Эффективное планирование, или Как не превратиться в «Шурочку»

Эффективное планирование, или Как не превратиться в «Шурочку»

Одной из самых популярных концепций тайм-менеджмента, позволяющей выделить и расставить приоритеты, остается матрица Эйзенхауэра. Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась.

Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Умение владеть собой к Дуайту пришло не вдруг и не сразу. Путь к овладению этим навыком был долгим и интересным. Первые способности лидера и организатора у него проявились во время организации дружеских матчей по футболу или бейсболу между школами. Последующее развитие и совершенствование своих способностей продолжилось в военной академии, а после – в регулярной армии. За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас.

Отличительной особенностью школы являлась методика преподавания. Обучение заключалось в организации конкретных военных игр. Слушатели получали задания в виде вводных, в которые входила информация о враждебных соединениях, численности противника, особенностях местности, позиции, выбранной стратегии и другие показатели. Руководствуясь полученными данными, командующим нужно было организовать работу штаба, определить зоны ответственности между своими подчиненными и выработать четкий план действий, направленный на выполнение боевой задачи.

Нагрузки в штабной школе были на грани человеческих возможностей, но не для Дуайта Эйзенхауэра. Он умело начал применять разработанную им же методику планирования и расстановки приоритетов, которая не только не утратила своей актуальности, но и является одной из ключевых в области планирования. Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности. Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат. Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

  • Насколько быстро надо решить задачу;
  • Как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев:

эффективность

Матрица Эйзенхауэра

К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.

эффективность

Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач

Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно. Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям. Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето, сформулировав его следующим образом: «20% дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80% результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время. Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой. Остается добавить: «Так держать!».

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра, постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы.

Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример? Конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой – той самой Шурой, и проговорите следующий диалог:

Л.П.: Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Ш.: По-моему, да.

Л.П.: Вы это хорошо помните?

Ш.: Да, по-моему.

Л.П.: Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела. Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать, что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности, мотивации и методикам эффективного планирования.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 20 октября 2013 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции

Источник фото: twitter.com, личные архивы автора

Executive.ru открыл канал в мессенджере Telegram. Хотите быть в курсе самых главных событий российского менеджмента? Присоединяйтесь!
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Иваново

Евгений, спасибо за статью. Особенно понравилась таблица 1.1. Если менеджер (управленец) потратит время на ее создания лично для себя или своих подчиненных - результат будет хорошим. Если квадранты таблицы еще больше уточнить для конкретного бизнеса - это будет хорошей инструкцией.Но хотел бы заметить несколько вещей.1. Учет взаимодействия отделов (подразделений) и иерархия решений. Для разных отделов (сотрудников) с разными обязанностями преоритетность разных задач будет разной и даже, если они будут, правильно распределять свое время может возникнуть конфликт выполнения, что скажется на результатах организации в целом. Это неотъемлемая черта любых систем управления.2. В рамках иерархии управления - есть задачи из разряда незначительных и ненужных, которые руководители спускают на сотрудников в виде авральных и особо важных.3. Ранжирование задач субъективно, кроме того, ранг задачи может меняться во времени. Здесь неизбежны ошибки в ранжировании определении преоритетов.4. Самым слабым местом любого планирования времени - это задачи правого верхнего квардранта. Обычно их откладывают в ущерб срочным задачам до того момента пока они не станут кризисными в итоге очень страдает вдумчивое управление организацией.

HR-директор, Украина

Если разговор зашел о матрице, то красный квадрат функционально должен быть внизу справа, а не слева.

Аналитик, Москва

Сейчас существует много программ из серии time tracking software, task tracker software, personal productivity software (PPS). Они не только напоминают, а ведут учет, собирают статистику по задачам или проектам. Эти цифры можно потом анализировать и принимать решения для повышения своей эффективности. Я, например, работаю с Time Tracking primaERP облачный, кроссплатформенный тайм-трекер. С синхонизацией данных мобильного приложения и web-приложения. Я с помощью него веду учет рабочего времени, потраченного на клиентов. Сейчас на рынке сотни подобных продуктов помогающих управлять временем.

Нач. отдела, зам. руководителя, Иваново

Евгений, спасибо за статью. Особенно понравилась таблица 1.1. Если менеджер (управленец) потратит время на ее создания лично для себя или своих подчиненных - результат будет хорошим. Если квадранты таблицы еще больше уточнить для конкретного бизнеса - это будет хорошей инструкцией.
Но хотел бы заметить несколько вещей.
1. Учет взаимодействия отделов (подразделений) и иерархия решений. Для разных отделов (сотрудников) с разными обязанностями преоритетность разных задач будет разной и даже, если они будут, правильно распределять свое время может возникнуть конфликт выполнения, что скажется на результатах организации в целом. Это неотъемлемая черта любых систем управления.
2. В рамках иерархии управления - есть задачи из разряда незначительных и ненужных, которые руководители спускают на сотрудников в виде авральных и особо важных.
3. Ранжирование задач субъективно, кроме того, ранг задачи может меняться во времени. Здесь неизбежны ошибки в ранжировании определении преоритетов.
4. Самым слабым местом любого планирования времени - это задачи правого верхнего квардранта. Обычно их откладывают в ущерб срочным задачам до того момента пока они не станут кризисными в итоге очень страдает вдумчивое управление организацией.

Управляющий директор, Украина

Тема важная, но раскрыта не полностью.
Действительно, матрице Эйзенхауэра (важности и срочности) уже успешно применяется больше 50 лет. В теории она очень проста.
А на практике её можно применять только если Вы научитесь правильно сортировать дела по важности и срочности, иначе получите огромную кучу дел с беспорядочно наклеенными ярлыками.
Б. Важное, но не срочное. То, что нужно сделать сегодня, чтобы получить масштабный результат завтра. Например, сегодня нужно посеять, чтобы завтра собрать урожай
А. Важное и Срочное. То, что нужно было сделать вчера, чтобы получить результат сегодня. По-сути, просроченные дела из категории Б. Крайне редко здесь появляется что-то действительно непредвиденное.
В. не Важно и Срочно - то с чем могут справиться Ваши подчиненные (Если конечно Вы раньше выполнили Важное и не Срочное дело - подготовить их к выполнению подобных дел)
Г. не Важно и не Срочно - приятные для Вас дела, которыми Вы занимаетесь для удовольствия, а не для дела.
Если Вы будете распределять дела именно так, то из беспорядочной кучи дел сможете выделять самые важные и делать именно их.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Новости
Компания Телфин подключилась к новому оператору документооборота

Теперь Телфин будет работать с еще одной системой электронного документооборота — СБИС компании Тензор.

Компания ELMA выпустила бесплатный инструмент для моделирования бизнес-процессов в браузере

Новый онлайн-сервис BPMN.Studio позволяет создавать бизнес-процессы с помощью условных обозначений нотации BPMN 2.0.

Открыт бесплатный доступ к мастер-классу «Что такое зрелость процессов и как ее измерять?»

Запись мастер-класса доступна до 25 мая 2017 года. Мастер-класс поможет выявить слабые места в управлении процессами и определить конкретные действия по совершенствованию системы управления процессом.

Компания Pro-Vision примет участие в конференции In2 Innovation Summit

Президент агентства маркетинговых коммуникаций Pro-Vision Communications Владимир Виноградов обменяется опытом с ведущими экспертами PR-отрасли в рамках конференции In2 Innovation Summit.