Как просчитывать ситуации на несколько шагов вперед?

Продолжение статьи Чего ожидать от этого человека в будущем?

Давайте разберем несколько примеров из практических ситуаций разного типа. Оцените, в чем могут возникнуть проблемы, почему и какие действия вы бы предложили в подобной ситуации. Наши варианты ответов вы сможете увидеть в конце главы.

Постановка задачи перед сотрудником

Руководитель: Маша, тебе нужно будет подготовить коммерческое предложение для клиента Х (я тебе пересылала его изначальный запрос), договориться о встрече и провести встречу в течение ближайших двух дней, так как запрос у них срочный. Результатом встречи должно быть точное техническое задание по проекту, которое ты подтвердишь у клиента в течение дня после встречи по почте. Расскажи, как ты будешь действовать.

Сотрудник: Я поняла, запрос я прочитала, сегодня я договорюсь о встрече и заодно задам пару вопросов, чтобы точно составить коммерческое предложение. Составлю предложение. Встречу проведу завтра, так как клиент явно выбирает из нескольких предложений. Как я поняла, в ходе встречи необходимо уточнить техническое задание и затем его подтвердить в течение одного дня.

Перевод сотрудника на новую должность

Речь пойдет о работе с кадровым резервом. Беседа с потенциальным сотрудником, планируется его перевод с рядовой должности на руководящую, необходимо оценить перспективы и зоны развития.

Руководитель: Расскажи, как ты видишь свою работу, ее основные моменты при переводе на должность супервайзера?

Сотрудник: Я проанализирую эффективность каждого из представителей, проведу с ними совместные визиты и намечу план развития каждого. Я знаю, что есть две открытые вакансии, надеюсь, что служба персонала предоставит кандидатов, и мне предстоит выбрать наиболее подходящих. После чего – их адаптация на новом месте. Параллельно я проведу аудит территории и выявлю тот потенциал развития, который пока не реализован.

Переговоры с поставщиком

Ситуация заключается в том, что поставщик периодически не поставляет в полном объеме часть ассортимента. У закупщика более сильные позиции, он может во многом диктовать свои условия, однако, не очень хочет менять поставщика, так у того хорошее качество продукции.

В то же время ситуация требует быстрого разрешения, так как из-за недопоставок возникает простой на производстве, что ведет к убыткам. После обычной преамбулы в переговорах представители поставщика и закупщика перешли к обсуждению возникшей ситуации.

Закупщик: У нас неоднократно возникала ситуация с недопоставкой товара по позиции Х. Для нас это большая проблема, так как мы не можем обеспечить производство, происходит простой. А это большие убытки. Руководство требует, чтобы я либо кардинально исправил ситуацию в работе именно с вашей компанией, либо искал другого поставщика. И я хотел бы знать, как вы видите решение данной проблемы.

Поставщик: Мне придется вести переговоры с нашей головной компанией, потому что именно от них зависит поставка данных позиций. Думаю, что мне удастся на них повлиять. Есть еще один вариант: я выбиваю для вас эксклюзивную поставку по аналогу Х-а – У. Вы сами убедитесь, что для вашего производства этот вариант будет так же эффективен, причем в этой ситуации я смогу дать вам лучшие цены.

Закупщик: А почему вы нам тогда раньше не предложили У?

Поставщик: Раньше по У были нарекания по качественным характеристикам, я не хотел рисковать нашей репутацией в ваших глазах. Сейчас качественные характеристики отличные, так что можем с вами рассмотреть такой вариант.

Проведение интервью при приеме на работу

Рассматриваем кандидата на должность руководителя филиала. Его задача – «с нуля» открыть филиал и вывести на плановые показатели.

Интервьюер: Расскажите об основных своих действиях по открытию филиала.

Кандидат: Мне предстоит сначала составить бизнес-план на основе финансовых показателей, заданных вами. Я проведу исследование потенциала региона как на основе личного опыта, так и открытых источников. Кроме того, круг клиентов, которые могут быть интересны вашей компании, я знаю по прошлой работе, так что смогу с ними предварительно пообщаться. Параллельно мне предстоит выбор офиса и решение технических задач. Думаю, что ваша служба АХО обеспечит меня всей необходимой информацией. Параллельно я размещу рекламу на вакансии, кстати, знаю несколько человек, которых могу перетянуть из других компаний. Сформирую штат, после чего распределю территорию и начинаем работать уже в плановом режиме.

Практикум. Ответы и комментарии

В текстах выделены формулировки «отстраненности» или «пассивности», которые выпадают из общего ряда. После текста даны комментарии о том, какие действия стоит предпринять, получив такие ответы.

Постановка задачи перед сотрудником

Руководитель: Маша, тебе нужно будет подготовить коммерческое предложение для клиента Х, договориться о встрече и провести встречу в течение ближайших двух дней, так как запрос у них срочный. Расскажи, как ты будешь действовать.

Сотрудник: Я поняла, запрос я прочитала, сегодня я договорюсь о встрече и заодно задам пару вопросов, чтобы точно составить коммерческое предложение. Составлю предложение. Встречу проведу завтра, так как клиент явно выбирает из нескольких предложений. Как я поняла, в ходе встречи необходимо уточнить техническое задание и затем его подтвердить в течение одного дня.

По сравнению с остальными формулировками «активности», выделяются две «отстраненности». О чем это может говорить? Руководителю стоит в этой ситуации уточнить: «Маша, а у тебя есть какие-то сомнения или вопросы по поводу уточнения и подтверждения ТЗ?». В зависимости от ответа может быть несколько вариантов:

  • не хватает навыков – руководитель должен либо научить, либо делегировать задачу другому сотруднику (если нехватка навыков значительна);
  • неуверенность сотрудника в себе – выясняем причину, даем поддержку;
  • сомнения именно в конкретной ситуации и именно с этим клиентом, выявляем причину и совместно разрабатываем план действий;
  • невнятный ответ, который, скорее всего, говорит о том, что сотруднику эта часть задачи неинтересна. Усиливаем мотивацию и контроль.

Как видите, уловив момент «отстраненности», руководитель получает возможность действовать проактивно.

Перевод сотрудника на новую должность

Беседа с потенциальным сотрудником, планируется его перевод с рядовой должности на руководящую.

Руководитель: Расскажи, как ты видишь свою работу, ее основные моменты при переводе на должность супервайзера?

Сотрудник: Я проанализирую эффективность каждого из представителей, проведу с ними совместные визиты и намечу план развития каждого. Я знаю, что есть две открытые вакансии, надеюсь, что служба персонала предоставит кандидатов, и мне предстоит выбрать наиболее подходящих. После чего – их адаптация на новом месте. Параллельно я проведу аудит территории и выявлю тот потенциал развития, который пока не реализован.

Исходя из ответа, мы видим, что наш потенциальный супервайзер уверенно чувствует себя/ мотивирован в работе по контролю и развитию уже работающих представителей, он готов проводить совместные визиты и развивать персонал. Также уверенно он говорит об анализе потенциала территории.

Зона риска – подбор и адаптация персонала: именно там проявляется «отстраненность» и даже «пассивность». По аналогии с предыдущим случаем руководителю стоит уточнить причины и в зависимости от результата наметить зону развития будущего супервайзера: это будет либо работа с его мотивацией (если причиной «отстраненности» и «пассивности» является непонимание значимости этих задач или страх перед ними), либо наставничество и обучение, если сотруднику не хватает конкретных навыков.

Переговоры с поставщиком

Поставщик периодически не поставляет в полном объеме часть ассортимента. Закупщик не хочет менять поставщика, так у того хорошее качество продукции. В тоже время ситуация требует быстрого разрешения, так как из-за недопоставок возникает простой на производстве, что ведет к убыткам.

Закупщик: У нас неоднократно возникала ситуация с недопоставкой товара по позиции Х. Для нас это большая проблема, так как мы не можем обеспечить производство, происходит простой. А это большие убытки. Руководство требует, чтобы я либо кардинально исправил ситуацию в работе именно с вашей компанией, либо искал другого поставщика. И я хотел бы знать, как вы видите решение данной проблемы.

Поставщик: Мне придется вести переговоры с нашей головной компанией, потому что именно от них зависит поставка данных позиций. Думаю, что мне удастся на них повлиять. Есть еще один вариант – я выбиваю для вас эксклюзивную поставку по аналогу Х-а – У. Вы сами убедитесь, что для вашего производства этот вариант будет так же эффективен, причем в этой ситуации я смогу дать вам лучшие цены.

Закупщик: А почему вы нам тогда раньше не предложили У?

Поставщик: Раньше по У были нарекания по качественным характеристикам, я не хотел рисковать нашей репутацией в ваших глазах. Сейчас качественные характеристики отличные, так что можем с вами рассмотреть такой вариант.

Из ответа поставщика представляется очевидным, что он сильно сомневается в успехе первого плана. В данном случае у закупщика есть два варианта:

  • уточнять, в чем причина сомнений/нежелания представителя поставщика взаимодействовать с головной конторой, однако это вряд ли принесет заметный успех: все равно повлиять на внутренние взаимоотношения закупщику сложно;
  • если качество товара У действительно стало высоким, то стоит склониться к этому варианту сотрудничества, так как здесь мы явно видим уверенность и заинтересованность со стороны представителя поставщика.

Проведение интервью при приеме на работу

Рассматриваем кандидата на должность руководителя филиала. Его задача – «с нуля» открыть филиал и вывести на плановые показатели.

Интервьюер: Расскажите об основных своих действиях по открытию филиала.

Кандидат: Мне предстоит сначала составить бизнес-план на основе финансовых показателей, заданных вами. Я проведу исследование потенциала региона как на основе личного опыта, так и открытых источников. Кроме того, круг клиентов, которые могут быть интересны вашей компании, я знаю по прошлой работе, так что смогу с ними предварительно пообщаться. Параллельно мне предстоит выбор офиса и решение технических задач. Думаю, что ваша служба АХО обеспечит меня всей необходимой информацией. Параллельно я размещу рекламу на вакансии, кстати, знаю несколько человек, которых могу перетянуть из других компаний. Сформирую штат, после чего распределю территорию и начинаем работать уже в плановом режиме.

Согласно выделенным формулировкам, мы видим, что есть две зоны риска – составление бизнес-плана и офисно-технические задачи, причем вторые явно вызывают больше вопросов.

По первому пункту может быть два варианта – общая неуверенность в составлении бизнес-плана или нелюбовь к этому процессу. Нам необходимо будет выяснить, до какой степени критично то или другое, то есть стоит с этим работать в случае приема кандидата на работу или проще отказаться от его кандидатуры.

Второй вариант – «отстраненность» вызвана не фактом составления бизнес-плана вообще, а несогласием именно с заданными финансовыми показателями. В таком случае это может стать предметом переговоров между компанией и кандидатом.

Второй пункт, скорее всего, связан с тем, что данные задачи кандидату не особенно интересны (для кандидатов на позиции в управлении продажами это характерно). В данном случае это и не является основной компетенций, поэтому мы может действительно делегировать часть АХ-вопросов соответствующей службе и организовать эффективное взаимодействие.

Светлана Иванова, партнер и руководитель «Лаборатории Управленческих Технологий SRC»

Фото в анонсе: pixabay.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Денис Кравченко, Сергей Левченко
Директор по работе с клиентами, Украина

Спасибо за год первая дельная статья, а не обмен мнениями по вопросу. Людям нужна практика и решения. По философствовать и так каждый может))))

CIO, Нижний Новгород

А о чем собственно речь? Примеры ожидаемых идеально выстроенных диалогов не раскрывают саму суть названия статьи.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.