Рост бизнеса и спроса могут вызвать у менеджера приступы головной боли. Я испытал это на себе, когда возглавил продажи компании по производству и монтажу светопрозрачных конструкций «Красные Окна».
Я рассчитывал наращивать доходы компании, а наткнулся на долгие согласования и эффект «сломанного телефона» в цепочке «продавец-замерщик-производство-подрядчик-монтажник-водитель».
Сотрудники тонули в переписке и перезвонах, руководителям приходилось перепроверять каждый шаг исполнителей. То и дело возникали дополнительные расходы, которые отъедали заметный кусок от прибыли компании.
Типичная картина для малого и среднего бизнеса в России.
Моя эффективность выражается в деньгах. Если работаю эффективно, то зарабатываю больше. Если буксую в согласованиях и контролирую каждый шаг, то и я, и компания теряем доходы. Оставлять все как есть ― было нельзя. Поэтому я взял дело в свои руки.
Оказалось, наладить коммуникации в малой или средней компании можно относительно просто и недорого. Надо лишь выбрать правильную стратегию, запастись терпением и действовать решительно.
Начать с себя
В сложной ситуации обычно хватаешься за то, что выручало в прошлом. Поэтому первым делом я бросил взгляд на системы управления проектами и совместной работы.
Чтобы не изобретать велосипед, взялся внедрять популярную систему Basecamp. На прошлой работе изучил ее вдоль и поперек. Система простая, но тарифная политика оказалась неудобной: в компании не так много сотрудников, а проектов много, в итоге стоимость сервиса набегала приличная.
Следующим шагом рассмотрел отечественный Битрикс24, котрый уже был внедрен в компании для работы с заказчиками и дилерами. Опыт подсказывал, что отделы монтажа и производства будут осваивать довольно сложную систему долго, а это приведет к новыми пробуксовкам и потерями в деньгах.
Нужно было что-то простое с минимальным набором полей для сотрудников, которые привыкли общаться по телефону, реже по электронной почте и совсем не привыкли работать в CRM.
Прокликав две первые страницы выдачи Яндекса по запросу «системы управления проектами», я наткнулся на облачный сервис для совместной работы TeamBridge. Устанавливать ничего не требовалось, пять сотрудников могли работать бесплатно, поэтому на свой страх и риск я начал испытывать находку своими силами.
Обкатывать систему решил на себе, генеральном директоре и нескольких сотрудниках производства и монтажа. Рабочие от системы сразу не отмахнулись. Шансы на успех в масштабах всей компании повышались.
Генерального директора я привлекал осознано, чтобы тот смог на личном опыте убедиться в простоте и удобстве решения. Все-таки главное слово остается за первым лицом. Шаг оказался дальновидным.
Когда разработчики TeamBridge за одну неделю исправили баг мобильной версии, который особенно докучал руководителю, его сомнения отпали окончательно. Удобный продукт дополнялся внимательным сервисом, а система явно будет улучшаться и дальше, решили мы.
Через две недели генеральный директор объявил на общем собрании, что отныне все вопросы решаются не с глазу на глаз, а в TeamBridge. Но это был лишь первый шаг.
Под контроль одному
Выбор системы ― это полдела. Больше сложностей возникает, когда берешься за алгоритм.
Раньше в «Красных Окнах» каждый понимал, что такое задача и проект, по-своему. Я же разложил этапы проекта от сделки до реализации в линию и замкнул цепочку на конкретном менеджере, который ставит подзадачи другим направлениям.
Беспорядок сменился четким разделением на задачи, подзадачи и события. У каждого поручения теперь один или несколько исполнителей. График монтажа фиксируется в календаре. Причем исполнитель подзадачи видит только свой участок работы, поэтому его голова не забивается всем процессом.
Какое подразделение окажется на вершине структуры, каждая компания решает сама. Главное, чтобы контроль оказался в одних конкретных руках. В случае «Красных Окон» за всей цепочкой проекта наблюдает один из менеджеров отдела продаж. Он создает задачу-проект, в котором распеределяет подзадачи по подразделениям.
Но мало договориться о значении слов и распределить ответственных. Я разобрал на пальцах с каждым из 15 сотрудников, как система работает и почему это удобно. Иначе бойкот гарантирован. Это касается и гостевого доступа ― подрядчиков и контрагентов тоже придется убеждать и учить пользоваться системой. Поэтому, чтобы не тратить лишних сил, в будущем планирую допускать в нее только постоянных партнеров.
Люди склонны уклоняться от нового, поэтому не жду, что все мигом бросятся отвечать на задачи. Эту привычку надо вырабатывать. Сгодятся и кнут, и пряник. Собираюсь опробовать такую схему: если задача висит без ответа дольше пяти дней, то назначается штраф; если сотрудник отвечает день в день, то получает бонус, причем необязательно материальный.
С разъезжающими сотрудниками отдельная история. Как достучаться до человека, если он за компьютером не сидит? Без мобильного приложения никак. Поэтому старшему монтажнику руководство выдало планшет с мобильным приложением TeamBridge. Теперь тот получает задачи, как на пульт управления, и транслирует их по телефону подчиненным.
На новом уровне
Конечно, избавить компанию на все 100% от писем и звонков невозможно. Такой задачи я перед собой и не ставил, хотя внутренняя переписка почти полностью перетекла в TeamBridge. Важно, что теперь ключевые люди получают одинаковую информацию без искажений. И бесконечные обсуждения не пожирают время людей. А форс-мажорную ситуацию можно уладить и по телефону.
Один из главных страхов вокруг облачных систем ― потерять все загруженные данные. На этот случай разработчики систем регулярно делают бекапы. Но я все равно перестраховываюсь. Основные документы ― счета, договоры ― дублирую, а промежуточные полностью доверяю TeamBridge. Предпросмотр файлов без необходимости скачивания ― все-таки удобная вещь.
Люди охотнее пользуются новинкой, когда ощущают ее пользу.
Теперь вижу, что сделано в проекте, а что зависло, даже если сотрудник на выезде, заболел или уволился. Мы больше не спорим, кто работает лучше, а кто хуже. Просроченные и выполненные задачи говорят сами за себя. Разрозненные подразделения «Красных Окон» объединились в единое информационное пространство.
За три месяца общение внутри компании заметно улучшилось. Прозрачность и дисциплина сделали свое дело. Проекты все чаще выполняются в срок, а согласования проходят быстрее. Теперь могу обеими руками взяться за продажи.
В определенной точке развития любой компании возникают узкие места. Например, спрос увеличился, а пропускная способность остается прежней. Проблема возникает у тех менеджеров, которые «забывают» наладить эффективные и регламентированные бизнес-процессы.
Малые и средние компании понимают, что, например, бухгалтерский софт им нужен, но управленческие решения до сих пор обходят стороной. Боятся потратить деньги впустую или не осилить сложный софт. Однако облачные технологии снимают обе проблемы. Сотня рублей за человека в месяц сполна окупается возрастающими темпами и качеством работы. А пользоваться облачными системами не сложнее, чем любым почтовым клиентом, например, Outlook.
В следующий раз, когда вы сорвете сроки проекта или провалите план продаж, задумайтесь о том, как вы общаетесь с коллегами. Кто знает, возможно, вы уже переросли культуру, где управляют через почту и звонки.
Андрей Фазлеев, директор по продажам «Красные Окна»
Последнее предложение только для участников Сообщества Executive.ru до 30 октября 2014 года! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно. Активируйте предложение прямо сейчас. Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.
Ага а jira + confluence еще лучше. :)