Как справляться с работой в режиме многозадачности

Вера Михайлова, технический писатель компании «Первая Форма»

Еще в детстве нам говорят, что для того, чтобы все успевать, надо приступать к заданиям вовремя. Но проблема в том, что мы просто о них забываем или отодвигаем из-за более важных на наш взгляд дел.

Рабочий день ответственного сотрудника чаще всего состоит из:

  • Событий, жестко определенных в календаре

У таких событий есть точное время начала и окончания, например, встречи, переговоры, выступления с докладами, проведение обучения, интервьюирование и пр.

  • Рутины

Это ежедневные задачи, которые могут выполняться одновременно и параллельно друг с другом. Их количество непостоянно, а точное время начала и окончания работы по ним неизвестно. Это может быть: принятие решения по ежедневным задачам, консультирование подчиненных по срочным вопросам, подготовка ежедневных отчетов, разбор почты и пр.

В процессе работы ответственный сотрудник, сталкиваясь с необходимостью организации своего рабочего времени и времени своих подчиненных, чаще всего прибегают к помощи календарей и систем, связанных с постановкой задач. Но на практике эти инструменты не всегда способны дать желаемый результат.

Так, календари помогают учитывать время только тех событий, в которых занятость сотрудника составляет 100%. Однако такой инструмент не работает при выполнении ежедневных рутинных задач, когда работа не требует полной занятости сотрудника, либо, когда время выделяется небольшими частями на выполнение сразу нескольких задач.

Классические системы автоматизации, называемые «таск-трекерами», позволяют отслеживать целевые сроки завершения задач. Но сотруднику все равно необходимо держать в голове, когда он должен приступить к выполнению той или иной задачи. Если же сотрудник работает в режиме жесткой многозадачности, то выполнение задачи может быть не начато, даже если прошла предполагаемая дата начала работы. Возникает так называемый синдром студента и растет риск срыва выполнения задач в срок.

Обычно, при таком режиме работы выделяют две основные проблемы, в которых не могут помочь вышеописанные инструменты:

  • сложность определения важности задачи на момент ее поступления, и ее приоритет по отношению к прочим задачам;
  • ошибка определения процента реальной загрузки сотрудника на момент принятия решения о взятии задачи в работу.

В поиске оптимального решения, компания «Первая Форма» разработала для своей автоматизированной системы новый механизм, который позволяет избежать синдрома студента, обойти невозможность работы с неструктурированным временем, и объективно оценить реальную занятость сотрудников.

В основе его работы лежит комбинация двух методов: объемно-календарного и посуточного планирования.

1. Объемно-календарный метод

В данном методе одним значением указывается количество рабочих часов (дней, минут), которые должны быть потрачены на выполнение работы в интервале ее длительности, т. е. указанные трудочасы могут быть истрачены в любой момент, в период с начала выполнения работы и до ее завершения.

2. Посуточный план

Метод позволяет указать конкретный день (дату), в течение которого будут истрачены трудочасы. При этом, на одну задачу может быть отнесено несколько значений на разные даты. Метод позволяет вносить как плановые, так и фактические трудозатраты.

Оба метода могут быть использованы одновременно.

Оценка трудозатрат объемно-календарным методом может быть выполнена двумя способами:

  • пользователь может получить оценку извне; например, руководитель выделяет общее количество часов на выполнение задачи;
  • пользователь сам вносит свои планируемые трудозатраты в любых временных единицах; при этом есть возможность акцепта введенного времени у своего руководителя или профильного специалиста.

После этого «Первая Форма» автоматически распределяет величину объемно-календарного плана по отдельным дням на промежутке времени между датой старта и датой планируемого завершения задачи. Таким образом, получаются величины посуточного плана: количество плановых рабочих часов на каждый день.


Встроенный алгоритм распределяет часы по правилу «early-start», когда максимум рабочих часов приходится на начало рабочего периода. Это позволяет сразу избавиться от синдрома студента и снизить риск просрочки задачи.

Безусловно, автоматика может не знать каких-то деталей и особенностей выполняемых работ. Поэтому разработчики, вместо того, чтобы совершенствовать и усложнять систему, предоставляют пользователю возможность самому откорректировать план, предложенный системой, и внести распределение часов по дням вручную:

Таким образом, происходит переход от ввода общего количества часов по задаче к посуточному распределению.

На основании полученных данных система строит табель трудозатрат сотрудника. В этом представлении видно, какими задачами и в каком количестве должен заниматься исполнитель в течение каждого из дней, чтобы весь объем необходимой работы был завершен в срок по каждой из задач.

В этом интерфейсе пользователь, наблюдая всю свою ожидаемую загрузку на каждый день, может перепланировать собственную работу, т.е. перенести плановые трудочасы с одной даты на другую. Это позволяет сотруднику обеспечить себе наиболее комфортную, равномерную нагрузку, без какого-либо ущерба для сроков завершения задач.

Если посуточное распределение было выполнено любым методом (автоматически или вручную, из формы отдельной задачи или через Табель), то в «Первой Форме» формируется повестка дня – Агенда.

Агенда подсказывает сотруднику, на какие задачи и в каком количестве он должен выделить свое рабочее время. Она включает в себя как статические задачи из рабочего календаря, так и из задач, на которые было выделено время методом посуточного планирования.

И Агенда, и Табель трудозатрат не дают четкого распределения времени старта и окончания задач в течение рабочего дня. Но зато они позволяют сотруднику увидеть план работ на день по каждой из задач, и эффективно спланировать свой день и неделю. Сотрудник, ежедневно пользующийся Агендой, избавлен от риска незавершения задачи в срок – ему всего лишь достаточно тратить свое время на работы, рекомендуемые системой.

Еще одна важная особенность «Первой Формы» - использование посуточных трудозатрат при подготовке отчетности о планируемой загрузке исполнителей. Принципиальное отличие состоит в том, что эти отчеты учитывают индивидуальные особенности выполнения каждой из задач, и то, как именно сотрудник распределил свое рабочее время на всем ее протяжении.

Руководитель, анализирующий план работы отдела, может быть уверен: если в Табеле сотрудника присутствуют свободные часы, то они могут быть использованы для выполнения вновь поступившей задачи, при этом все прочие работы не пострадают, и будут завершены вовремя.

Дополнительная информация на сайте компании «Первая Форма»

Партнерский материал

Executive.ru открыл канал в мессенджере Telegram. Хотите быть в курсе самых главных событий российского менеджмента? Присоединяйтесь!
Комментарии
Директор по продажам, Санкт-Петербург

Аналог БогушБука?

Все дополнительные системы все равно отбирают время и RAM на то, чтобы их заполнять и помнить об этом.

Генеральный директор, Нижний Новгород

Мне представляется что сначала методология, потом ПО.

Я недавно попробовал элементы метода критической цепи, мне понравилось. Метод разработан для коммерческий компаний, но он, полагаю, подойдет и для отдельного человека, одна из задач МКЦ - справиться со студенческим синдромом.


Генеральный директор, Москва

Статья интересная, но базируется на неправильной постановке вопроса: многозадачности нет, и решение, что ее можно как-то упорядочить - неверное. Есть переключение между задачами, причем с понижением качества работы. Поэтому основной вопрос не в том, как сделать 10 задач за день кое-как, а в том, как организовать работу и делать 2 - но отлично, не прерываясь.

Начальник участка, Самара

Как справляться с работой в режиме многозадачности?

Добавить себе ещё несколько задач: разобраться с сервисом первая форма, заставить подчинённых разобраться с сервисом, добавлять задачи в программу, анализировать (чего раньше никогда не делали).

Очередной раз вспоминаю фразу своего преподавателя: "Автоматизировав бардак нельзя получить порядок, можно получить автоматизированный бардак."


Для кого эта программа? Для людей которые не умеют расставлять приоритеты и составлять планы? Или для тех кто не умеет контролировать работу? Может быть их нужно научить этому?! А уже потом уже перекладывать эту функцию на программу.


Руководитель управления, Москва

Не стреляйте в пианиста... Человек добросовестно прорекламировал достоинства своего недорогого и весьма приличного таск-трекера. Этого вашего Голдратта не читал, как и многие.

Устранение многозадачности ( в том смысле, как это видит теория ограничений) это вопрос методологический, а временами - политический, и сам таск-трекер этому скорее помогает, чем мешает.


Исполнительный директор, Москва
Максим Денисов пишет:
"Автоматизировав бардак нельзя получить порядок, можно получить автоматизированный бардак."

Вот-вот. Именно так!

Вот у меня на сегодня 290 проектов в работе. В 4 кв 2016 при законченных ХХХ проектах 3 низкорентабельные, 1(один) убыточный. Никакой проблемы многозадачности в компании нет.

А знаете почему?

А потому что служба безопасности не подпускает к компании не расстоянии выстрела из травмата НИ ОДНОГО КОНСУЛЬТАНТА по управлению!! ;-) Именно они, консультанты, придумали эту проблему и на ней КОРМЯТСЯ.

Для нашей компании предложенная автором статьи программа/матодика совершенно бесполезная. При том что некоторые сотрудники ОДНОВРЕМЕННО работают в нескольких проектах и речь в статье именно о них.

Вполне возможно, что наша компания особенная ;-) и потому книжные методы, которыми только и могут оперировать консультанты у нас не работают. Хотя я подозреваю что они НИГДЕ не работают.

Главное!! правильно организованные Бизнес-Процессы в компании.

Именно ПРАВИЛЬНО организованные и в достаточной степени автоматизированные Бизнес-Процессы берут на себя львиную долю организации личной/индивидуальной работы каждого сотрудника. Сотруднику мы оставляем право самому решать, когда обедать, когда ходить в туалет и когда и в каком порядке выполнять порученную работу.

Естественно сроки завершения работ фиксированные, а все остальное - свобода выбора.

Генеральный директор, Санкт-Петербург

Многозадачность, следствие бестолкового руководителя....

Генеральный директор, Нижний Новгород
Александр Хорошилов пишет:
Статья интересная, но базируется на неправильной постановке вопроса: многозадачности нет, и решение, что ее можно как-то упорядочить - неверное. Есть переключение между задачами, причем с понижением качества работы. Поэтому основной вопрос не в том, как сделать 10 задач за день кое-как, а в том, как организовать работу и делать 2 - но отлично, не прерываясь.

Согласен с нюансами - перерывы нужны - для учета убывающей отдачи.


Генеральный директор, Хабаровск

А мне представляется, что каждый человек решает одновременно много задач, связанных с личной жизнью, семейной жизнью, здоровьем, образованием, бытом, бизнесом, хобби и пр.

Умение планировать, определять приоритеты, правильно ставить цели, определять задачи, составлять план мероприятий и добиваться их исполнения не всем дано.

Если бы это все могли, или это было так просто, то каждый из нас был …, а наша страна давно была бы …

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Вакансии (988)
Все вакансии
Цифры и факты
Услуги ЖКХ можно будет оплатить в обход управляющих компаний

Цитата дня: Управляющие компании «не смогут прикасаться к этим деньгам».

Google организует подписку на СМИ

Новость дня: Google планирует привлечение платных подписчиков для СМИ и брать за это комиссию.

​«ВКонтакте» провела хакатон

Факт дня: Сеть «ВКонтакте» провела хакатон в сфере финтеха, культуры и медиа.

«Касперский» раскроет свой код

Секрет дня: «Лаборатория Касперского» намерена раскрыть исходный код своих программ, чтобы развеять подозрения США.