Как избежать проблем при автоматизации управленческого учета

Анастасия Левкина, руководитель проектов компании «ФинГрад – Управление финансами»

Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – непременный must have бизнеса. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании; они порой лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании. Эффективность управленческого учета зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.

Скорость бизнеса в наше время возрастает в геометрической прогрессии. Деловые партнеры, поставщики и потребители – у всех участников в приоритете ресурс времени. Все, что можно автоматизировать, должно быть автоматизировано.

Зачем автоматизировать систему управленческого учета:

  • Для сокращения рутинного, монотонного труда, сведения к нулю арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
  • Для сопоставления периодов и исключения «снежного кома» недостоверных данных прошлых лет
  • Для увеличения скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
  • Для повышения гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
  • Для возможности тестировать промежуточные результаты и создать страховочные бэкапы
  • Для налаживания работы с удаленными филиалами, подразделениями, партнерами
  • Для высвобождения трудовых ресурсов для решения иных задач

Рутинные, монотонные операции, опасны для бизнеса не столько лишними трудозатратами и зачастую чрезмерно раздутым штатом сотрудников, сколько упущенными возможностями не принятых решений в результате несвоевременно подготовленных данных. Решение этой задачи является важным элементом успешных бизнес-процессов.

Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.

Про фразу «так исторически сложилось» складывают легенды. Ведь если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ. Таки образом построить сопоставимые прошлым периодам аналитические отчеты для заинтересованных пользователей в максимально короткие сроки не составит труда.

Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?

Современные технологии и развитый рынок готовых решений в части автоматизации управленческого учета предоставляет всевозможный выбор пользователям в зависимости от их бюджета, сроков и потребностей. Если компания жестко не поставлена в бюджетные и временные рамки и имеет глобальную цель автоматизации всех циклов учета, то такой продукт как SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати. Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.

Каждое из возможных решений приводит к ощутимой экономии не только трудозатрат персонала и времени, на решение поставленной задачи, но и существенно сократит вероятность возникновения ошибок в расчетах.

Проблемы на пути автоматизации учета

Автоматизация, как и любой другой процесс изменения устоявшегося уклада, требует некоторых усилий на старте. Причины, препятствующие ее внедрению, можно условно поделить на категории экономического и организационного плана.

В разряд экономических относятся необходимые инвестиции. Это как финансовые затраты на приобретение и установку необходимого программного обеспечения, покупку лицензии, сопровождение и поддержку, так и внутренние трудовые ресурсы, выделяемые на задачу внедрения и тестирование проекта. Инвестиции не всегда должны быть значительными, ощущаемые бизнесом. Все зависит от задачи. Не нужно стремиться «объять необъятное» и ставить персоналу задачу автоматизации сразу всех участков учета. Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом, расставьте приоритеты. В большинстве своем, для малого и среднего бизнеса достаточно написания простых сценариев или соответствующих настроек готовых продуктов, их адаптацию под конкретную специфику.

Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше начать с учета в Excel, чтобы иметь четкое представление какого рода отчеты необходимы, какие данные должны быть получены в результате, где возникает основной pool рутинных, повторяющихся операций и работает ли методология. И лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

При желании внедрения глобальной дорогостоящей сети автоматизации, следует задаться вопросом периода окупаемости и целесообразности ее установки. Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Среди организационных проблем можно выделить:

  • страх персонала перед нововведениями
  • отсутствие ясной цели
  • неверно сформулированная задача
  • нежелание получать новый опыт и лень

Практический опыт показывает, что именно эти факторы являются существенно тормозят процесс внедрения программных продуктов. Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведутся параллельно два учета: ручной и автоматизированный. В ряде случаев первый за тестовым периодом также предпочтительно вести в двух системах, исключительно в целях перестраховки и дополнительных проверок. И снова задача менеджмента – грамотно довести до сотрудников, что временное выполнение дублированных задач облегчит их жизнь в обозримом будущем.

Желание высвободить рабочее время, избежать ненужных ошибок в расчетах и направить силы на решение иных, более значимых нежели рутинные операции задач – все это должно быть инициировано менеджментом. Деловая репутация компании зависит от порядка в учете и способности своевременно обеспечивать внешних пользователей интересующими данными, грамотно представлять их в презентационных материалах, гарантировать отсутствие ошибки в излагаемых материалах, либо сохранять их в пределах уровня существенности. А конкурентная среда должна послужить одним из драйверов способных мотивировать менеджмент компании для оптимизации функций управленческого учета через автоматизацию.

Партнерский материал

Executive.ru открыл канал в мессенджере Telegram. Хотите быть в курсе самых главных событий российского менеджмента? Присоединяйтесь!
Комментарии
Директор по производству, Украина

>>> Управленческий учет — система сбора и группировки финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании.

Боже, как я люблю стратегию! Даже больше чем резольвенту интегрального уравнения.

:)

Директор по производству, Украина

>>> Пресловутый человеческий фактор имеет место быть достаточно часто, но не является единственным, приводящим к арифметическим ошибкам. На ряду с ним идут так называемые «сбои работы эксель», предугадать накануне которые не всегда получается, а выяснить где кроется ошибка порой занимает ценные часы. Несохраненные файлы, сломанные макросы и формулы, смещение ячеек – у каждого финансиста на слуху.

В советские времена, я сам писал компьютерные программы для выполнения расчетов при разработке наших изделий. Чтобы сократить возможности для ошибок написания программ и уменьшить трудозатраты на отладку программ, я листал книги по теории и практике программирования. Так вот, из тех книг помню весьма эффективные рекомендации. Самая важная из них – «не экономьте на написании комментариев к своим программам». Ибо, возможности нашей памяти сильно преувеличиваются нами. Через полгода вы будете смотреть на свои прошлые некомментированные программы «как баран на новые ворота». Важное пожелание – «по возможности, не применяйте макросы в эксель-таблицах». Особенно без их контекстных комментариев. Да и привычка к выключенному режиму макросов избавит вас от чужих-непрошенных макросов. В экономических эксель-таблицах, формулы, как правило, одинаковы в столбцах или в строках. Так что, весьма желательно указывать эти формулы в примечанияхкомментариях к заголовкам строк или столбцов. …

Так же, крайне желательно, предусматривать в экономических эксель-таблицах контрольные столбцы или строки, позволяющие идентифицировать ошибки в соответствующих столбцах-строках.

Короче, в литературе описан значительный опыт в части превентивных мер противодействия появлению ошибок в эксель-таблицах.

Да, по опыту знаю сколь велики могут быть эксель-таблицы обработки данных управленческого учета. Было, мне не хватало 256 столбцов. Так что, последствия «сбоев работы эксель», как будто, могут быть катастрофичными. Но, за 20 лет общения с экселем я не помню сбоев программы эксель. А если таковые случатся, то вышеупомянутые и неупомянутые превентивные меры в ваших эксель-таблицах помогут вам. Так же помогут и периодические автосохранения в фоновом режиме.

Директор по производству, Украина

>>> … если информация сгруппирована корректно в автоматизированной базе данных не важно сколько поколений сотрудников прошло через компанию. Каждый последующий имеет те же инструменты для работы и ввода данных в систему учета, что и предыдущий, тот же интерфейс программы, те же сгруппированные данные по итогу проведенных работ

Мечты об автоматизации управленческого учета – это маниловщина. Ибо, в сём деянии невозможно обойтись без человека. Другое дело, вместо слова «автоматизация» говорить «алгоритмизация».

Главное – необходимо отделять собственно учет данных от способов их обработки. Тогда проще будет алгоритмизовать то, что ныне называют управленческий учет (в котором свалены в одну кучу данные и способы их обработки).

Так что, управленческим учетом лучше было бы называть систему учета и хранения первичных данных хозяйственной деятельности фирмы-компании-предприятия. Ясно, что вряд ли правильно заносить в учетные таблицы абсолютно все первичные данные. Заносить следует те данные, которые определены текущими запросами их обработки. Но, учетные таблицы должны содержать указание на первичные документы (первоисточники данных) и место их хранения. Такая связь учтённых данных с первичными документами позволит в будущем, при необходимости, достраивать-перестраивать учетные таблицы.

Собственно, заполнение учетных таблиц и следует называть «управленческим учетом». Такое понимание последнего открывает путь к действительной автоматизации управленческого учета.

Директор по производству, Украина

>>> … Что предлагает рынок готовых решений в части автоматизации?

10 лет назад, я вторично создал планово-экономическую службу, как штабное подразделение, обеспечивающее управление холдингом. Тогда же завёл и программиста 1-С. Ибо, как ни хороши чужие сапоги, но они нередко бывают испанскими.

Мне тогда казалось, что наличие программиста 1-С станет обязательным для состава планово-экономических служб. Но, я, похоже, ошибся. Упор делается на «чужие сапоги».

.==========================================.

В последнем разделе статьи, похоже, смешаны 2 вида деятельности. Собственно, сам управленческий учет (как заполнение учетных таблиц) и обработка данных управленческого учета.

.==========================================.

А в целом, статья – неплохая.

Кстати, к замечаниям по поводу моих средств работы я отношусь прагматично. Если полезное замечание – учитываю. Если бесполезное – заявляю: «а мне нравится ТАК». :)

Менеджер, Москва
Владимир Зонзов пишет:
А в целом, статья – неплохая.

И я статье поставил +

Только я бы добавил еще одну историю, на которую уже надоело смотреть от компании к компании: Самая большая беда для управленчского учета (УУ) заключается в том, что чаще его строит бухгалтер с мышлением и привычками бухгалтера, а не экономиста или финика. Что при этом происходит, открываешь Учетную политику и видишь:

1. Уже на второй странице забывают про "Нефинансовые показатели", о которых говорится на 1-й странице Учетной политики (их кстати тоже часто путают - Учетную политику для бухучета и Учетную политику для УУ).

2. Начиная с 3-й страницы УУ строится по сквозным бухгалтерским статьям, проходящим через все подразделения, просто назначают "Ответственного за статью расходов".

3. Разнесение затрат по переделам (подразделениям, процессам, проектам, бизнес-единицам) делается без учета реальной системы управления. То есть эффективность бизнес-единицы, как объекта управления посчитать и оценить нельзя.

Я не против бухгалтеров и очень их уважаю, но ... бухгалтерский учет и управленческий учет - это две очень большие разницы.

Аналитик, Ростов-на-Дону
SAP или 1С Предприятие придутся как нельзя кстати

Это в смысле самим писать программу на 1С:Предприятие?

Если необходимо автоматизировать некоторые области учета в максимально короткие сроки – придут на помощь продукты 1С Бухгалтерия, Склад и Финград.

1С:Бухгалтерия, Склад и ФинГрад же тоже на 1С:Предприятии написаны.

Дальше я согласен с Владимиром и с Вами, что

Управленческий учет — система сбора и группировки ...

А управленческий анализ - уже отдельно. Тоже об этом постоянно пишу.

Из проблем автоматизации, имхо, одна из основных, которую я у Вас не нашел - непонимание механизмов построения данных. Из-за этого строятся неавтоматизируемые или неудобно автоматизируемые процессы. Мб это к нежеланию получать новый опыт можно отнести.

P.S. Дальше Вы с маркетингом чуть-чуть переборщили, конечно:

Деловая репутация компании зависит от порядка в учете

:)

Аналитик, Ростов-на-Дону
Виталий Елиферов пишет:
2. Начиная с 3-й страницы УУ строится по сквозным бухгалтерским статьям, проходящим через все подразделения, просто назначают "Ответственного за статью расходов".

Кстати, при согласии с другими пунктами, принципиально считаю сквозные статьи полезной вещью. Как раз разбивку статей в зависимости от ЦФО не принимаю.

Менеджер, Москва
Андрей Панахов пишет:
Кстати, при согласии с другими пунктами, принципиально считаю сквозные статьи полезной вещью. Как раз разбивку статей в зависимости от ЦФО не принимаю.

1. Никто не говорит, что в бухучете сквозные статьи вредны.

2. Они вредны в том случае управленческого учета, когда в них нет возможности выделить затраты каждого отдельного ЦФО. Кстати, есть компании, где достаточно много сквозных статей могут совпадать с ЦФО.

Назначение у Бухучета и УУ - разное, поэтому и требования к детализации разные. Говорить, что детализация затрат по ЦФО "не нужна", - бессмысленно. Она не нужна для Бухучета, но нужна для управленческого.

Аналитик, Ростов-на-Дону
Виталий Елиферов пишет:
1. Никто не говорит, что в бухучете сквозные статьи вредны.
2. Они вредны в том случае управленческого учета, когда в них нет возможности выделить затраты каждого отдельного ЦФО. Кстати, есть компании, где достаточно много сквозных статей могут совпадать с ЦФО.
Назначение у Бухучета и УУ - разное, поэтому и требования к детализации разные. Говорить, что детализация затрат по ЦФО "не нужна", - бессмысленно. Она не нужна для Бухучета, но нужна для управленческого.

А я писал только об управленческом. "Не нужна" - это откуда фраза? Детализация по ЦФО нужна, но она ведется в отдельном измерении. Затраты учитываются и по статьям, и по ЦФО одновременно. Вписывать ЦФО в структуру статей затрат, имхо, нежелательно.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Автор пишет в статье: Но есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности.

По поводу дополнительности явный перегиб, если учесть что результаты используются каждую минуту. Вроде и придраться не к чему, всё очень так обтекаемо :) ...но если бы эта статья ( и технологии о которых можно прочитать на сайте компании) появилась лет 15-20 назад, было бы интересно почитать. Куда-то пропала оперативность управленческого учёта, и вдруг вдруг среди списка целей первой называется принятие стратегических решений:

Автор пишет в статье: "на основе которой менеджеры принимают стратегические решения развития компании".

Ну, это явный перебор - в статье "пропал" финансовый учёт, который перепутали с налоговым. А оперативность пропала, потому что большинство компаний ведёт управленческий учёт путём импорта данных из бухгалтерии, а потом уже строятся отчёты и пр. Если формировать отчёты днём :) ,то 1С точно будет тормозить, а этой программой пользуется большинство компаний - всё "строится" в лучшем случае вечером или ночью, если персоналу не лень .... Вообще, распространённость 1С сослужила "злую шутку" в нашей стране по поводу оперативности и управленческого учёта.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Цифры и факты
Воровскую тематику будут блокировать

Запрет дня: В Госдуму внесен законопроект, который позволит Роскомнадзору блокировать сайты, пропагандирующие криминальный образ жизни.

Блокчейн для законодательства

Тренд дня: Законодательство РФ могут автоматизировать для компьютера.

Программисты есть, работы нет

Рост дня: В России количество разработчиков ПО выросло почти в два раза за семь лет.

ИП: массовая перерегистрация

Факт дня: Компании и ИП в России стали массово ликвидироваться и регистрироваться заново.