Метод помидора: как тайм-менеджмент помог программисту разбогатеть

Это история про таймер в форме помидора и программиста Николая. Про их дружбу и совместную работу. Николай – фрилансер. Раньше он постоянно задерживал проекты и в качестве оправдания говорил всем, что программирование — это творчество, а для творчества требуется вдохновение. Для поиска вдохновения он смотрел сериалы и общался в соцсетях.

Когда количество заказов стало резко падать, Николай начал сильно нервничать и злоупотреблять алкоголем. И в итоге клиентов не осталось совсем. Наш герой стремительно деградировал, пока однажды к нему не заглянул старый друг. Увидев состояние Николая и ужаснувшись, тот решил помочь: нашел программисту несколько заказов и пригласил консультанта по личной продуктивности.

Консультанта звали Алексей. Он провел с Николаем вместе несколько дней: смотрел со стороны, как он работает и задавал наводящие вопросы. Потом они вместе проанализировали ситуацию, и Алексей сделал следующие выводы:

  • Николай часто отвлекается от работы: ему постоянно звонят друзья и родственники с вопросами о компьютерах, он постоянно переключается с важных задач на проверку почты, просмотр видео и просто ничегонеделание.
  • Когда задача сложная, и непонятно с чего начать, Николай откладывает ее.
  • То же самое происходит когда задача скучная.
  • Николай неправильно расставляет приоритеты. Он начинает он работу с самых простых и приятных задач, и на сложные задачи у него нет уже сил или времени.
  • Он часто ошибочно рассчитывает количество времени, которое может занять проект, так как не может оценить масштабы и или темпы работы.
  • Когда он задерживает сдачу проекта, у него начинается паника, потому что не может внятно объяснить клиенту почему он затягивает работу. В итоге он начинает избегать клиента и задерживает заказ еще больше.

Как планируются задачи

Когда Николай согласился со всем выводами, Алексей предложил ему решение: метод помидора, названный так в честь кухонного таймера в виде краснобокого овоща, которым пользовался основатель метода Франческо Чирилло. А чтобы было понятнее, консультант предложил программисту метафору. «Выполнение задач, можно сравнить с маринованием помидоров, — сказал он ему. — Помидоров в банке должно быть не много не мало: иначе может получиться пюре, либо полупустая банка. Ветку с помидорами нужно разделить на отдельные помидорки, а маленькие помидорки-черри можно считать за одну помидорку». Николаю сравнение понравилась, и он решил попробовать. Тогда Алексей объяснил ему правила игры:

  • Помидорка: 25 минут работы над одной задачей.
  • Блок задач: 4 помидорки с пятиминутными перерывами между ними и получасовым перерывом после блока.
  • Задача не может быть прервана. Если, во время ее выполнения ты отвлекся, то соответствующая ей помидорка не засчитывается.
  • Если задача начата, помидор должен прозвенеть. Успел закончить ее раньше — проверь, что получилось.
  • Если задача занимает меньше одного помидора, дополни ее другими задачами.
  • Если задача занимает больше пяти-семи помидоров, разбей ее на несколько задач.

Правила несложные. Но пока их не начнешь применять, вряд ли запомнишь. Поэтому Николай и Алексей сразу же приступили к работе.

1. Первым делом составили список задач программиста, в который вошли все задачи по всем проектам, домашние и личные дела, а также обещания родственникам и друзьям.

2. Потом определили сколько времени в день Николай планирует работать. Он горел желанием освоить новый метод и заявил: по десять часов.

3. Разбили десять часов на помидорки. С учетом перерывов получилось четыре блока по четыре помидорки: всего 16 помидорок.

4. Алексей дал Николаю заранее приготовленный бланк ежедневных задач. В верхнюю часть этой таблицы он предложил вписать задачи, запланированные на сегодня. В нижней части посоветовал указывать незапланированные срочные дела.

Номер задачи Описание задач Отметки о выполнении

Запланированные на сегодня
1.
2.

Незапланированные и срочные
1.
2.

5. Николай запланировал первоначально пять крупных задач, но Алексей уговорил его ограничится тремя.

6. Затем они определились с временем, которое требует выполнения каждой задачи. Первая задача по прогнозу должна была занять три помидорки. В колонке «Отметки о выполнении» Николай нарисовал три кружочка напротив этой задачи, напротив второй задачи — шесть, а напротив третьей — пять. Итого 14 помидорок из 16. Две помидорки Алексей посоветовал оставить про запас на незапланированные задачи.

7. Алексей завел таймер в виде красного помидора на 25 минут, и Николай приступил к выполнению первой задачи.

Как организуется работа

Наш герой долго не мог начать работу. Сконцентрироваться было трудно, да еще тикающий таймер отвлекал. В конце концов он собрался с мыслями, начал писать и... сразу же зазвонил телефон. Алексей снял трубку, сообщил, что он секретарь Николая и может все ему передать. В трубе долго молчали, потом нервно хихикнули и попросили передать Николаю, чтобы он позвонил брату. Алексей отвлек своего подопечного и попросил внести с список незапланированных задач запись: «Позвонить брату».

Когда таймер зазвонил Николай, вздрогнул, но продолжил писать. Тогда Алексей строго попросил его прерваться, заштриховать один кружочек, символизирующий помидорку, выпить воды и посмотреть в окно. Через пять минут Алексей вновь завел таймер на 25 минут, и Николай с удвоенной силой ринулся в бой. Но через десять минут он столкнулся с проблемой, и пытаясь сбежать от нее, открыл «ВКонтакте». Алексей напомнил ему, что этого делать нельзя. И программисту пришлось снова приступить к работе.

Следующий сигнал таймера также раздался неожиданно. Николай с трудом прервался, зачеркнул один помидор и посмотрел на наставника: он не знал, что делать дальше. Тогда Алексей предложил позвонить брату и поговорить с ним пять минут. Брат просто хотел узнать, как у Николая идут дела. Они мило пообщались целых семь минут, но санкций со стороны Алексея не последовало.

Третья 25-минутка пролетела незаметно. Но в итоге оказалось, что Николай не уложился с первой задачей, которую оценил в три помидорки. Тогда Алексей предложил два варианта: завершить работу, не начиная новую помидорку, или начать еще одну помидорку, а оставшееся время потратить на проверку и улучшение сделанного. Николай выбрал второй вариант.

Через 15 минут после начала четвертой помидорки Николай закончил работу и стал проверять почту, но Алексей его остановил и предложил записать проверку почты в незапланированные задачи.

После четвертой помидорки прозвенел звонок на большую перемену. Николай нарисовал под тремя кружками и закрасил квадрат, символизирующий незапланированную помидорку, а потом зачеркнул выполненную задачу.

...Перекусили бутербродами с кофе, и через 30 минут Николай вновь приступил к работе. Его уже не отвлекал звук таймера, а мотивировал. Вскоре после начала второго блока и второй задачи позвонил новый клиент. Алексей не стал вмешиваться на этот раз в действия Николая: он лишь посоветовал как можно быстрее решить вопрос. Программист быстро договорился с клиентом о встрече на завтра, записал ее в ежедневник и продолжил выполнение задачи. Когда закончилась еще одна помидорка. Алексей рассказал о необходимости планировать звонки и приучать клиентов звонить в определенное время.

Работа шла. Помидорки закрашивались, задачи вычеркивались. На второй задаче Николай сэкономил одну помидорку и уложился в пять. Чередование работы и отдыха позволяло ему не снижать темпа. А контроль и поддержка Алексея заставляли работать не отвлекаясь. Во время одной помидорки Николай столкнулся с проблемой и долго, до самого звонка, не мог с ней справиться. После небольшого отдыха у него случилось озарение, и проблема была решена. А в следующий перерыв Алексей рассказал ему о том, что чередовать работу и отдых важно не только для того, чтобы восстанавливать силы, но и создавать фундамент для инсайтов. Отдых стимулирует творческий процесс. Он дает возможность увидеть вещи с другой стороны, именно во время отдыха часто удается увидеть ошибки и способы их исправления. В перерывах между работой мозг работает в фоновом режиме и ищет связи новой информации с уже имеющейся, раскладывая все по полочкам.

Во время выполнения третьей помидорки третьей задачи у Николая заболел живот, ему пришлось прервать работу и отойти. Когда он вернулся, Алексей попросил зачеркнуть текущую помидорку. И начать новую. В итоге работу он завершил за 15 помидорок, что еще недавно считалось его трехдневной нормой. Оставшаяся 16-я помидорка была потрачена на проверку почты, записанную в незапланированные задачи. После этого Алексей с чувством выполненного долга откланялся, а Николай с тем же чувством поужинал и посмотрел в качестве награды несколько серий нового сериала.

На следующий день наши герои снова встретились. Задача немного усложнилась, потому что встреча, о которой договорился Николай, разрывала день на две части. За эту оплошность Николай получил от Алексея нагоняй и совет планировать встречи, либо на утро, либо на вечер. Прикинув потери времени, они запланировали на день только 11 помидорок: шесть утром и пять вечером.

Снова взяли список задач и подробно рассмотрели его. В этот раз Николай решил выполнить «сотню» мелких дел и хорошенько проредить список. Он выбрал 25 задач, объединил их в десять блоков, соответствующих десяти помидоркам, занес их в план дня и одну помидорку оставил про запас. Это были мелкие доделки старых проектов, звонки и письма бывшим клиентам, дела по дому, разбор документов, оплата счетов и т. д.

Алексей не возражал. Он уже понял что Николай первых день тренинга овладел основами метода помидора. Его вмешательство больше не требовалось, требовались только корректировка и контроль. День завершился, как и было запланировано. Запасная помидорка ушла на консультацию для одного старого клиента, который очень обрадовался звонку Николая.

Как улучшаются рабочие навыки

Так прошла неделя. Алексей попрощался с Николаем, чтобы уделить внимание другим клиентам, а через месяц вновь приехал к подопечному. У Николая было все прекрасно. Он успел завершить несколько проектов, у него появилась уверенность в завтрашнем дне. А количество помидорок в день снизилось с 16 до 12. То есть он работал меньше а успевал больше. Оставшееся время он тратил на то, что раньше делал в первую очередь: смотрел видео и помогал родственникам и друзьям. В принципе он делал все тоже, что и раньше, но в другой последовательности, и не мучась угрызениями совести.

Во время очередной встречи Алексей рассказал программисту про следующий этап этой увлекательной игры. Теперь необходимо было стать Доктором Джекилом и следить за мистером Хайдом. Другими словами, нужно было следить за собой во время работы. Причем отслеживать нужно не все сразу, а что-то одно, только то, что хотим улучшить:

  • Количество незапланированных и срочных задач за день.
  • Количество помидорок в день.
  • Количество задач, выполненных раньше плана или позже.
  • Наиболее частые типы задач.
  • Внешние отвлечения и время.
  • Внутренние отвлечения.
  • Количество помидорок на типовые задачи.

Николай подумал и выбрал внешние отвлечения, чтобы понять, когда его чаще отвлекают и по каким вопросам. Наши герои составили в Excel контрольный лист из четырех столбцов: дата, время, тип отвлечения (клиент, родственник, чп), суть отвлечения. И Николай начал слежку. После двух недель оказалось, что отвлекается Николай от работы примерно в одно и то же время, точнее в два промежутка времени. Проведя такой анализ программист стал планировать на эти промежутки дня звонки и разбор почты (то есть такие задачи, для выполнения которых концентрация не самое главное), а людям, которые беспокоили его в другое время, предлагал перезвонить.

Следующие четыре недели Николай отслеживал внутренние отвлечения. Их было больше, но в основном они были двух типов: не забыть сделать то-то, не забыть позвонить тому-то. Со временем, когда наш герой понял, что уже ничего не забывает, отвлечений стало заметно меньше.

Через месяц Алексей еще раз проверил, как идут дела у Николая и остался доволен. Он настоял на том, что следующая слежка должна быть за расхождениями в планах: задача должна занимать ровно столько помидорок, сколько на нее запланировано. Это была их последняя встреча как учителя и ученика. Алексей разрешил Николаю вносить изменения в метод помидора, настраивая эту технику под себя. Потом он сказал еще несколько напутственных слов и они попрощались.

Через полгода заказов у Николая заметно прибавилось. Он даже принял несколько помощников и открыл свою фирму. Чтобы организовать взаимодействие внутри своей команды он начал использовать SCRUM, самый эффективный метод работы после метода помидора. А в один прекрасный день он принял наемного директора, подарил помидор молодому перспективному, но неорганизованному программисту и купил дом за городом. На своем участке он построил теплицу, начал выращивать помидоры и закатывать их в банки. Привычка — вторая натура.

А если вы заинтересовались методом помидора, то подробно с его тонкостями вы можете подробнее познакомится в методичке основателя этой техники тайм-менеджмента Франческо Чирилло. При этом, чтобы стать его последователем, покупать таймер в форме красноплодного овоща вовсе не обязательно. Есть огромное количество специальных программ для Android и Windows, расширения для Chrome. И даже их устанавливать не обязательно: можно использовать любой доступный таймер.

Плюсы метода помидора

  • Переключение внимания очень затратно по времени, поэтому выполнение одной задачи в один момент времени более продуктивно, чем многозадачность.
  • Выполненная помидорка расценивается как успех. Поэтому если задача большая и обратная связь далеко, помидорки являются мини-обратной связью. Если этого не достаточно, можно их чем-то подкреплять дополнительно.
  • Простой инструмент с возможностью усложнения.
  • Скорость работы не важна, важна скорость достижения результата. Вы не концентрируете внимание на скорости выполнения, а концентрируете внимание на выполнении. Нет давления, дедлайна. Важно то, что здесь и сейчас. Вы не можете на данный момент работать быстрее. Вы просто работате, и давление времени пропадает. Вы увеличиваете скорость бега не за счет дополнительных ресурсов, физиотерапевтов и запрещенных препаратов, а за счет техники. Чтобы быть быстрым — нужно быть сконцентрированным/сосредоточенным.
  • Метод учит фокуссировке и концентрации. Тем навыкам, которые в наше время важны как никогда.
  • Метод включает в себя несколько частей тайм-менеджмента: планирование, расстановка приоритетов, выполнение, группировка задач, разбиение задач, борьба с отвлечениями. Это почти весь тайм-менеджмент, за исключением постановки целей.
  • Метод помидора это погружение в «поток» и выход из «потока». Когда вы пытаетесь себя заставить что-то сделать, вы погружаетесь в потоковое состояние. И чем сложнее погружение, тем лучше, потому что это значит: задача сложная, выше ваших возможностей. А это именно то, что надо для «потока». Выходить из «потока» так же сложно, как и входить. Когда вы увлечены и не замечаете что нужно отдохнуть и восстановить силы, звонок таймера вытащит вас на поверхность.

Минусы метода помидора

  • Узкая сфера применения. Подходит в основном для индивидуальной работы. Если вы сильно зависите от клиентов (работаете продавцом, консультантом, диспетчером) или от оборудования (работаете в сфере сервиса или ремонта), то метод помидора вам не подойдет.
  • Планируется только рабочее время.

Люди, которые хотят добиться успеха, думающие и действующие люди, рано или поздно сами доходят до инструментов и техник тайм-менеджмента, но чаще всего они не систематизированы и экономят совсем мало времени и энергии. Иногда поиск своей системы длится годы. Поэтому не изобретайте велосипед, осваивайте метод помидора, и закатывайте банки.

Расскажите коллегам:
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.