш бухгалтер выполняет операции других сотрудников. Такая ошибка встречается чаще, чем можно предположить изначально.
2. Пойти верным путем и разбить процесс всего предприятия на подпроцессы. Там выделить функции, которые относятся к бухгалтерии. Вероятно увидите фукнкции, которые эффективней передать на других лиц.

Вот примерная структура процессов:

1. Основные процессы (торговля, услуги, производство)
2. Связи с общественностью (прямые продажи, маркетинг)
3. Обеспечение

В п.3 есть 2 основных процесса, которые чаще всего отдают в бухгалтерию:
1. Управление ресурсами
1.1. Управление ОС
1.2. Управление ДДС
1.3. Управление дебеторской задолженностью
1.4. Управление кредиторской задолженностью
1.5. Налоги
1.5.1. НДС
1.5.2. Прибыль
2. Управление персоналом
2.1. Оплата труда
2.1.1. Расчет зарплаты
2.1.2. Выплата зарплаты
2.1.3. Расчет налогов
2.1.4. Выплата налогов
2.1.5. Отчетность по социальным налогам
2.2. Движение сотрудников
2.2.1. Прием сотрудников
2.2.2. Увольнение сотрудников
2.2.3. Изменение сотрудников
2.3. Социальная отчетность
2.3.1. Статистика
2.3.2. ПФР

Вот в зависимости от того, какие из этих действий есть у вас и зависит загрузка человека.

В целом, если говорить о 4-х лицах и 30 сотрудниках, отчеты сдает одно лица, + 2 бухгалтера в штате, то скорее всего проблема в отсутствии описания процессов.

Я не умею правильно аргументировать необходимость описания процессов. Скажу лишь, что у меня оно сделано на без DIRECTUM и эффект поразителен, а Вам я бы рекомендовал описать процессы на базе BusinessStudio. Только исполнителей выбирать внимательно.
Цена проекта: 40-100 т.р. в зависимости от исполнителя.
Результат: полное описание порядка действий по всем предприятию, должностные инструкции, замер трудозатрат, вероятных перегрузок, четкое разделение ответственности. Сотрудники знают свои показатели. Вам лично станет легче дышать.

Без описания сделать выводы будет достаточно сложно. Вы дошли до точки, при которой без описания процессов, дальнейший рост будет связан с рисками.

Рафик Ямолеев пишет: С начала года? За сегодня?

Месяц, извините забыл написать.

Светлана Абрамова пишет: Делайте фото рабочего дня, несколько раз.

Это как?

Светлана Абрамова пишет: Считаете затраты времени на функцию(оформление документов,ввод данных),

Неужели нет стандартов, я думаю, ввод документов не уникален.

Анатолий Юмашев пишет: Без описания сделать выводы будет достаточно сложно. Вы дошли до точки, при которой без описания процессов, дальнейший рост будет связан с рисками.

2 человека в бухгалтерии? Я всегда думал, что у меня очень маленький штат.

Фото рабочего дня - это метод изучения затрат рабочего времени, см.яндекс по ключевым словам. :)

Ввод документов уникален, как и трудозатраты на него: 1 - программы разные, 2- работа ПК и сети разная, сопровождающие операции различны. Ну и количество операций везде разное. Поэтому нет и не будет норм типа х бухов/кадровиков/ит-шников/... на y основных сотрудников. Только наблюдать и считать - попутно увидите способы оптимизации трудозатрат.

Улыбнитесь:
http://www.proza.ru/2009/02/06/286 :)))

Светлана Абрамова пишет: Поэтому нет и не будет норм типа х бухов/кадровиков/ит-шников/... на y основных сотрудников.

Извините, но сомневаюсь.

Алексей Костин пишет: Как определить чрезмерная нагрузка на бухгалтера или нет, так-как просит взять в штат ещё одного сотрудника?

Это так начинается бодяга с бухгалтерией. Скажите , а вы не рассматривали вопрос о бухгалтерском обслуживании на аутсорсинге. Если найти такого исполнителя, то Вы во-первых, не будете ломать голову над штатом, а он отныне всегда будет расти, во вторых получите профессионалов по определению. Рисков же на мой взгляд буде меньше, потому, что аутсорсер заинтересован в гудвиле, а сотрудник практически нет.

Извините, но сомневаюсь.

Сомневайтесь - Ваше право. Сомнение-двигатель прогресса. Попытки создать такие нормативы были и в советское время - получался все тот же конь... Нормировать труд специалистов несколько сложнее, чем труд рабочих на станках... P.S. Когда-то давно-давно я работала в ИТ, начальник пытался обосновать необходимость введения должности помощника инженера-электронщика(не справлялся наш с увеличенной нагрузкой)... Нашел он "нормативы" ... в кол-ве штатных единиц на _дисковод_... посчитал... получилось - их нужно 5. :)

Светлана Абрамова пишет: Нормировать труд специалистов несколько сложнее, чем труд рабочих на станках... P.S.

Ввод первички в базу... Вам когда-нибудь приходилось этим заниматься?

Михаил Кузнецов пишет: Скажите , а вы не рассматривали вопрос о бухгалтерском обслуживании на аутсорсинге

Алексей Костин пишет: У нас небольшое предприятие, налоговую отчетность сдает бухгалтерская фирма , но первичку в 1С вводит бугхалтер

Первичку все равно приходиться вводить нам, деньги переводить тоже, там много тонкостей.

Ввод первички в базу... Вам когда-нибудь приходилось этим заниматься?

А Вам? Мне приходилось заниматься автоматизацией труда бухов, КДП, нормированием труда бухов... Видела результаты аутсорса бух-и... Более того - я ежедневно слышу их проблемы, т.к. кабинеты рядом. Ну и теорию изучала... А Вы? :)

Алексей, Вы сами признали, что

Алексей Костин пишет: там много тонкостей.

Значит, вторая бухша точно не помешает. Первая должна болеть и в отпуск ходить. У нас в организации перечисленным Вами занимаются 4 человека (хотя и объемы побольше, конечно)

При налаженном учете скорость обработки первички - до 30 документов в час.
Понятно, что может быть накладная на 3 скрепки и может быть на 150 позиций.... В среднем....

Не похоже, что при 200-250 первичных документах в месяц, переводам по 4 субъектам и 30 сотрудниках со всеми мыслимыми и немыслимыми кадровыми извращениями, Вам не хватает одного сотрудника.

Ключевое слово в моем первом предложении - НАЛАЖЕННЫЙ учет:)

С уважением, Михаил

Алексей Костин пишет: Ввод первички в базу...

Входной первички? 1. Максимум 46 поставщиков в месяц. 2. Максимум 46*20~1000 позиций/мес, т.е. порядка 50 позиций/день (при 20 рабочих днях). 3. Можете сами оценить, какое время на это потребуется, если не отвлекаться. По моим оценкам от одного до двух часов, даже если каждую позицию надо будет еще и в справочник номенклатуры завести. Подозреваю, что в действительности намного меньше. Был свидетелем того, как счета и накладные печатали в Excel или Word, а потом вводили данные в семёрку. Надеюсь, у вас не так, поэтому пока не рассматриваю. Аналогичным образом попробуйте посчитать по всем операциям, которыми занимается бухгалтер. И процессная модель, о которой вам уже писали, будет подспорьем. А так же налаженный учет, о котором тоже написали ;) P.S.

Андрей Яшников пишет: Значит, вторая бухша точно не помешает. Первая должна болеть и в отпуск ходить.

Тоже очень важное замечание. Еще и увольняются, бывает.