Ниже будут приведены основные задачи (или этапы), с которыми вы столкнетесь в ходе «передачи» бизнес-процесса стороннему исполнителю. Отметим основные трудности, которые возникают, и важные моменты, на которые следует обратить внимание.
Определите цель, с которой вы обращаетесь к сторонней организации – провайдеру аутсорсинговых услуг.
Казалось бы, цели очевидны – увеличить доход, уменьшить издержки, повысить качество.
Но перед тем как определиться с целью, вспомните о жизненном цикле организации и о том, что управленческие решения должны приниматься в том числе и в соответствии со стадией, в которой ваш бизнес находится.
Цели использования аутсорсинга также могут быть различны в зависимости от стадии жизненного цикла. Текущая стадия диктует свою стратегию во всех аспектах ведения бизнеса и использование аутсорсинга как инструмента для оптимизации бизнес-процессов не исключение.
Итак, что необходимо вашему бизнесу сейчас?
- Вам необходимо задействовать дополнительные ресурсы для развития (компания находится в стадии подъема).
- Вам необходимы дополнительные ресурсы, чтобы решить проблемы (компания находится в стадии спада).
- Вы хотите оптимизировать внутреннюю структуру компании и сократить издержки (компания находится в стадии расцвета).
Впрочем, могут быть и другие вариации соответствия ваших целей стадии жизненного цикла.
Определите те бизнес-процессы, которые вы хотели бы передать стороннему исполнителю.
Прежде всего разделите все бизнес-процессы на основные и непрофильные («обслуживающие» основную деятельность). Основной бизнес-процесс у вас один – это непосредственно производство товаров или услуг.
Главное правило аутсорсинга гласит: передавайте сторонним исполнителям непрофильные бизнес-процессы, чтобы сосредоточиться на основных компетенциях вашей компании. А здравый смысл подсказывает: передавайте то, в чем не разбираетесь, и то, что обходится вам слишком дорого (в плане содержания штатных единиц).
Операторы аутсорсинговых услуг предлагают «избавиться» от целого ряда бизнес-процессов: бухгалтерия, финансы, IT, кадровое делопроизводство, юридические услуги и т.д. А что же пользуется наибольшей популярностью среди предпринимателей? Опросов и исследований на данную тему проводится великое множество. Приведу данные одного из них.
По результатам опроса, проведенного одной из аутсорсинговых компаний в 2011 году, наиболее популярным все также остается аутсорсинг бухгалтерских услуг (32%) и юридической помощи (29%). Набирает популярность аутсорсинг маркетинга и рекламы (16%). А вот аутсорсинг кадровой службы, несмотря на очевидные преимущества, не очень востребован – всего 11%.
Уже давно зарекомендовавший себя на рынке IT-аутсорсинг, как ни странно, заинтересовал всего 8% опрошенных. И напротив, перспективное и относительно молодое направление – аутсорсинг продаж тоже пока не очень популярно – всего 4%.
Определите ваши ожидания от работы сторонней компании, которой вы передадите непрофильные бизнес-процессы.
Важно достигнуть определенности в этом вопросе, а в дальнейшем согласованности со специалистами аутсорсинговой компании. Это касается как текущей деятельности, так и результата работы. Четкое понимание своих ожиданий поможет в выборе компании и постановке задач в дальнейшем.
Сделайте выбор оператора услуг аутсорсинга.
Рассмотрите несколько вариантов, познакомьтесь с компанией, посетите их офис. Выбор этот не менее ответственен, чем выбор сотрудника в штат. Обязательно познакомьтесь со специалистами, которые будут работать над вашим проектом, еще до подписания договора. Человеческий фактор имеет большое значение.
Так же как и в коллективе «внутри» компании эмоциональный фон, комфортная рабочая атмосфера и личностные характеристики участников процесса оказывают непосредственное влияние на результат при работе со специалистами аутсорсинговой компании.
Несмотря на то что частым советом является выбор узкоспециализированных компаний в той или иной области, обратите внимание также на операторов аутсорсинговых услуг, которые оказывают комплекс услуг сразу по нескольким направлениям. Если вы оптимизируете деятельность компании, передавая на аутсорсинг несколько бизнес-процессов, например бухгалтерию, юридическую службу и маркетинг, скорее всего вас обрадует возможность работать по «принципу одного окна». Кроме того, большая вовлеченность компании-аутсорсера в ваш бизнес положительно скажется на результатах работы.
Разделите функционал и зоны ответственности между вашими сотрудниками и компанией-аутсорсером.
Ответственность должна быть обоюдной. Действительно впечатляющих результатов можно достигнуть, работая одной командой. Подобная синхронность достигается не сразу. Добиться согласованности можно, только четко определив стоящие перед командой задачи и границы ответственности каждого из участников.
Определите те показатели, по которым вы будете оценивать эффективность и качество работы.
Так же как и в работе со штатными сотрудниками, понимание показателей эффективности должно быть не только у вас, но и у исполнителей (специалистов аутсорсинговой компании). Там, где это возможно, требуйте привязки к конкретному результату. Это лучше делать до заключения договора и по возможности зафиксировать в качестве соглашения.
Не пускайте процесс на самотек, участвуйте в нем.
Помогайте компании решать проблемные ситуации и достигать необходимого результата. Стремитесь к тому, чтобы стать командой, не только «внутри» вашего бизнеса, но и со сторонними помощниками. Тогда усилия ваших сотрудников и специалистов аутсорсинговой компании станут той движущей силой, которая «вытолкнет» ваш бизнес вперед ‒ к новым победам.
Хороший набор рекомендаций. Начинающим и обремененным дефицитом собственных кадров или ресурсов на их содержание очень даже подойдет.