IT-аутсорсинг: как грамотно сэкономить

Услуги IT-аутсорсинга, являясь, по сути, долгосрочным проектом, отвечают правилам «проектного треугольника», в котором сбалансированы время, деньги, объем и качество работ. Получить услуги одновременно качественно и дешево невозможно. Задача руководителя проекта со стороны бизнеса — правильно определить приоритеты. На что следует обратить внимание при выборе услуг, как найти баланс «цена / качество»?

Абонентская плата: зачем платить за воздух?

Абонентский контракт, подобно страховке, перекладывает риски на аутсорсера и гарантирует бизнесу выполнение всех необходимых работ для обеспечения работоспособности оборудования и поддержки пользователей, без ограничений и дополнительных оплат. Более того, принимая на себя все риски, аутсорсер замотивирован не генерировать новые потребности, а снижать сбои и простои в IT. Примером таких превентивных мер является технологический аудит и устранение узких мест IT-систем, регулярные профилактические работы, онлайн-мониторинг работоспособности оборудования и ПО. В этом случае аутсорсер замотивирован снижать сбои и число инцидентов в IT, от чего в первую очередь выигрывает заказчик.

Для снижения стоимости услуг аутсорсинга в состав абонентского контракта можно включать только базовые, минимально необходимые услуги. Однако важно учесть, что все дополнительные услуги (а они возникнут в 90% случаев) придется оплачивать по тарифам сверх контракта, а старт их реализации начинается только после всех процедур согласования, а не автоматически. Большим плюсом в формировании пакета услуг будет статистика инцидентов и плановых задач предыдущих периодов, неважно, чьими ресурсами решались задачи – собственными или внешними. В любом случае аутсорсинговый контракт предполагает изменение набора услуг в процессе его реализации и, например, после шести месяцев обслуживания можно провести комплексную оценку и рассмотреть целесообразность его расширения или других изменений.

Стоимость работ: с чем связан разброс цен?

Аутсорсинг в IT – технологически сложная услуга. Львиную стоимость стандартного аутсорсингового контракта составляют человеко-часы на обеспечение контракта: IT-специалистов, административного персонала. Поэтому, крайне низкая цена контракта связана с двумя факторами: с использованием труда недорогих начинающих айтишников, зачастую неспособных оперативно решить критичные для бизнеса IT-задачи, либо с тем, что аутсорсер включает в стоимость объем работ, который априори недостаточен для нужд заказчика. Что также повышает риски простоя бизнеса по вине IT, а также оборачивается многочисленными доплатами.

Гонка за дешевизной — ошибка, которая допускается очень часто, особенно в малом и среднем бизнесе. Даже если цена кажется очень привлекательной, внимательно изучайте, какой реальный сервис она предусматривает. Я бы посоветовал выбирать таких аутсорсеров, которые обеспечивают снижение цены за счет автоматизации процессов, передовых методов мониторинга и предотвращения сбоев в работе систем и оборудования.

Скорость решения IT-задач: стоит ли переплачивать?

Более жесткие сроки исполнения задач, зафиксированные в контракте (Соглашении об уровне сервиса), увеличивают стоимость услуг, ведь аутсорсер должен обеспечить резерв и быть готов оперативно выделить профильного специалиста. Здесь для компромисса «цена / сроки» мы рекомендуем разделение задач (или пользователей) по приоритетам, установив разные сроки для сервисов, обеспечивающих работу критичных бизнес-процессов и сервисов, обеспечивающих работу бэк-офиса (которые составляют до 80% общего объема).

Также на стоимость влияет режим обслуживания: для офисов это чаще всего 8 х 5. Однако для розничных точек или сложных систем необходим более активный режим, вплоть до 24 х 7. Здесь также возможен гибкий подход для избегания излишних переплат.

Контракт «все включено»: дорого или выгодно?

Существуют сервисные контракты «под ключ», когда в обязанности аутсорсера включены не только работы, но и приобретение запасных частей для ремонта оборудования, расходных материалов, подменного фонда оборудования, а иногда и всего парка оборудования. Такие формы аутсорсинга значительно снижают риски простоев и непредвиденных плат, полностью снимают с заказчика всю головную боль за переданный процесс. Самой совершенной формой является сотрудничество по принципу «инфраструктура как сервис», когда заказчику не требуется отдельно оплачивать и держать на балансе IT-оборудование.

Ключевые факторы для рассмотрения таких форм: резкий рост компании, потребность в обновлении / замене большого парка техники. Наиболее частыми объектами таких контрактов выступают печатная инфраструктура, системы видеонаблюдения, перевод IT-ресурсов в облако.

Аутсорсинг или собственный персонал: что лучше?

IT-аутсорсинг — это не панацея, и не всегда оказывается дешевле. Выбирая, что и в каком объеме целесообразно отдать внешней специализированной компании, нужно взвесить в первую очередь качественные параметры решения IT-задач не только сегодняшнего, но и завтрашнего дня. Ведь основная цель IT-обслуживания – чтобы все работало и соответствовало потребности бизнеса. А каким способом выгоднее и надежнее ее решать, как расставить приоритеты, выбирает компания.

Даже если текущее положений дел устраивает, и нет осмысленного желания отдать все или часть процессов на аутсорсинг, ничто не мешает сделать оценку финансовой и технологической составляющей IT-функций, получить консультации и расчеты от аутсорсеров.

Грамотный контракт: что зависит от этого?

Важным безусловным критерием успешности аутсорсингового проекта является установление партнерских отношений сторон, открытость и плотность взаимодействия, особенно в первые месяцы сотрудничества. Заказчик должен быть готов не только требовать, но и помогать аутсорсеру быстрее интегрироваться в процесс. Первые месяцы, пожалуй, самый сложный этап сотрудничества, и, если заказчик не готов к этому, совместная работа не принесет удовлетворения.

При слаженной работе реальный эффект от перехода на IT-аутсорсинг можно получить после двух-трех месяцев совместной работы для крупных объектов, и уже на второй месяц — для проектов в среднем и малом бизнесе.

Два итоговых совета

1. Не гонитесь за дешевизной.

2. Приценитесь, даже если не планируете покупать. За спрос денег не берут. Даже если вы пока не готовы отдать все или часть процессов на аутсорсинг, ничто не мешает сделать оценку, получить консультации и расчеты от аутсорсеров.

Расскажите коллегам:
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть профессионалов не доверяют своему руководству

Специалисты меньше, чем руководители и директора, склонны к доверию.

Зарплатные ожидания IT-специалистов превышают возможности работодателей в 1,5-2 раза

Общий рост зарплат в IT-сфере за первые 9 месяцев 2023 года составил 15-20%.

Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.