Михаил Крылов, руководитель направления программного обеспечения LWCOM
Тема Software Asset Management или системы управления программными активами, несмотря на свою более чем десятилетнюю историю, для современного бизнеса во многом остается загадочной, мало оцененной, а потому овеяна всевозможными предрассудками и домыслами.
Можно ли считать SAM лекарством, оздоравливающим ИТ-инфраструктуру изнутри, способным минимизировать риски и оптимизировать затраты? Насколько и кому необходима эта услуга? Предлагаем вместе разобраться, каким из мифов можно верить, а следование каким способно даже навредить ИТ-инфраструктуре. И в качестве десерта – как получить SAM бесплатно.
Миф 1. Система управления программными активами позволяет компании избежать очень многих технических, финансовых и репутационных проблем
Использование «взломанного» или условно-бесплатного (shareware) софта сопряжено с отсутствием управления софтверным хозяйством: наличие постороннего ПО на рабочих местах, нерегулярное обновление продуктов, распространение вирусов и т. д. Это, в свою очередь, влечет за собой самые разнообразные риски, в том числе юридические (лишнее внимание со стороны проверяющих органов, остановка деятельности, заморозка счетов, невозможность выполнять обязательства перед партнерами), финансовые (штрафы за использование нелегального ПО).
Однако одну из самых серьезных в настоящее время проблем, вызванных отсутствием системы контроля за программными активами и напрямую влияющих на репутацию организации, представляют кибератаки, вирусы, которые грозят потерей данных, сбоями в работе систем, длительными простоями. Уязвимости нелегального ПО лишь многократно увеличивают риски и также способны нарушить бизнес-процессы организации со всеми вытекающими последствиями. Те же проблемы могут быть следствием отсутствия техподдержки и своевременных обновлений от разработчика, которые не предусмотрены нелицензионным или условно-бесплатным софтом.
Кроме того, для корректной работы всего офиса требуется совместимость версий и форматов используемого программного обеспечения – и отслеживать этот процесс действительно возможно с помощью SAM.
Миф 2. С помощью SAM можно не только управлять репутационными рисками, но и экономить
Для представителей среднего и крупного бизнеса, для учреждений с количеством пользователей более 50 система управления программными активами действительно способна оптимизировать расходы на софт за счет подбора оптимальных сценариев лицензирования или использования продуктов с большим функционалом и меньшей совокупной стоимостью владения.
Миф 3. SAM необходим абсолютно всем компаниям – ведь они используют какой-нибудь софт и им нужно понимать эффективность его использования
SAM как средство наведения порядка и контроля за своими программными активами необходим каждой компании, даже самой небольшой. В некоторых случаях (особенно это касается небольших организаций) удается обойтись даже без подсчета используемого программного обеспечения и сравнения его с приобретенным. Когда на предприятии работает менее 50 пользователей ПК, руководитель способен без дополнительных программ и систем учета оценить, какое ПО используется активно, какое простаивает.
Миф 4. Если использовать условно-бесплатное (shareware) ПО, управление лицензиями и контроль не нужны
Не совсем так. Если мы не говорим о тестовом периоде, сроки которого, кстати, тоже нужно строго контролировать, условно-бесплатное ПО зачастую обеспечивает ограниченный функционал либо вообще его использование легитимно только для физических лиц и в некоммерческих целях. То есть, теоретически за использование shareware-софта компании могут угрожать юридические риски, дополнительное внимание и проверки со стороны правоохранительных органов, а также все вытекающие из этой неприятной ситуации последствия. Надо внимательно читать условия Соглашения.
Кроме того, для «домашнего» ПО производитель не всегда гарантирует его качество и безопасность, а для бизнеса это критично. Кража или несанкционированное шифрование злоумышленниками критичной для бизнеса информации способны не только снизить эффективность работы компании, но и испортить ее репутацию, восстановление которой – длительный и намного более затратный процесс.
Если же за софт пользователь платит деньги, производитель берет на себя ответственность за корректную работу ПО, устраняет ошибки в случае их выявления, оказывает техподдержку пользователю. Не стоит забывать и о том, что сотрудник, занимавшийся настройкой ПО, может уйти, а поддержание специфического софта в рабочем состоянии - это не типичная стандартизированная операция.
Миф 5. Система управления лицензиями проводится раз и навсегда. Достаточно одной проверки, а дальше все идет по накатанной
Если один раз пересчитать все ПО и впоследствии не контролировать процессы по приобретению, инсталляции, использованию и списанию, то уже через месяц мы вернёмся к первоначальному состоянию. Для эффективной работы ПО, особенно в условиях крупной компании, требуется постоянный мониторинг. Слабое или нерегулярное управление ПО приводит к тому, что компания не использует всех возможностей установленного софта, и в результате снижается общая эффективность всего бизнеса. Частота необходимости проверок зависит от выхода нового ПО, например, или от особенностей деятельности организации.
Скажем, большинство пользователей уже и забыли о существовании Windows XP – а в то же время, некоторые банковские продукты заточены именно на эту версию операционной системы. Таким организациям нужен индивидуальный подход в оценке управления программыными активами. А вот если у компании без специфических требований установлено старое ПО, только своевременный регулярный мониторинг сможет определить, что из-за него неэффективно работает другой софт.
Миф 6. Использование облачных сервисов от Microsoft автоматически освобождает от необходимости проводить проверки – все ПО априори лицензионное, а эффективность использования можно оценить в любой момент
Такие продукты Microsoft, как Office365, Windows 10, Azure, действительно позволяют частично отслеживать самостоятельно эффективность используемого ПО. Некоторые, особенно небольшие компании, успешно обходятся без специальных средств, используя удобный инструментарий личного кабинета Microsoft Cloud.
Однако все равно рекомендуется периодически (например, раз в год) проводить проверку. Притом это можно делать и самостоятельно, и с помощью специалистов, сертифицированных Microsoft, которые либо подтвердят, либо опровергнут выводы и помогут скорректировать систему. Сертифицированные специалисты в курсе изменений рынка ПО и в случае необходимости могут даже порекомендовать другое ПО – более выгодное или объединяющее функционал двух разных программ в одной.
Миф 7. SAM может получить бесплатно компания от 100 ПК, даже не использующая решения Microsoft
Microsoft действительно предлагает услугу бесплатного управления ПО для организаций от 100 ПК. В результате подобной оценки заказчик может увидеть, насколько эффективно или неэффективно используется установленный у него софт, насколько он отвечает потребностям бизнеса, а также сравнить свое решение с возможным переходом на рекомендуемые комплексные решения Microsoft. В частности, рассматриваются решения MS Cloud, такие как Office365, Windows 10, Azure, которые предоставляют готовый набор профессиональных инструментов для осуществления деятельности компании, обеспечивают максимальный уровень безопасности и защиты от внешних угроз, позволяют с любой регулярностью отслеживать эффективность используемого софта по подписке, гибко подходить к набору и количеству лицензий, благодаря чему серьезно сократить бюджет.
Кстати, именно услуга SAM позволит определить, насколько MS Cloud подходят для вашей организации, сколько можно сэкономить на виртуальном решении и какие именно продукты повысят эффективность бизнес-процессов. Подобную оценку LWCOM проводит бесплатно для организаций от 100 рабочих мест.
Миф 8. Услугу SAM проводят специалисты Microsoft, и информация по итогам оценки непременно передается в Microsoft, иначе услуга становится платной для заказчика
Услуга осуществляется партнером Microsoft (например, LWCOM), в штате которого есть сертифицированные по SAM специалисты. Вместе с этим, партнер может привлечь технических экспертов Microsoft для совместной разработки рекомендаций по стратегии развития инфраструктуры и ее технической и экономической, в зависимости от потребностей клиента и его бизнеса.
Для заказчика консалтинговая услуга SAM Services может оказываться бесплатно. Если эта оценка осуществляется по программе Microsoft, разработчик получит сведения о проведенных работах и результатах.
LWCOM проводит оценку программных активов как по программе Microsoft – бесплатно для заказчика, в результате которой, в частности, будут разработаны рекомендации, по использованию продуктов Microsoft, оптимизирующих бизнес-процессы конкретного предприятия; так и вне партнерской программы, охватывая в финальном отчете более широкий спектр разработчиков программного обеспечения. В таком случае информация по проведенному мониторингу останется только у заказчика, однако эта услуга уже является платной для заказчика.
Миф 9. Проект SAM требует глобальной оценки всей ИТ-системы заказчика
Все проекты Microsoft SAM Services выполняются с соблюдением методологии Microsoft, которая подразумевает четыре основных шага:
- Планирование, включающее определение целей и задач проекта через цели и задачи бизнеса, сбор информации о лицензиях, ИТ-ландшафте и бизнес-стратегии, согласование рамок проекта и выделение ресурсов.
- Сбор данных, включающий инвентаризацию АО, ПО и лицензий с помощью автоматизированных инструментов сканирования и интервью с ответственными лицами, а также сбор информации о процессах и процедурах.
- Анализ данных, включающий анализ и валидацию всех собранных данных, сравнение развернутых активов с текущим их использованием и составление карты для оптимизированной среды.
- Предоставление финальных рекомендаций по оптимизации инфраструктуры на основе бизнес-задач и составление ТКП.
Многое зависит от потребностей бизнеса заказчика. Например, иногда программы для отслеживания и оптимизации ПО создаются даже самими компаниями-пользователями. В этом случае программы являют собой в высшей степени кастомизированный продукт и учитывают все особенности бизнес-процессов конкретной компании. Разработать такую программу эффективного использования установленного ПО поможет специалист, прошедший соответствующее обучение и обладающий подтвержденным опытом управления лицензиями.
Миф 10. Перспектив дальнейшего развития SAM нет. Это временная мода, и тратить на нее внимание бессмысленно
Комплексный мониторинг ИТ-инфраструктуры – это действенный инструмент для принятия управленческих решений по эффективности компании. ИТ – это скелет, на котором держатся все остальные направления деятельности компании, а софт – это мышцы, позволяющие компании двигаться вперед. И именно проекты SAM, у по управлению программными активами позволяют держать ИТ-мышцы в тонусе.
Подробнее об управлении программными активами на сайте LWCOM
Партнерский материал
