Как сэкономить время при выполнении рутинных офисных операций

Вера Михайлова, технический писатель компании «Первая Форма»

Обычный рабочий день коммерческого директора похож на серьезное испытание на прочность: надо уладить конфликтные ситуации с клиентами, участвовать в переговорах, комитетах, симпозиумах, круглых столах, и при этом постоянно взаимодействовать с руководителями высшего звена и подчиненными.

Когда и кому нужна автоматизация

Знакома ли вам ситуация, когда вы находитесь у клиента и уже чувствуете, что сделка должна состояться, но перед самым началом переговоров ваш телефон начинает звонить и делает это так, что его настойчивость не остается незамеченной для всех присутствующих. Перед вами дилемма: с одной стороны, отвечать на телефонный звонок сейчас неудобно, но, с другой стороны, вы понимаете, что если вас решили побеспокоить, то вопрос не пустяковый. Вы решаетесь поднять трубку. И тут происходит самое интересное! В трубке Вася Куролесов начинает объяснять, что, мол, ситуация требует вашего немедленного участия: есть клиент, который заинтересован в услугах компании, но для заключения сделки он хочет специальные условия. Вы понимаете, что:

  • терять клиента не хочется, но чтобы ознакомиться с его финансовыми показателями и с историей взаимодействия нужно либо вернуться в офис, либо подключить ноутбук для получения доступа к корпоративным данным;
  • клиент, находящийся рядом с вами, подумал, что сделка с ним для вас не так уж и важна, он явно больше не благоволит вам. Это не сможет не отразиться как на самих переговорах, так и на дальнейшей совместной работе.

Если в течение получаса не принять решение о предоставлении клиенту необходимых условий, то он не будет долго ждать и найдет другого подрядчика.

Закономерно встает вопрос, как организовать одновременно два процесса, которые не совместимы по своему ритму:

  1. Регулярная работа в своем кабинете, направленная на согласование потока запросов от ваших подчиненных.
  2. Выполнение задач развития бизнеса, которые часто решаются вне стен родного офиса.

Какие инструменты чаще всего используют при такой работе?

  • Телефон.

Как уже описывалось выше, его недостатком является отсутствие возможности работы в режиме паузы.

  • Электронная почта.

Главный недостаток данного инструмента – отсутствие связи между запросом и данными. Запрос в почте приходит в форме короткого письма, а все данные, необходимые для анализа и принятия решения, чаще всего находятся в корпоративной базе данных. Для доступа к ним вам понадобиться дополнительное устройство, скорее всего ноутбук. В свою очередь это негативно повлияет на вашу мобильность.

Выходом из данной ситуации может стать использование автоматизации, которая позволяет совмещать во времени и пространстве выполнение двух описанных выше процессов, имеющих разный сценарий и ритм.

Компании, предлагающие подобные системы на рынке, обычно имеют разработанные мобильные приложения, которые позволяют получать доступ к корпоративным данным с любого мобильного устройства, имеющего выход в интернет, в любом месте, где бы вы не находились и тогда, когда это удобно именно вам. А некоторые, например «Первая Форма», предоставляют возможность работы в режиме offline, например, в самолете или даже в космосе (кто сказал, что это не возможно?).

Как автоматизация помогает руководителям

Отправляясь на переговоры, вам достаточно иметь при себе смартфон. Если ваша компания использует современную систему автоматизации бизнес процессов, то запросы сотрудников будут иметь автоматическую связь с теми корпоративными данными, которые потребуются для решения поставленного вопроса.

На рисунке показано, как на примере «Первой Формы» может выглядеть интерфейс мобильного приложения, и как пользователь получает информацию по запросу с помощью автоматизированной связи данных.

В «Первой Форме» запросы от сотрудников сохраняются в форме комментариев к поставленным задачам. Получая комментарий, вам становится доступной не только постановка исходной задачи, но и вся сопроводительная информация, как то: вложенные файлы договоров, история переписки с клиентом, отчеты по финансовым показателям и другое. И это все по одному клику!

Ответ для Васи будет сформулирован вами за пару минут в письменной форме, например, в перерыве или пока ваши коллеги переключили внимание клиента на себя.

В итоге, вы не только упрочните положение своей компании на рынке, но и сбережете свое личное время.

Как автоматизация помогает сотрудникам

Посмотрим теперь на эту ситуацию глазами Васи. Итак, согласование. Чего? Да чего угодно! Он по своему опыту знает, что в его большой компания это процесс, сильно растянутый во времени. То один из согласующих в отпуске, то другой в командировке, а третий вообще вечно занят чем-то, исключающим коммуникации. На обзвон всех и получение обратной связи может уйти не один час. А отвечать-то ему, Васе! И по его глазам видно отсутствие такого желания.

В интерфейсе основного рабочего места запрос на согласование от Васи в той же «Первой Форме» будет своевременно уходить на нужных сотрудников автоматически. Это определяется настройками системы в зависимости от того, как выполняется согласование - последовательно или параллельно. У Васи также будет иметься возможность запроса согласования в любой момент времени в форме динамической подписи.

Все участники согласования, независимо от того, где физически они находятся, своевременно получат запрос на свое мобильное устройство, и смогут оперативно отреагировать – и именно в тот момент, когда это не помешает более важным текущим делам. Система же будет напоминать о том, что время для принятия решения ограничено. Здесь уже не Вася проявляет инициативность, неэффективно тратя рабочее время, а сама система добивается ответа от согласующих лиц.

Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере

Таким образом, автоматизированная система позволяет видеть, в какой момент времени и на каком сотруднике согласование было задержано без объяснения причины.

Использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами позволяет сотрудникам более организованно работать в режиме многозадачности, а также контролировать их (и свою) реальную занятость. Об этом мы поговорим в следующий раз. И, как говорят, ставьте лайки и пишите комментарии.


Узнайте подробнее о бизнес-решениях на сайте компании «Первая Форма»

Партнерский материал

Executive.ru открыл канал в мессенджере Telegram. Хотите быть в курсе самых главных событий российского менеджмента? Присоединяйтесь!
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Цифры и факты
Uber не хватает открытости

Факт дня: Uber Technologies больше года скрывала факт хакерской атаки.

Олигархи инвестируют в криптовалюту

Валюта дня: Каждый десятый предприниматель из российского списка Forbes активно инвестирует в криптовалюты.

Проект Никифорова раскритикован

Проект дня: Минэкономразвития раскритиковало законопроект Минкомсвязи о регулировании интернета.

Въезд в Россию разрешат депутаты

Тренд дня: Думский комитет по законодательству одобрил поправки в закон о порядке выезда и въезда в Россию в отношении иностранцев.