Возвратившись из командировки, менеджер хочет сделать отчет о расходах. Он входит во внутреннюю компьютерную сеть компании - интранет, выбирает в меню номер своего счета, набирает пару дат, нажимает на клавишу, и все данные о расходах, сделанных по кредитной карточке в течение этого периода, отсылаются для обработки. В течение 48 часов деньги переводятся на счет, или, по желанию, они могут быть перечислены на счет компании, выдавшей кредитную карту.
А как это происходит обычно, в "бескомпьютерном" варианте? Менеджер собирает все чеки, заполняет специальный бланк из HR-отдела, подписывает его у начальника и возвращает его в административный отдел. Если повезет, он получит деньги к концу месяца.
Интранеты - частные компьютерные сети, созданные на основе интернет-технологий, - помогают избавиться от множества неприятных бюрократических процедур, которые постоянно отвлекают от непосредственных обязанностей. Стоит только подключиться к сети, как мы сразу можем пройти какой-нибудь курс обучения, выяснить сколько дней отпуска у нас осталось или просмотреть список внутренних вакансий. Если у сотрудника есть дети или он собирается занять должность в одном из зарубежных филиалов фирмы, в интранете можно узнать, какие льготы причитаются в этих случаях.
Виртуальный городок
По крайней мере теоретически подобные процедуры занимают лишь небольшую часть дня и происходят за клавиатурой компьютера. Но это вовсе не означает, что мы становимся дальше друг от друга. Питер Ворк (Peter Work), начальник технического отдела компании Exult, которая предоставляет услуги в области HR-менеджмента, убежден, что люди не перестанут общаться. "Люди не стали общаться меньше, - говорит он. - Люди стали меньше общаться по поводу банальных бюрократических вопросов".
С повсеместным распространением компьютеров - интранеты помогают сгладить контраст между работой и отдыхом. Нефтяная компания ВР создает, как его здесь называют, "Виртуальный городок" - интерактивный магазин, попасть в который можно через портал компании, в нем сотрудники могут купить все - от компьютеров до туристических путевок компаний, сотрудничающих с ВР. "Делая покупки в "Виртуальном городке", сотрудники могут получить скидки или пожертвовать эти деньги в благотворительный фонд, которым руководит компания", - говорит Роберт Вайн (Robert Wine), редактор интранета в BP.
Как только интранет станет для сотрудников частью их жизни, руководство компании может воспользоваться сетью для общения со своими подчиненными. О демонтаже оборудования в лондонском аэропорту Gatwick компания British Airways (ВА) сначала объявила в своем интранете. Благодаря интернет-технологиям сотрудники могут узнавать о подобных событиях сразу же, а не из завтрашних газет.
Новости компании
"Мы работаем над созданием интерактивного канала новостей, и сотрудники всегда будут знать, что обо всех новостях компания первым делом будет сообщать в интранете", - говорит Ричард Джэклин (Richard Jacklin) из ВА. Кроме новостей о самой компании, на сайте будут помещаться статьи из таких изданий, как Aviation Daily, рассказывающие об отрасли в целом и об отдельных компаниях-конкурентах.
В разделе "In Motion" интранета для всех своих сотрудников по всему миру ВР ведет прямые трансляции с места таких событий, как презентация новой эмблемы и логотипа компании. Те, кто пропустил прямой репортаж, может просмотреть его в записи. И, в отличие от "бескомпьютерного" варианта - внутреннего информационного бюллетеня, - благодаря интранетам существует обратная связь. В британской компании Anglian Water, у которой есть филиалы во многих странах мира, 6900 рабочих. И любой из них может пообщаться с генеральным директором компании Крисом Меллором (Chris Mellor) через его личную домашнюю страничку.
Чаты
В ВР простые сотрудники из филиалов по всему миру и руководители высшего звена, которые обычно для них недосягаемы, общаются при помощи чатов. Здесь в реальном времени можно получить ответ на интересующий вопрос. В ВР есть также чаты, где сотрудники могут обсуждать все, начиная с погоды и заканчивая последними приобретениями компании, причем делать они это могут анонимно.
Благодаря подобным современным технологиям руководство компании может следить за состоянием "боевого" духа сотрудников и помочь им (особенно тем, кто работает на дому или в отдаленных уголках или находится в постоянных разъездах) почувствовать себя связанными не только с компанией, но и с другими членами коллектива. Самая крупная британская фирма - производитель средств связи Marconi - работает над системой, в которой у сотрудников есть свои персональные домашние странички.
Однако если компания выложит кругленькую сумму на создание интранета, то это вовсе не является гарантией хорошей связи внутри компании. В странах Африки и некоторых частях Азии, где телефонная связь ненадежна, при входе в интранет могут возникнуть серьезные сложности или это может быть просто невозможным.
Воздушное сообщение
Сотрудникам нужно быть перед компьютером, а это не всегда возможно. "Для того, чтобы сотрудники пользовались интранетом, у каждого из них должен быть доступ к нему, - говорит Джэклин (Jacklin) из ВА. - Но многие наши сотрудники большую часть дня проводят в воздухе". ВА хочет сделать интранет доступным и для них при помощи таких средств связи, как WAP-телефоны и устройства PDA (персональный цифровой помощник), а также при помощи компьютеров в отелях, в которых они останавливаются между полетами.
Менеджмент знания - вот, однако, та область, где существует огромная степень вероятности, что интранеты изменят здесь рабочую культуру, и где для таких перемен существуют очень серьезные препятствия. Генеральные директора фирм надеются, что если они будут поощрять сотрудников делиться знаниями через интранет, то это поможет фантастически ускорить процесс, избежать дублирования знаний и улучшить работу компании.
Больше работы
Но сотрудники, работа которых итак уже перегружена средствами электронной связи, такими как электронная почта, могут посчитать интранет еще одной обузой. Они, может быть, не захотят делиться информацией с его помощью, потому что на ее ввод требуется время, - это во-первых; и во-вторых - если ее отошлешь, она может вернуться в виде еще большего количества работы.
"Во многих компаниях технологии не только не упростили работу, а еще и прибавили хлопот, - говорит Линда Хольбех (Linda Holbeche), руководитель исследований в британской организации Roffey Park Management Institute. - Организации действительно должны определить минимальный уровень отчетности. Именно эта часть программ обычно не приспособлена для нужд пользователя - там есть все, но только не то, что нужно".
Она также говорит о том, что сотрудникам, занимающимся сбытом продукции, которые получают проценты от продаж, идея обнародовать свой список клиентов перед своими коллегами может, мягко говоря, не понравиться. "Вы представляете больший интерес с точки зрения рынка рабочей силы, если у вас есть знания специалиста в данной области, - говорит она. - И большая их часть - деловые контакты, поэтому если вы внесете их в базу данных компании, то станете менее конкурентоспособны".
Знание - сила
Сама природа конкурентоспособности находится в явном противоречии с открытостью и возможностью учета, которые предполагает интранет. "Сотрудники не делятся информацией, которой они обладают. Для них знание - сила, и они не хотят ей делиться, потому что это подрывает их конкурентоспособность", - говорит Амин Райан (Amin Rajan), генеральный директор расположенного в Великобритании Исследовательского центра в области трудоустройства и технологий в Европе (Centre for Research in Employment and Technology in Europe). Его отчет "Ценный опыт в создании знаний и их обмене" был построен на изучении компаний, занимающихся менеджментом знанием.
Райан (Rajan) считает, что интранету не под силу создать культуру открытости, если пример в этом не подаст руководство. "В условиях корпорации технологии занимают второе место. На первом месте здесь - личные отношения, - говорит он. - Потому что, если люди знают друг друга, они ничего не имеют против того, чтобы общаться при помощи машины. Если мы упустим это из вида, мы станем заложниками собственной идеи".
