Александр Кудряшов: МИД как организация – часть вторая

Александр Кудряшов

Окончание (первая часть статьи).

Сбалансированная система показателей

В 90-х годах прошлого века в качестве нового подхода в управлении стала широко использоваться сбалансированная система показателей (ССП) Нортона и Каплана. Несколько слов об истории этой системы. Как известно, ССП основана на комбинации материальных и нематериальных показателей в планировании и контроле деятельности организации.

И такая комбинация, если внимательно присмотреться, в технологическом плане - это прямо-таки калька нашего социалистического позавчера. Что у нас, в СССР было. В соцсоревновании между организациями (на уровне района, города, области) или между подразделениями (внутри организации), такие производственные показатели, как процент выполнения плана, объем выполненных работ и т.д., дополнялись факторами нематериального характера, например, число защищенных диссертаций, количество опубликованных статей, объем шефской помощи (человеко-дней на овощной базе) и т.д. Все это нормализовалось в балльной системе и позволяло сравнительно объективно определять передовиков, которым присуждались различные грамоты, знамена, места на Досках почета, а тогда, когда начал крепчать развитой социализм, таким передовикам выделялись даже дополнительные талоны на покупку автомобиля Жигули. Система работала. К началу 90-х годов важность сочетания финансовых и нефинансовых факторов признали и в США, Нортон с Капланом. И удачно совместили нематериальные факторы с показателями производственно – экономической сферы, хорошо методологически описали процесс (без ссылок на опыт СССР), создав ССП, полезную и работающую систему.

Эта система изначально предназначалась для комплексного планирования и контроля работы коммерческих структур, компаний и их подразделений. В ССП финансовые аспекты деятельности компании дополняются показателями положения на рынке, внутренних процессов управления компанией и кадрового потенциала ее сотрудников. К настоящему времени накоплен положительный опыт использования различных методов ССП уже для государственных, муниципальных и некоммерческих структур, в том числе, для разработки и реализации долговременных стратегических целей, стоящих перед органами управления.

Сбалансированная Система Показателей обеспечивает целенаправленный мониторинг деятельности организации, позволяет прогнозировать и упреждать появление проблем, органично сочетает уровни стратегического и оперативного планирования и управления, контролирует наиболее существенные финансовые и нефинансовые показатели деятельности предприятия. Степень достижения стратегических целей, эффективность бизнес-процессов и работы всего предприятия в целом, каждого его подразделения и каждого сотрудника определяется значениями так называемых ключевых показателей эффективности (КПЭ), которые тесно связаны с системой мотивации сотрудников.

Таким образом, Сбалансированная Система Показателей - это система комплексного планирования и контроля деятельности организационных структур, основанная на стратегии и предназначенная для описания и управления работами по нескольким взаимоувязанным направлениям, целям (обычно это Финансы, Заказчики, Внутренние процессы, Сотрудники компании).

Стратегическая карта – стратегический план (комплексный план) работы организации, представляющий в краткой форме, исходное состояние и планируемый ход движения к достижению поставленных стратегических целей, путем решения задач продвижения к заданным целям.

Стратегическая цель – одно из конкретных направлений, разделов комплексного плана (Финансы, Заказчики, Внутренние процессы, Сотрудники компании) с указанием значений показателей, характерных для данной цели по этапам интервала планирования.

Задача – одна или несколько задач, характерных для конкретной цели, с указанием значений показателей задачи, которые должны быть достигнуты по этапам на интервале планирования.

Инициатива – одна из составляющих совокупности инициатив, характерных для конкретной стратегической задачи, с указанием показателей, свойственных конкретной задаче. Представляет собой относительно независимую программу (проект), с указанием перечня конкретных работ.

Работа по инициативе – одна из составляющих из иерархии конкретных работ, мероприятий, выполняемых в рамках данной инициативы с указанием сроков выполнения, результатов, ответственных исполнителей и т.д.

Структура плана работы МИД

Общие соображения по применению ССП в сфере рыночной экономики справедливы и для некоммерческих, в т.ч. правительственных структур. При адаптации ССП для МИД, в центре системы планирования должны располагаться миссия и стратегия, содержание которых определено Концепцией внешней политики и Положением о Министерстве. Финансовая перспектива в ССП уходит с первой позиции, а наибольший приоритет приобретает направление международных отношений. Далее идет координационная активность министерства. Перспективы совершенствования внутренних процессов и роста кадрового потенциала сохраняются. Таким образом, в качестве перспектив сбалансированной системы (разделов плана работ МИД) можно выбрать следующие направления:

• Международные отношения, положение страны во внешнеполитической сфере, результирующее направление деятельности МИД
• Координация внешней политики, область, в которой через посредство МИД осуществляется консолидация усилий страны на международной арене
• Внутренние процессы МИД – определяет эффективность деятельности подразделений ЦА МИД, российских загранучреждений, всей системы МИД
• Кадровый потенциал – подготовка сотрудников Министерства, их мотивация, возможности профессионального и должностного роста

Безусловно, можно привести и другую структуризацию разделов плана, увеличив, например, количество направлений, более детально рассмотрев перспективу международных отношений. Вариантов много, профессионалы сформируют наилучший. Фрагмент таблицы с отнесением задач, возложенных на Министерство, к разделам комплексного плана, приводится ниже.

Стратегическая карта внешнеполитической деятельности

На основе указанного выше сводного перечня задач внешней политики, можно сформировать систему показателей внешнеполитической деятельности в виде стратегической карты, которую можно использовать для планирования и координации работы МИД. Один из вариантов подобной карты (фрагмент карты, для примера) приводится ниже.

Приведенный вариант построения карты характеризует основные направления работы Министерства, включая перспективы а) международных отношений, б) обеспечения единства внешнеполитической линии, в) совершенствования процессов основной деятельности и г) развития кадрового потенциала.

Рассматривая это как один из возможных вариантов, причинно - следственные связи между целями и задачами внешней политики может быть представлен следующим образом:

1. Высшим приоритетом внешнеполитического курса России является защита интересов личности, общества и государства. Деятельность МИДа по достижению этой цели отображается в разделе международных отношений (перспектива «Международные отношения»).

2. Эффективность внешнеполитического курса определяется единством внешней политики, что обеспечивается через посредство МИД путем интеграции, консолидации и координации активности других уполномоченных правительственных и региональных органов и структур внутри страны (перспектива «Координация внешней политики»).

3. Результативность усилий на направлениях «Международные отношения» и «Координация внешней политики» зависит от состояния внутренних процессов дипломатической работы в МИДе и РЗУ, использовании передовых методов дипломатии, целеустремленности, организации и взаимодействия подразделений, их технической оснащенности, от создания благоприятных условий для несения дипломатической службы (Перспектива «Внутренние процессы).

4. В основе пирамиды ССП лежит блок работы с кадрами МИДа, включающий вопросы обеспечения благоприятных условий для несения дипломатической службы, должного уровня квалификации, обучения и переобучения, должностного и профессионального роста сотрудников, престижа дипломатов, закрепления лучших кадров, повышения уровня мотивации сотрудников (Перспектива «Кадровый потенциал»).

Такая карта дает наглядную и контролируемую картину усилий, затрат и результатов на внешнеполитическом фронте. Как уже отмечалось, при формировании планов с применением ССП, важную роль играют причинно - следственные связи показателей по направлениям (разделам) плана. Для определенности, проследим траекторию связей одного из показателей кадровой перспективы, например, показатель «Подготовка и повышение квалификации кадров». Он характеризует новый уровень знаний и навыков сотрудников, полученных при обучении или путем самообразования. Новые знания положительным образом воздействуют на показатели, например на показатель «Сократить сроки и улучшить качество подготовки документов Департамента». Это, в свою очередь, благотворно скажется на показателях раздела 2 (Координация внешней политики). Четко скоординированная единая внешнеполитическая линия будет способствовать более эффективному внешнеполитическому курсу и укреплению международного положения страны (Раздел 1).

Здесь возникает и начинает воспроизводиться положительная обратная связь между показателями, поскольку, например, дополнительные внешнеэкономические успехи расширят финансовые возможности страны и позволят, в конечном итоге, улучшить материальное положение дипломатов. Увязывание подобным образом всей совокупности показателей по всем перспективам сбалансированной системы является важным условием получения синергетического эффекта, когда интегральный внешнеполитический результат в целом устойчиво превышает общую сумму отдельных частных достижений отдельных подразделений ЦА и загранучреждений.

Единый интегрированный оперативный план

Стратегические карты могут и должны быть использованы для совершенствования планирования и контроля внешнеполитической деятельности. Следующий шаг - это выбор формата планирования и здесь следует вспомнить о едином интегрированном оперативном плане (ЕИОП). Этот термин широко известен, помещен, в т.ч., в Википедию. Единый интегрированный оперативный план(англ. Single Integrated Operational Plan, SIOP), в США — комплекс оперативных документов, составляющих подробный регламент боевого применения ядерного оружия. И безусловно, SIOP для США — это не случайный набор слов, а выверенный, однозначный, точный и организующий девиз, служащий руководством к действию для всех задействованных в нем лиц. Есть ли подобные планы в наших министерствах - это вопрос, по крайней мере, на сайтах ведомств ничего похожего и даже каких-нибудь намеков на подобные планы нет.

Общие принципы построения единого интегрированного оперативного плана Министерства:

1. Единый – поддерживается единый (и единственный в организации) комплексный план основной деятельности по направлениям, вытекающим из Концепции, Положения и других документов нормативной базы МИДа

2. Интегрированный – все отдельные частные планы (подразделений ЦА, РЗУ, тематические, событийные,…) являются составной частью общего плана и любые новые планы, возникающие по ходу работ, стыкуются как соподчиненные элементы общего плана.

3. Оперативный – план по позициям выполняется всеми задействованными подразделениями с персональной ответственностью конкретных исполнителей в непрерывном режиме повседневной работы.

4. Работа с ЕИОП ведется должностными лицами подразделений согласно установленного регламента с учетом требований информационной безопасности.

При подобном подходе становится возможным технологически и информационно соединить долговременные процессы внешнеполитического планирования, выполняемого сравнительно небольшой группой должностных лиц, с оперативной работой, координацией, контролем и отчетностью по исполнению долговременных начинаний, что является результатом работы множества сотрудников различных подразделений и организаций системы МИД.

Применение зарекомендовавших методологий, таких как ССП, позволит наполнять в плановом порядке конкретным ресурсным содержанием (выделение финансирования, потребных сотрудников, техническая подготовка и т. д.) конкретные внешнеполитические мероприятия, проводимые в порядке реализации поставленных задач внешней политики. Оперативный порядок работы с планом позволяет представить всем должностным лицам и руководству Министерства текущую информацию о состоянии и ходе достижения поставленных внешнеполитических задач, что способствует более качественному исполнению собственных задач на различных уровнях управления. Полезной возможностью ЕИОП является фокусировка на сравнительно небольшом числе ключевых показателей, имеющих первостепенное значение для достижения задач внешней политики и доведение значений этих показателей на регулярной основе до должностных лиц в контексте их ответственности.

Показатели основной деятельности

Для оценки, а в развитии и для непрерывного измерения, мониторинга состояния международных отношений и внешнеполитического положения России, необходимо выбрать и включить в ЕИОП адекватную совокупность показателей. Общая структура показателей сбалансированной системы должна включать следующие параметры:

• Наименование
• Содержание
• Размерность
• Источник данных
• Периодичность измерения
• Технология расчета показателя
• ……………………………

Принципиальным вопросом является определение размерности показателей. Коммерческие, производственные и другие рыночные структуры в ССП широко используют натуральные показатели (единицы стоимости, количества, объема и т.д.). В рассматриваемой проблемной области чаще всего придется прибегать к различным экспертным оценкам, включающим текстовое описание или процентные показатели. Иногда, при использовании показателей разнородных размерностей, для получения обобщающих показателей используют различные схемы нормализации, учитывающие весовые коэффициенты отдельных показателей. Ниже приводятся начальные требования к разработке и использованию показателей при планировании внешнеполитической деятельности.

1. При планировании структура раздела «Международные отношения» должна соответствовать организационной структуре МИД.

2. Система показателей в разделе «Международные отношения» должна отражать состояние отношений с отдельными странами, регионами, международными организациями (МО).

3. Состояние отношений определяется путем оценки степени решения задач внешней политики, поставленных в Концепции внешней политики и Положении о МИД России.

4. Динамика международных отношений отслеживается путем мониторинга текущего положения по каждой из задач ВП.

5. Критерии оценки должны быть разработаны для каждой из поставленных задач ВП и включать как количественные, так и качественные оценки.

6. Начинать можно с простых экспертных оценок, например, «плохо», «удовлетворительно», «хорошо», «отлично» по 100-балльной шкале или выражать их цветами('красный', 'желтый', 'зеленый'). В части внешнеполитических задач экономической направленности могут использоваться натуральные и финансовые показатели.

7. По мере применения, накопления статистики и уточнения методик, можно будет сформировать устойчивую базу метрик для комплексной оценки раздела «Международные отношения».

8. Структура раздела «Международные отношения» в ЕИОП Министерства должна поддерживать следующую иерархию записей (показан фрагмент):

• Департамент 1
• Страна, регион или МО 1
• Группа внешнеполитических мероприятий 1
• Мероприятие 1
• Работа 1
• Работа 1.1.
• ............
• ..............
• Мероприятие 2
• …………….
• ..............
• Группа внешнеполитических мероприятий 2
• ……………
• ……………
• Страна, регион или МО 2
• …………..
• …………..
• Департамент 2
• ………….

9. С учетом исходного состояния, в департаментах и ЗУ планируются внешнеполитические мероприятия для выхода на требуемый уровень отношений.

10. Каждое проведенное внешнеполитическое мероприятие (или их совокупность) оценивается по метрикам по каждой из свойственных данному мероприятию задач ВП.

11. На интервале планирования осуществляется мониторинг и рассчитывается динамика изменений в международных отношениях в соответствии с проводимыми внешнеполитическое мероприятие по метрикам решения задач ВП.

12. Состояние и динамика изменений в отношениях со странами и МО по метрикам решения задач ВП является основанием для оценки обстановки и корректировки ЕИОП.

13. Оценки по отдельным странам и МО агрегируются на уровне отдельных департаментов и далее по всем субъектам международных отношений.

14. Общая обстановка в сфере международных отношений с оценками степени решения основных задач ВП отображается в сводной таблице формата страны – показатели.

15. Аналитическая работа с выборками из сводной таблицы позволит более качественно оценивать текущее положение и динамику изменений в положении нашей страны на международной арене.

Приведем один из возможных вариантов формализованного описания системы показателей внешнеполитической деятельности.
Для каждого внешнеполитического мероприятия экспертным образом устанавливается максимальное М_макс(i, j) и плановое М_план(i, j), а в процессе работ рассчитывается фактическое значение показателя М_факт(i, j), где i – индекс мероприятия, j – индекс показателя мероприятия. Введенные значения суммируются на уровень инициатив.

При определении значимости того или иного мероприятия в инициативе, указывается (экспертным путем) вес мероприятия Вес_м(i). При суммировании значений показателей мероприятий на уровень инициатив все значения умножаются на вес мероприятия.

И_макс(k, j) = Сумма(М_макс(i, j)* Вес_м(i)),

И_план(k, j) = Сумма(М_план(i, j)* Вес_м(i)),

И_факт(k, j) = Сумма(М_факт(i, j)* Вес_м(i)),

где И_макс(k, j) – максимальное значение показателя инициативы,

И_план(k, j) – плановое значение показателя инициативы,

И_факт(k, j) – фактическое значение показателя инициативы,

i – индекс мероприятия,

j – индекс показателя мероприятия (инициативы),

k – индекс инициативы.

Каждый уровень стратегической карты МИД России (Цели, Задачи, Инициативы, Мероприятия) оценивается в разрезе принятых показателей. Оценки производятся на нижнем уровне – уровне мероприятий и суммируются (консолидируется) сначала на уровень инициатив, затем на уровень задач, а затем на уровень целей. В итоге на уровне стратегической карты – ЕИОП МИДа - формируется сводная информация о фактическом выполнении задач внешней политики МИД России. Такого рода сводную информацию уже можно будет достаточно легко автоматизированно обработать с помощью экспертных критериев, и выводить в форматах, например, «плохо», «удовлетворительно», «хорошо», «отлично» по 100-балльной шкале или выражать их цветами('красный', 'желтый', 'зеленый').

Заключение

Таковы самые общие соображения по подходам к планированию и контролю внешнеполитической деятельности, сформулированные с учетом требований менеджмента. В основе предложений лежит применение системы сбалансированных показателей, связанного с ней единого интегрированного оперативного плана работы ведомства, и ключевых показателей эффективности, разработанных и адаптированных под конкретику дипломатической деятельности.

Реализация (если временно забыть об окружающей реальности) подобного подхода позволила бы с использованием ЕИОП получить следующие преимущества для министерства:

• Практически реализовать принцип интеграции стратегического, тактического и оперативного планирования внешней политики, обеспечить на новом уровне координационные функции министерства и техническую сторону единства внешней политики
• Организовать сквозной оперативный контроль и управление по всей исполнительской иерархии системы МИД в процессе реализации требований Концепции внешней политики
• Получить связанную и прозрачную картину текущей деятельности центрального аппарата МИД и загранучреждений (всех звеньев, менеджмента, дипломатических, технических и административных структур), как организационной системы
• Учитывать практические результаты деятельности внешнеполитического ведомства, и представлять их в сопоставимом формате для анализа и выводов по мерам изменения ЕИОП, необходимым для реализации внешнеполитической линии
• Сформировать систему унифицированных показателей внешнеполитической деятельности и использовать ее для характеристики и оценок положения и динамики движения страны в международном дипломатическом пространстве

Хотелось бы узнать мнение и предложения посетителей и участников портала по изложенной проблематике.