Продолжение статьи Food Retail: идем по маршруту движения товаров
Итак, мы рассмотрели шесть этапов в первой статье.
Читатель данного раздела должен понимать, что ряд мелких и средних деталей остались за «кадром». Здесь описан скелет системы.
Будем считать, что Ваш объект \ магазин \ гипермаркет «зарежимлен», Вы как руководитель предприятия (Директор…..) организовали выше описанный комплекс мер.
Встает следующий вопрос, кто будет все это поддерживать, контролировать, анализировать, корректировать?
Сейчас мы кратко поговорим о Вашем менеджере по безопасности \ Руководителе СБ.
Вопрос откуда будет этот мужчина\женщина, оставим на Ваше усмотрение. Кого выберете, так у Вас дела и пойдут.
Что делаем?
Стажируем нашего человека по всем процессам Вашего торгового объекта. Собственно проводим его по всем тем этапам, о которых говорили ранее.
Делаем план стажировки, реализуем. Ниже некий скелет плана без деталей.
Программа тренинга руководителя отдела службы безопасности
1 день ________
(общее знакомство с Торговым центром)
| № | Мероприятие | Отм. о вып |
| 1 | Знакомство с наставником. Обсуждение программы стажировки, роль стажера и наставника в процессе стажировки. Обмен всеми необходимыми контактными телефонами.
|
|
| 2 | Изучение основных абривиатур применяемых в общении, переписки в компании
|
|
|
| Обратная связь от стажера по 1 дню. Обсуждение плана следующего дня. |
|
1 этап (5дней - 1 неделя) - «Ознакомление с принципами работы основной приемки»
Руководитель тренинга: руководитель отдела приемки товара».
На 1 этапе обучаемый должен изучить и получить практические навыки по следующим направлениям:
- Правила работы зоны приемки товара, этапы приемки товара;
- Грубая и точная приемка, проверка маркировки и упаковки, передача товаров в торговый зал;
- Ведение документооборота и ввод данных в систему;
- Доставка через РЦ;
- Обязанности в случаях выявления расхождений и нарушений, причины отказа от товаров, возврат товаров, перемещение товаров между Торговыми центрами, заказ товаров внутреннего потребления, хранение товаров внутреннего потребления, учет товаров внутреннего потребления.
- Организация работы персонала.
2 этап (5 дней - 1 неделя) - «Работа отделов «Свежие продукты».
3 этап (5дней-1неделя) - «Работа отделов «Товары длительного хранения».
4 этап (5дней-1неделя) - «Работа отделов «Непродовольственные товары».
Руководитель тренинга: руководители отделов.
На 2-4 этапе обучаемый должен изучить и получить практические навыки по основным принципам работы в отделах:
- Ассортимент, принципы выкладки, принципы хранения товара в подсобном помещении и торговой зоне, ценообразование;
- Организация работы персонала, правила работы мерчендайзеров, правила санитарной гигиены, ветеринарный контроль реализации продукции.
- Программа производственного контроля – распределение ролей в программе, основные задачи программы, ответственность.
- Ежедневная проверка отдела – критерии. Заказ товара: критерии заказа товаров для каждого из отделов, анализ товарного запаса, анализ потребностей, анализ ограничений, использование отчетов при анализе товарного запаса, факторы влияющие на количество заказываемых товаров, различные способы заказа товара. Работа с руководителем в каждом отделе.
- Поддержание УТЗ: виды прихода и расхода товара, разницы в товарном запасе, причины разницы в товарном запасе, возможные последствия разницы в товарном запасе, статистическая отчетность используемая в анализе, коррекции УТЗ, причины коррекций, инвентаризации – ежедневная, ежемесячная, годовая, графики проведения инвентаризаций.
5 этап (5дней-1неделя) - «Организация физической и противопожарной защиты торгового центра»
Руководитель тренинга: руководители отдела службы безопасности, сервис менеджер.
На 5 этапе обучаемый должен изучить и получить практические навыки по планированию и выполнению мероприятий физической и противопожарной защиты торгового центра, а именно:
- Изучение системы физической и противопожарной охраны ТЦ: изучение договора с ЧОП на оказание охранных услуг, плана выставления постов и обязанностей сотрудников охраны на каждом посту. Методика проведения проверок выполнения мероприятий по обеспечению режима физической и противопожарной безопасности в ТЦ.
- Изучение технических средств охраны, в том числе и противокражных, средств пожаротушения установленных в торговом центре и пользование ими.
- Методика работы руководителя отдела службы безопасности по обеспечению физической и противопожарной защиты ТЦ.
Маленькое дополнение. План рассчитан на примерно шесть недель для объекта класса Гипермаркет. Лучше будет конечно 12 недель. Вам решать!
Итак, Вы провели вашего менеджера по безопасности через все процессы, приняли зачеты, понимаете, что цель достигнута.
Что дальше?
Нужен план работы Вашего МБ ТЦ.
Чуть ниже я приведу примерной план работы на месяц. Но сейчас хочу сказать о главном, о цели данного плана и вообще всей работы.
Мы должны выстроить технологию контроля, по которой все важные этапы процессов магазина будет контролироваться на временных принципах:
- Ежедневные мероприятии;
- Еженедельные;
- Двух недельные;
- Месяц;
- квартал;
- Год.
Главная цель всего этого – это создание такой системы, при которой проверка будет происходить регулярно. Вчера, сегодня, и завтра тоже…..
Это позволит решить две наиважнейших задачи:
- все процессы под контролем;
- те, кто что-то думает сделать не то, будут найдены, коллектив об этом знает, так как видит реализацию контрольных мероприятий каждый день. Ошибки, не злонамеренные, будут найдены и исправлены.
Теперь, обещанный план.
Потрудитесь реализовать его по описанным мною принципам, получите очень эффективный инструмент. Ваш покорный слуга все это проверил на практике. Все описанные инструменты реализованы и используются в настоящее время.
| Мероприятия |
| 1. ФИЗИЧЕСКАЯ ОХРАНА |
| 1.1. Уточнение плана антитеррористической защищенности торгового центра, организации взаимодействия с ОВД, ФСБ, МЧС и местными органами самоуправления). |
| 1.2. Проверка соответствия расстановки постов в соответствии с договором, внешний вид сотрудников ЧОП, качества выполнения ими обязанностей. |
| 1.3. Контроль проведения занятии начальником охраны по действиям при возникновении ЧС: |
| при возникновении пожара в торговом центре; |
| при обнаружении ВОП (подозрительного предмета); |
| при совершении террористического акта в ТЦ; |
| действий охраны по сработке тревожной кнопки (касса, гл. касса). |
| 1.4. Проверка действий охраны при возникновении ЧС (по одной из задач). |
| 1.5. Просмотр по ССТV соблюдение контрольно пропускного режима на служебном входе, соблюдение рабочих инструкций на постах |
| 1.6. Организация проверки мерчендайзеров и сотрудников сторонних организаций в торговом зале |
| 1.7. Проверка актуальности и качества ведения базы мерчендайзеров и сотрудников сторонних организаций |
| 1.8. Инвентаризация запасных ключей от шкафчиков сотрудников и сотрудников клининга, досмотр шкафчиков |
| 1.9. Инвентаризация ключевой системы ТЦ |
| 1.10. Внешний обход территории ТЦ, проверка состояния ограждения, сплинкерная, котельная, ДГУ, тех помещения, контейнер охраны, клининга |
| 1.11. Внезапная проверка выполнения обязанностей ЧОП в ночное время. |
| 1.12. Проверка состояния и работоспособности ИТСО |
| 1.13. Проверка ведения документации ЧОПа. |
| 1.14. Рассмотрение счет - фактуры расходов денежных средств на охрану за месяц. |
| 1.15. Анализ состояния и подготовка предложений по совершенствованию физической защиты, видео наблюдения, ИТСО. |
| 1.16. Проверка работоспособности противокражной системы с составлением акта |
| 1.17. Уточнение данных в документах ЧС (порядок действий). |
| 2. Мероприятия противопожарной безопасности |
| 2.1. Проверка состояния противопожарной безопасности, работоспособности системы пожаротушения и эвакуации, с заполнением чек – листа. |
| 2.2. Доклад о состоянии противопожарной безопасности в ТЦ и предложений по ее совершенствованию. |
| 2.3. Совместно с сервис менеджером ежеквартальная проверка состояния ППБ ТЦ с заполнением чек – листа. Доклад по проверке. |
| 2.4. Контроль планового запуска ДГУ (своевременности заполнения топливного бака). |
| 2.5. Проведение противопожарных инструктажей: |
| 2.6. Проверка своевременности заполнения журналов рук. отд. по проведению первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте. |
| 2.7. Составление плана учений на следующий месяц |
| 2.8. Тренировка с нештатным пожарным расчетом, сотрудниками ТЦ по отделам. |
| 3. Мероприятия экономической безопасности |
| 3.1. Проверка результатов ежедневных инвентаризаций |
| 3.2. Работа с ежедневными коррекциями |
| 3.3. Проверка соблюдения процедуры «Двойного контроля» на приемке |
| 3.4. Проведение внеплановой инвентаризации совместно с ЧОП кражеопасных артикулов. |
| 3.5. Анализ работы с артикульными группами и поставщиками «лидерами» по потерям. |
| 3.6. проверка результатов промежуточных инвентаризаций. |
| 3.8. Аналитическая работа по отчетам: |
| общие результаты за прошедшую неделю; |
| результаты плановых инвентаризаций; по отделам |
| 30 дней без продаж; |
| артикулы имеющие отрицательное значение; |
| артикулы имеющие значение от 1 до 5; |
| артикулы по которым коррекции в текущем году не проводились; |
| артикулы по которым за истекщий месяц проводились отрицательные коррекции с фильтром 3000 р.; |
| артикулы, по которым за истекший месяц проводились положительные коррекции с фильтром 3000 р. |
| топ поставщиков лидеры потерь |
| топ артикулы лидеры потерь |
| 3.9. Просмотр по CCTV процедуры утилизации от момента списания до загрузки в автомобиль. |
| 3.11. Проверка процедуры отгрузки доставки. |
| 3.12. Проверка функционирования оборудования счетной комнаты (сейфы, пневмопочта). |
| 3.13. проведение совещания по результатам проведенного анализа отчета за прошедший месяц, выработка экшен плана. |
| 3.14. Проверка отчета по самоудиту отдела «приемка товара». |
| 3.15. Выборочная проверка отчетов без продаж, по проблемным отделам |
| 3.16. Анализ проблемных поставок (не принятые поставки, количество, оплата) |
| 3.17 Анализ реестра ущерба (бой, разупак) |
| 3.18. Проверка правильности алармирования проблемных артикулов. |
| 4. Кассовый контроль |
| 4.1. Проведение «Контрольной покупки» с проверкой отдел кассы. |
| 4.2.Просмотр по CCTV работы конечного контроля, кассиров. Проверка ведения отчета по ошибкам кассиров. |
| 4.3. Участие в собрании кассового контроля по фактам не пробития товара. |
| 4.4. Проведение самоудита кассовой зоны. |
| 4.5. Анализ отчета по ошибкам кассиров за месяц. |
| 5. Организационные мероприятия |
| 5.1. Планирование личной работы на очередную неделю, месяц |
| 5.2. Отправка отчетов за месяц в кризисный центр |
| 5.3. Отправка скан. копий платежных документов ЧОПа по итогам месяца региональному руководителю СБ |
| 5.4. Анализ работы подрядных организаций по выполнению оперативных заявок. |
| 5.5. Подготовка ежемесячного доклада УТЗ о состоянии физической, экономической и противопожарной безопасности с проведенными анализами и предложениями по их улучшению. |
| 5.6.Отправка отчета региональному руководителю |
| 5.7. Подведение итогов работы по предотвращению потерь в ТЦ, выработке планов и задач на предстоящий период. |
Есть еще один момент, о котором хочу сказать отдельно.
Все проблемы розницы в области работы с потерями, особенно не решенные, проистекают от не прозрачности системы контроля движения товаров.
Не уверен, что во всех сетях так, но насколько я знаю, инвентаризационная ведомость у многих имеет примерно такой вид (вариант естественно концептуально упрощен, без реальных деталей, которые у всех могут быть разными):
| Группа товаров | Товарооборот за месяц в рублях | Известные потери (все что списано по документом) | Неизвестные потери | Общая сумма потерь | % потерь |
Я могу ошибаться в деталях данного примера.
Но хочу сказать о главном. Данная таблица не отражает динамику регулирования товарного запаса от приемки до продажи.
При таком формате, можно бесконечно переливать потери из известных в неизвестные. И чтобы разобраться в данном клубке придется приложить огромные усилия и понеси существенные затраты по многим направлениям.
Вот иной вариант этой же таблицы.
| Группа товаров | Товарооборот за месяц | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | Инвентаризационная разница | % потерь |
Цифры 1-6 – это не что иное, как причинны списания товаров, производства коррекций. При такой системе Вы, по итогам месяца, понимаете, что у Вас происходит с товародвижением от приемки до продажи. Мы увидим, что было списано по каждому направлению:
- списание в процессе приемки;
- разбитый, поврежденный товар;
- списание по краже;
- товар не найден;
- изменение цены, объединение \ разъединение комплектов…;
- сроки годности
- и так далее………..
Именно такая система позволяет видеть в динамике всю совокупность того, что происходило с товарной единицей!
И если вы в такой таблице найдете информацию о том, что пастеризованное молоко в Гипермаркете за месяц списали по срокам годности на 15 млн. руб., полагаю, что у вас появятся вопросы. Данный пример приведен из моей реальной практики.
Если бы вы имеете табличку первого вида, то сможете увидеть только общую суммарную проблему за группу товаров. А «в темной комнате все кошки серы».
Что могу еще добавить по контролю товародвижения в магазине.
Если вы доработаете систему, и у вас будет табличка с результатами того варианта, которые привел я, то можно делать следующее.
По итогам месяца выявляем группы товаров с большими потерями (лидеры).
Внутри них тоже выделяем лидеров.
И доходим до уровня артикула – лидера потерь.
Далее в системе смотрим, что с ним происходило. Как принимался, когда принимался, сколько поставок за месяц, как корректировался, как продавался, ищем товары на складах и полках и.т.п…..
И так по всем группам.
Это позволит полностью либо понять, что происходит, либо понять, что есть аномалии и «непонятки» и нужно расследовать ситуацию.
Но это, к сожалению, стрельба по хвостам.
Чтобы этого не произошло и нужна та программа, по которой и будет работать ваш менеджер по безопасности. Если он будет регулярно контролировать корректирование товаров, ситуация начнет меняться, поверьте мне.
Вот, пожалуй, и все, что можно было сказать не слишком длинно.
Основные моменты я описал, что-то рассказал. Подробнее не получиться, так как это уже, наверное, будет книга. Цели ее написать, пока нет.
Пожелаю всем удачи, низких потерь и высокой выручки.
Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.
