Как внедрить систему учета рабочего времени в коллективе

При внедрении систем учета и контроля рабочего времени руководитель неизбежно сталкивается с противодействием сотрудников. Это вполне логично и объяснимо – люди ожидают, что вслед за этим последует либо ужесточение дисциплины, либо наказание виновных. В общем, как считают сотрудники, ничего радостного. Сопротивление может выражаться как в кулуарных разговорах, так и в открытом саботировании системы.

Как разработчики онлайн-сервиса Yaware для учета времени за компьютером мы часто отвечаем на вопросы клиентов именно на стадии внедрения:

– как правильно представить нововведение коллективу?

– как ответить на неизбежные вопросы сотрудников?

– как прописать внедрение системы учета рабочего времени в договоре?

Yaware – это система, которая устанавливается на компьютеры сотрудников и позволяет контролировать эффективность их работы. Yaware собирает информацию о времени работы за компьютером, использовании программ, сайтов, может делать скриншоты экрана.

Обобщив наш опыт и опыт клиентов, мы подготовили несколько рекомендаций по внедрению системы учета рабочего времени в коллективе.

Шаг 1. Организуйте информирование

Расскажите сотрудникам о сути и задачах внедрения учета времени. Если у вас небольшой коллектив, вы можете сделать это на общем собрании. Если у вас большая компания, сообщите о нововведении руководителям отделов или HR-менеджеру и поручите провести небольшое собрание в каждом отделе.

Люди боятся неизвестного. Не имея достаточной и достоверной информации, они домыслят ее. В разговорах сотрудники будут рисовать друг другу картины одну страшнее другой. В результате самые пессимистически настроенные сотрудники «накрутят» и себя, и весь коллектив.

Расскажите о целях

Цель внедрения учета времени может звучать так:

«Вы знаете, что в последнее время мы много планируем, но часто не укладываемся в сроки. Поэтому мы вводим учет времени, чтобы понять, куда уходит рабочее время».

или

«Вы знаете, что наша команда увеличилась. Нам сложно контролировать такой большой коллектив, поэтому мы автоматизируем учет рабочего времени».

Понимая мотивы руководителя, вызванные экономической или организационной необходимостью, сотрудникам будет легче принять даже не очень популярное нововведение (как внедрение системы учета).

Проработайте возражения

Одно из главных возражений звучит так:

«Как кто-то сможет видеть, на какие сайты я захожу? Как кто-то сможет смотреть, что происходит на экране моего монитора. Это нарушение прав (личного пространства)!»

Эти вопросы возникают оттого, что сотрудники считают свое рабочее место частной территорией.

Александр Михайлов, директор веб-студии, внедрившей Yaware, очень метко написал: «Использование имущества фирмы в личных целях по умолчанию недопустимо. Сотрудник получает деньги от шефа, сидит в офисе, арендованном шефом, за техникой и мебелью, которую купил шеф, в интернете, который оплачивает шеф. Все это принадлежит не сотруднику, и от последнего требуется трудиться, для этого его и брали на работу. Если сидишь в интернете по своим делам регулярно, то, по сути, ты обворовываешь свою компанию. Но так как люди — не роботы, то до маразма доходить не нужно».

Главная мысль, которую нужно донести до сотрудников – это то, что работодатель покупает рабочее время и ожидает от сотрудника исполнения его рабочих обязанностей. Но, как правильно заметил Александр, важно не перегибать палку. Именно поэтому в большинстве компаний сотрудникам помимо перерыва выделяется дополнительно процент времени (10-15%) для отдыха – чтобы переключиться.

Второе, наиболее частое, возражение звучит так: «Мне не доверяют». Сотрудники, которые давно работают, действительно могут расценить внедрение учета времени как факт недоверия. В этом случае важно объяснить, что система вводится не для проверки, а для повышения эффективности работы. Для таких сотрудников важно очень четко описать преимущества внедрения учета времени. Об этом в следующем пункте.

Расскажите о выгодах для сотрудников

Лучший способ работы с возражениями – показать сотрудникам их выгоды от использования системы. Выгоды сотрудников могут включать: учет переработок и работы в выходные дни, возможность доказать перегруженность, прозрачность в вопросах оплаты труда.

«Очень важно было донести позитив установки Yaware, в первую очередь, до самого сотрудника, не до руководства. В нашей компании нет штрафов или наказаний, только позитивная мотивация. Мы решили добавить показатели из Yaware в качестве дополнительно аргумента к карьерному или финансовому росту. Любая активность сотрудника у руководства как на ладони, и можно выстроить очень позитивный и аргументированный диалог». – Об опыте внедрения учета времени в студии FreshIT

Шаг 2. Назначьте ответственных за работу системы

Сотрудники должны знать, к кому они могут обратиться с техническими вопросами, с вопросами интерпретации данных (например, почему программа считает время так, а не иначе). Чтобы эти вопросы не отвлекали внимание сотрудников, назначьте ответственных, которые смогут быстро их прояснить. Например:

• за установку Yaware на компьютерах новых сотрудников ответственен системный администратор.
• за анализ статистики – руководитель отдела/системный администратор/HR менеджер.

Шаг 3. Оформите использование системы учета времени юридически

Внедряя систему учета времени за компьютером, нужно быть готовым к вопросу о законности с юридической стороны.В Российской Федерации данный вопрос регулируется ст.ст.ст. 15,21 и 189 Трудового кодекса РФ. Вкратце – работник обязуется:

• добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации;
• использование работником компьютера должно быть направлено на выполнение его трудовых обязанностей и осуществляться в рабочее время.

Условие о возможности использования работодателем системы учета времени можно включить и в трудовой договор. Данное условие можно включить в раздел «права и обязанности сторон» либо в раздел «Особые условия». Можно включить данное условие в оба раздела одновременно.

В раздел «права и обязанности сторон» – права работодателя: «Работодатель имеет право устанавливать на компьютеры программное обеспечение Yaware, предназначенное для учета рабочего времени за компьютером».

В раздел «Особые условия»: «Стороны по настоящему договору подтверждают, что работник уведомлен о возможности использования работодателем на рабочих компьютерах организации программного обеспечения Yaware. Назначение данной программы, ее возможности и принципы действия работодателем работнику разъяснены».

Третий вариант

Руководитель предприятия издает приказ об установке программного обеспечения, с которым сотрудники должны ознакомиться.

Заключение

Наш опыт показывает, что добросовестные сотрудники, которым нечего скрывать, лояльно относятся к внедрению системы учета рабочего времени. Более того, начинают использовать бесплатную версию в личных целях.

Но, безусловно, лояльного отношения можно ожидать тогда, когда сотрудники будут воспринимать новую систему не только как кнут, но и пряник. И когда добросовестные сотрудники будут видеть, что их работа оценена, а те, кто раньше жили за счет других, теперь вынуждены меняться.

Партнерский материал

Фото: pixabay